O monitoramento de riscos é uma solução que auxilia as empresas a identificar, analisar e controlar inúmeras ações dos trabalhadores de uma empresa que de certa forma podem gerar potenciais riscos trabalhistas.
Você já parou para pensar no número de processos trabalhistas que poderiam ser evitados, caso as empresas fizessem uma gestão de riscos de forma assertiva e planejada?
No último dado divulgado através do relatório Justiça em Números mostra que mais de 84 milhões de processos trabalhistas tramitaram no Brasil.
Sendo que a maioria das queixas estão relacionadas a violações da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Até as empresas que possuem um RH ou DP robusto estão sujeitas a esse tipo de situação, mas as pequenas e médias, que não possuem um setor estruturado são as mais vulneráveis.
Portanto, é importante contar com um módulo de monitoramento de riscos que garanta que os negócios estejam protegidos e livre de problemas trabalhistas futuros.
Foi pensando nisso que preparamos este guia exclusivo e completo para você! Nele, você saberá o que de fato é o monitoramento de riscos, quais métricas de RH ele pode gerir, qual é a importância do monitoramento mediante ao software de ponto eletrônico e como a automação de processos está ligado à essa ferramenta.
Então continue fazendo a leitura do texto, aproveite para saber quais serão os tópicos abordados e boa leitura!
O que é o monitoramento de riscos?
De maneira geral, o monitoramento de riscos é uma ferramenta que atua na identificação, avaliação, gerenciamento e controle de riscos que possam prejudicar judicialmente uma empresa.
No contexto do sistema de ponto eletrônico, o monitoramento de riscos é usado na prevenção de possíveis riscos trabalhistas e na redução de custos operacionais, o que envolve o monitoramento da jornada de trabalho dos funcionários.
Ou seja, através dele, você poderá extrair todos os insumos dos registros de ponto, que baseados nas escalas de trabalho, geram métricas que são analisadas pelo profissional de RH.
Mas quais são essas métricas?
- Faltas;
- DSR;
- Horas extras;
- Interjornada;
- Intrajornada;
- Banco de horas;
- Batidas de ponto fora do horário;
- Ponto britânico.
Faltas
As faltas injustificadas podem facilmente se converter em problemas para as empresas, afetando diretamente a gestão de ponto e o desempenho geral.
Quando há um alto índice de absenteísmo, a equipe acaba sobrecarregada, o que pode deteriorar o ambiente de trabalho e reduzir a produtividade dos funcionários.
Nesse sentido, com o monitoramento de riscos você será capaz de monitorar e registrar faltas não justificadas dos colaboradores.
Além disso, eles podem emitir advertências por atrasos ou ausências, reforçando a importância do compromisso e da pontualidade.
- Aproveite e leia também: Abono de falta: entenda as normas da CLT e situações justificáveis
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O Descanso Semanal Remunerado ou DSR faz parte de uma série de direitos que o empregado tem, que o possibilita ter uma folga sem dedução do seu salário.
Você sabia que é comum muitas empresas e funcionários desconhecerem o direito ao DSR?
Saiba que ao não pagar o DSR ao funcionário de forma correta pode acarretar em uma série de problemas trabalhistas para a sua empresa.
Ao contar com o módulo de Monitoramento de Riscos, o profissional de RH ou DP poderá verificar em tempo real quais são os funcionários que têm DSR não observados.
- Aproveite e leia também: O que é DSR: como funciona, o que fiz a lei e como calculá-lo?
Horas extras
Você já imaginou a quantidade de horas extras desnecessárias feitas por funcionários nas empresas, sem que exista demandas suficientes que as justifiquem?
Pois é! Este cenário é bem mais comum do que se imagina. E tal situação, caso não seja controlada, pode gerar inúmeros problemas para a empresa, principalmente financeiros.
Neste cenário, monitorar a jornada de trabalho dos funcionários é fundamental para detectar esses excessos.
Ao contar com o monitoramento de riscos, a sua empresa consegue de forma simples e intuitiva quem está fazendo horas extras, a quantidade de horas extras realizadas, se essas horas realmente estão sendo necessárias.
Assim, caso você detecte excessos, é possível agir de forma estratégica, evitando que esse problema não se repita e não cause problemas futuros ainda mais graves.
Além disso, você reduz gastos desnecessários, podendo investir em outras áreas mais importantes.
Interjornada
Permitir que os funcionários descansem e se recuperem é fundamental para que as operações ocorram de maneira eficiente. Por isso, é essencial garantir que os intervalos interjornada sejam cumpridos.
Com o auxílio do monitoramento de riscos, a empresa pode controlar e registrar as horas trabalhadas dos seus funcionários.
Com essas informações precisas, a equipe de RH ou DP pode executar uma análise detalhada, identificando e corrigindo possíveis falhas e irregularidades.
Essas correções podem ser implementadas por meio de uma gestão de ponto mais eficiente, melhorando o cumprimento das normas, otimizando o planejamento das escalas de trabalho, podendo reduzir a necessidade de horas extras, e como consequência, reduzir custos.
Intrajornada
O intervalo intrajornada, previsto no art. 71 da CLT, é uma pausa essencial e obrigatória para o bem-estar do trabalhador, impactando positivamente sua produtividade e saúde mental.
A legislação assegura que colaboradores que trabalham mais de seis horas diárias têm direito a um intervalo de no mínimo uma hora, podendo se estender até duas horas. Para jornadas de quatro a seis horas, é garantido um descanso de 15 minutos.
Com o monitoramento de riscos do dot8, é possível assegurar que essas pausas sejam respeitadas de forma adequada.
Isso não só demonstra respeito ao trabalhador, mas também promove um ambiente de trabalho mais equilibrado, garante uma gestão de ponto eficiente e protege as empresas contra possíveis processos trabalhistas.
Banco de horas
Como você já deve saber, o banco de horas faz parte de um sistema de compensação da jornada de trabalho, que pode ser usado de forma estratégica pelas empresas.
Se o funcionário faz horas a mais, ele fica com o saldo positivo no banco. Caso ele fique com saldo negativo, ele possui uma “dívida” com a empresa.
Então, caso um funcionário tenha horas positivas, ele pode usá-las para folgas ou então para reduzir sua jornada.
Com o monitoramento de riscos, você tem em uma tela completa, todos os funcionários que possuem horas excedentes ou faltantes, e assim, você poderá agir estrategicamente.
Batidas fora do horário de trabalho
Com esta funcionalidade no monitoramento de riscos, você consegue monitorar e analisar as batidas de ponto realizadas fora do horário de trabalho.
Você pode realizar esse monitoramento de forma individual ou por setores, configurando-o de maneira personalizada.
Isso permite tomar decisões adequadas diante de casos frequentes de não conformidade com as normas internas.
Ponto britânico
Para você que não sabe o que é o registro de ponto britânico, ele se refere à prática de registrar horários fixos de entrada e saída para cada funcionário diariamente.
Isso cria a impressão de uma descrição precisa da jornada de trabalho, embora seja uma representação estática da realidade.
Por exemplo, se um contrato de trabalho determina que um colaborador deve iniciar suas atividades todos os dias às 9h e encerrar às 18h30, seu registro de ponto refletirá consistentemente esses horários fixos, sem variação de minutos adicionais.
No entanto, é importante destacar que essa prática não é reconhecida pela legislação trabalhista, pois não captura com precisão a verdadeira jornada de trabalho dos funcionários.
Caso uma empresa adote o registro de ponto britânico e enfrente uma ação trabalhista relacionada ao controle de jornada, esse método pode não ser considerado como evidência válida a seu favor.
Com o monitoramento de riscos, sua empresa ganha em segurança, permitindo que você envie em tempo real, alertas automáticos, advertindo os colaboradores conforme necessário.
Qual a importância do monitoramento de riscos em sistemas de ponto eletrônico?
Como você já deve ter notado, toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte está sujeita a falhas no controle da jornada de trabalho, certo?
Essas falhas podem resultar em diversos processos trabalhistas, devido a ações sejam elas por desconhecimento da legislação por parte da empresa ou por fraudes envolvendo os próprios funcionários.
Por isso, é importante contar com a ferramenta de monitoramento de riscos, pois ela atua preventivamente, permitindo que as empresas monitorem e evitem ações fraudulentas. Além disso, ela pode agir estrategicamente em casos de processos trabalhistas.
A ferramenta do dot8, por exemplo, avisa o gestor sempre que há alguma inconsistência no sistema de ponto digital, permitindo que ele antecipe, corrija o problema a tempo, fique um passo à frente e garanta a conformidade da sua empresa.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o monitoramento de riscos e a sua importância em relação ao software de ponto eletrônico, continue fazendo a leitura do texto, pois vamos discutir sobre os riscos de não implementá-lo. Confira!
Quais são os principais riscos associados a não implementação de sistemas de ponto eletrônico?
Ao saber qual o papel do monitoramento de riscos em relação ao controle de ponto, você já imagina que sem implementar um sistema de registro de ponto eletrônico é praticamente impossível controlar as métricas que discutimos anteriormente.
Além disso, você não saberá se o seus funcionários estão cumprindo ou não a sua jornada de trabalho de forma correta, o que te deixará vulnerável a erros, fraudes, e por consequência, processos trabalhistas.
Fraudes e manipulação de dados
Ao não utilizar o sistema de ponto e ao monitoramento de riscos. Não é possível deletar informações em sua origem. Caso for deletar o registro de ponto, é preciso justificar.
É importante que os profissionais de RH ou DP fiquem atentos às situações incomuns perante ao registro de ponto, como por exemplo, entradas e saídas sempre no mesmo horário, falta de registros de intervalo, além de jornadas de trabalho que saem do padrão do que foi determinado no momento da contratação são alertas para uma possível fraude.
Não conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor em 2018 para proteger o direito à privacidade e liberdade do indivíduo em solo brasileiro.
Com relação ao uso de dados no controle de ponto, o Parecer nº 02/2027 do GT 29 diz que o uso da biometria para o controle de ponto pode ser feito, desde que os dados pessoais sejam usados somente para essa finalidade.
Sendo assim, para que a empresa possa utilizar a biometria do funcionário, precisa estar em conformidade com a LGPD, ou seja, precisa contar com níveis de segurança, como por exemplo, a criptografia. Iremos falar mais sobre o uso da biometria a seguir. Confira!
Quais são as principais tecnologias usadas no controle de ponto?
Ao longo dos anos, o controle de ponto passou por várias mudanças tecnológicas para suprir as demandas e necessidades das empresas que estão cada vez mais dinâmicas ou até mesmo, não possuem profissionais especialistas em Recursos Humanos.
Continue a leitura do texto e confira quais são as principais tecnologias que estão diretamente ligadas aos sistemas de ponto eletrônico:
Reconhecimento facial
A tecnologia de reconhecimento facial no controle de ponto é uma ferramenta utilizada para eliminar filas no momento do registro de ponto.
Com apenas alguns segundos, o sistema reconhece o rosto do colaborador e registra a entrada ou saída de maneira automática.
Essa praticidade transforma a marcação de ponto em uma tarefa rápida e sem complicações, além de oferecer ao RH mais facilidade e precisão no cálculo das horas trabalhadas.
A ferramenta pode ser adaptada às necessidades específicas de cada empresa, eliminando erros de preenchimento manual, e por consequência, eliminando a possibilidade de fraudes e retrabalho.
Pin e senhas dinâmicas
O uso de pin e senhas dinâmicas como formas de autenticação, reforçam ainda mais a segurança das informações e dados dos funcionários mediante o registro de ponto.
Para isso, o colaborador acessa o sistema com a senha fornecida. No entanto, essa senha de acesso pode ser facilmente compartilhada entre colegas, permitindo que uma pessoa registre o ponto no lugar de outra.
O dot8, para resolver este problema, possui uma camada adicional de segurança, exigindo o CPF do colaborador no momento do registro.
Dessa forma, ao acessar o aplicativo, além de inserir a senha, é necessário digitar o CPF para validar o ponto.
Biometria digital ou por voz
Você já sabe que a biometria é uma tecnologia segura, amplamente adotada para acessar sistemas bancários e proteger documentos, certo?
Com base no fato de que as características físicas de cada pessoa são únicas, muitas empresas utilizam esse recurso para registrar a jornada de trabalho de seus colaboradores.
Dessa forma, os funcionários utilizam suas impressões digitais para registrar os horários de entrada, saída e pausas durante o expediente.
Esse método não só otimiza o processo de marcação de ponto, como também impede que um colaborador registre o ponto em nome de outro, eliminando a possibilidade de fraudes.
Além da leitura de impressões digitais, existem outras formas de validação biométrica para o registro de ponto.
Uma dessas alternativas é o reconhecimento por voz, que analisa sotaques e entonações específicas para garantir a autenticidade do registro da jornada de trabalho.
Armazenamento seguro de informações em nuvem
O armazenamento de informações em nuvem é uma forma segura de guardar as informações e arquivos, sem a necessidade de contar com HD externos ou pendrives.
Assim, é possível compartilhar e acessar todo conteúdo a qualquer hora e lugar, precisando somente de internet.
O módulo de monitoramento de riscos do dot8, possui esse tipo de tecnologia, e guarda todas as informações em nuvem por 5 (cinco) anos, conforme a legislação trabalhista, e realiza backups regulares diariamente.
Quais são os principais benefícios ao contar com o monitoramento de riscos do dot8 na sua empresa?
Até aqui, você já viu tudo sobre o que é o monitoramento de riscos e qual a sua importância para as empresas, certo?
Continue fazendo a leitura do texto, pois iremos discutir quais são os benefícios do monitoramento de riscos do dot8 para as empresas. Acompanhe!
Gestão de riscos trabalhistas
Através da gestão de riscos trabalhistas, você consegue monitorar e identificar possíveis falhas nas relações de trabalho que podem levar a processos trabalhistas.
Com o monitoramento de riscos do dot8, é possível emitir notificações (programada e manual), mantendo um contato direto com o funcionário.
Dashboards intuitivas
Outra ferramenta importante são as dashboards. Através delas, você tem total controle sobre os insumos gerados por seus colaboradores em tempo real, o que pode te auxiliar em uma melhor gestão de tarefas por produtividade, além de controlar excessos de horas trabalhadas sem necessidade.
Automação fluxo de dados
A automatização de algumas tarefas do nosso dia a dia é fundamental para que o fluxo de atividades seja cada vez mais rápido e eficiente.
E no contexto do controle de ponto não é diferente. O dot8 utiliza Big Data para analisar grandes volumes de informações em tempo real, identificando padrões e tendências que ajudam na tomada de decisões mais informadas.
Essas análises são transformadas em relatórios visuais e interativos, facilitando a compreensão e o acompanhamento dos dados pelos gestores.
Dessa forma, a combinação de automação, Big Data oferece uma gestão de controle de ponto mais eficaz, estratégica e assertiva.
Suporte em tempo real e atendimento 100% humanizado
Provavelmente, você já passou por situações frustrantes em que tentou resolver um problema, mas se deparou com um suporte automatizado por chatbots ou e-mails padronizados, não é mesmo?
Nessas horas, a falta de um atendimento humano pode deixar a experiência ainda mais complicada e estressante.
No dot8, acreditamos que cada cliente merece ser tratado com atenção e empatia. Por isso, oferecemos suporte em tempo real, totalmente realizado por nossos consultores.
Ou seja, nada de respostas automáticas ou mensagens genéricas. Aqui, suas dúvidas e problemas são solucionados por pessoas de verdade, prontas para entender suas necessidades e encontrar as melhores soluções.
Nossa equipe de suporte é treinada para proporcionar um atendimento personalizado e eficiente, garantindo que você se sinta ouvido e valorizado.
Queremos transformar a sua experiência de suporte em algo positivo e satisfatório, mostrando que estamos ao seu lado em cada passo do caminho.
Então, se você deseja saber mais sobre o monitoramento de riscos ou outras ferramentas do dot8, entre em contato conosco agora mesmo!
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que você tenha compreendido tudo sobre a importância do monitoramento de riscos para o sistema de controle de ponto.
Vale lembrar que ao implementar um monitoramento eficaz não apenas garante a conformidade com as normas trabalhistas, mas também promove uma gestão mais precisa e transparente das horas trabalhadas.
Isso pode resultar em maior satisfação e produtividade dos colaboradores, além de minimizar possíveis problemas legais e financeiros para a empresa.
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Até a próxima!
