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Estratégias inteligentes para calcular e gerenciar horas extras

Você sabe como calcular a hora extra dos seus colaboradores de forma correta?

Por mais que pareça simples, é um processo que exige tempo e atenção dobrada, pois ao fazer o cálculo de maneira equivocada pode gerar sérios prejuízos financeiros para a sua empresa, além de possíveis processos trabalhistas.

O trabalhador brasileiro é o terceiro que mais faz hora extra mensalmente em todo mundo, segundo dados divulgados pela Maxis GBN.

Com o aumento das tarefas no dia a dia e por algumas situações especiais, como fechamento de mês, execução de um projeto mais importante, somente o dia de trabalho determinado não é o bastante para finalizar essas demandas. 

Nesse sentido, a hora extra surge como uma solução para que os colaboradores possam finalizar suas demandas em tempo hábil. 

Entretanto, as horas extras geram um custo adicional para as empresas, pois segundo a lei trabalhista brasileira, toda vez que um colaborador trabalhar além da sua jornada determinada, ele deve receber um acréscimo de hora extra.

Portanto, preparamos este guia completo para te auxiliar no momento de calcular a hora extra dos seus colaboradores. Continue a leitura desse texto para aprender qual a melhor forma de executar esse cálculo e muito mais.

Boa leitura!

O que são horas extras?

A hora extra surgiu através da Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998, e é considerada como toda hora trabalhada além da determinada pela empresa no momento da contratação.

Nesse contexto, o colaborador possui uma jornada de trabalho estipulada em seu contrato, que define a quantidade de horas a serem cumpridas diariamente.

Quando um funcionário ultrapassa esse limite, surge a necessidade de horas extras.

Se o colaborador tem uma jornada que vai das 8h da manhã às 18h e, em um dia específico, precisa estender o seu expediente até as 19h, considera-se como hora extra o período além do horário contratado.

Vale ressaltar que a hora extra pode ocorrer não apenas ao final do expediente, mas também na redução do horário de almoço, em dias de feriado, de acordo com o que foi estipulado pela reforma trabalhista de 2017.

E quem tem direito?

Conforme estabelecido pela Constituição Federal no artigo 7º, inciso XlI, os colaboradores contratados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) têm direito a uma jornada de trabalho padrão de 8 horas por dia e até 44 horas por semana.

Se eles prestarem serviços além dessa jornada estipulada, o inciso XVI da Constituição garante o pagamento de horas extras, com um acréscimo mínimo de 50% em relação ao valor de sua hora de trabalho normal. 

Em outras palavras, todos os empregados contratados pela CLT que excedem sua jornada de trabalho convencional têm direito a uma remuneração adicional pelas horas extras dedicadas ao empregador.

Além disso, há situações em que a empresa oferece um sistema de compensação de horas, permitindo que os colaboradores desfrutem de suas horas extras posteriormente, por meio de folgas ou redução de jornada.

Vale ressaltar que essas regras também se aplicam aos colaboradores que desempenham suas atividades em regime de home office, uma situação que se tornou mais comum nos últimos anos, especialmente durante a pandemia.

Para aqueles que precisaram migrar para o trabalho remoto, as regras relativas à jornada de trabalho permanecem as mesmas. 

Se um colaborador cumprir horas extras enquanto trabalha em casa, ele tem direito ao pagamento adicional devido por esse tempo adicional dedicado ao trabalho.

A partir de quantos minutos a hora extra pode ser considerada?

Por determinação da CLT, após o período de até 10 minutos diários, todo horário que ultrapasse o limite da jornada de trabalho do colaborador determinada pela empresa já é considerado extraordinário.

O que diz a Lei sobre as horas extras?

Assim como mencionamos anteriormente, a jornada máxima de trabalho por dia prevista pela CLT é de 8 horas, totalizando 4 horas por semana e 220 horas por mês. 

Mas, é importante destacar que segundo a Reforma Trabalhista, o colaborador só poderá realizar no máximo duas horas excedentes por dia.

Portanto, as partes devem acordar isso de forma fundamental para garantir o cumprimento da lei.

Inclusive, o Art. 59 da CLT é categórico em afirmar a necessidade da existência de um acordo individual, convenção coletiva da categoria ou acordo coletivo.

Esses tipos de acordo resguardam a empresa de possíveis problemas trabalhistas. 

Sobre o cálculo adicional, no primeiro parágrafo da Lei consta que a remuneração da hora extra deve ser de pelo menos 50% (cinquenta por cento) superior à hora normal de trabalho. 

Vale destacar também que segundo o Art. 61 da CLT, caso não haja nenhum acordo ou convenção coletiva, o empregado poderá recusar a realização da hora extra, caso não seja realizada a conclusão de demandas inadiáveis. 

Sabendo disso, é essencial que os profissionais e gestores de RH ou DP conheçam as leis trabalhistas, pois assim, garantem que as horas extras sejam realizadas quando for necessário, dentro de um cronograma já estabelecido anteriormente.

Quais são os tipos de horas extras?

Como mencionamos no início deste texto, os profissionais de RH ou DP precisam estar atentos quanto às horas extras, já que elas geram gastos adicionais à empresa. Portanto, elas devem ser sempre planejadas. 

Além disso, há circunstâncias que justificam a necessidade de horas extras, e cada uma delas requer atenção específica devido aos diferentes percentuais envolvidos. Logo abaixo, vamos analisar quais são essas situações.

Horas extras “normais”

Ao calcular as horas extras consideradas “comuns” ou “normais” você deve considerar o valor da hora do colaborador. Ou seja, você divide a jornada de trabalho pelo salário para encontrar o valor da hora. 

Além disso, conforme mencionamos antes, a CLT define que o valor da hora extra poderá ser, pelo menos, 50% acima do valor da hora normal. 

E ainda determina o percentual mínimo de 50%, observando a convenção coletiva ou o acordo, já que podem ter percentuais distintos, que devem ser seguidos.

Horas extras noturnas

Já as horas noturnas têm uma abordagem de cálculo distinta. Elas ocorrem quando um colaborador com horário diurno (por exemplo, entre 9h e 20h) excede o seu expediente normal e trabalha entre as 22h e 5h.

Nesse intervalo, o cálculo da hora de trabalho não é baseado nos habituais 60 minutos, mas sim em 52 minutos e 30 segundos. 

Isso implica que, ao calcular as horas extras noturnas e aplicar os 50% adicionais exigidos pela legislação, é preciso ainda incluir mais 20% no cálculo.

Horas extras em feriados e finais de semana

No momento que o fim de semana é designado como um período de descanso, um dia inteiro de trabalho nesses momentos pode ser considerado como horas extras. O mesmo princípio se aplica aos feriados.

Isso resulta no que conhecemos como “hora extra 100%”. Em termos simples, quando um colaborador trabalha em dias que normalmente seriam de descanso, ele tem direito a receber o dobro pela quantidade de horas trabalhadas.

Horas extras intrajornada

O intervalo intrajornada se refere ao período de pausa destinado à alimentação e descanso, concedido aos colaboradores durante sua jornada de trabalho, frequentemente conhecido como horário de almoço.

Essa interrupção é uma parte essencial na maioria das jornadas de trabalho, sendo a exceção apenas para aqueles que trabalham até 4 horas por dia.

Para aqueles com jornadas de até 6 horas diárias, a pausa intrajornada é de 15 minutos, enquanto para aqueles que dedicam mais tempo ao trabalho, pode se estender até 2 horas.

Portanto, as empresas e os gestores de RH ou DP devem estar atentos às regulamentações estabelecidas, pois, caso solicitem que um colaborador trabalhe durante seu intervalo intrajornada, ele tem o direito de receber pagamento adicional como hora extra.

Horas extras interjornada

Já a interjornada representa o intervalo que se estabelece entre o término de uma jornada de trabalho e o início da próxima. 

Portanto, a hora extra ocorre durante o período em que o colaborador não estaria normalmente disponível para a empresa.

Um exemplo bastante comum são as mensagens enviadas pelos gestores após a jornada de trabalho. 

Mesmo que essas mensagens sejam de natureza simples, elas têm o efeito de retirar o colaborador do seu tempo de descanso e torná-lo disponível para a empresa, uma vez que sua atenção foi solicitada.

Banco de horas e sua relação com horas extras

Em algumas situações, as horas extras podem ser substituídas pelo banco de horas.

Entretanto, as empresas precisam seguir várias regras previamente estabelecidas nos parágrafos 2º, 5º e 6º do art. 59. 

Segundo o parágrafo 2º, o empregador pode ser isento do pagamento de horas extras, caso haja acordo coletivo ou convenção coletiva, adotando a compensação de horas. 

Além disso, é importante destacar que a empresa deve prestar bastante atenção para não ultrapassar o total de jornadas semanais previstas em um período de um ano, bem como o limite máximo de 10 horas diárias. Vejamos o trecho na íntegra: 

  • 2º Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias.

Outra questão relevante neste contexto refere-se ao banco de horas por acordo individual, introduzido pela reforma trabalhista de 2017. 

Esta reforma possibilitou a adoção do banco de horas por meio de acordos individuais entre empresas e colaboradores, ampliando significativamente as opções de flexibilidade no horário de trabalho.

Agora que você já sabe tudo sobre as principais regras da hora extra, que tal entender sobre como calcular a hora extra?

Como calcular a hora extra?

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Antes de calcular as horas extras de um colaborador, é fundamental verificar a existência de acordos ou convenções coletivas que determinem as taxas aplicáveis. 

Estes acordos podem estabelecer valores extras que variam de 70% a 120% do valor padrão da hora de trabalho.

Como regra geral, o valor das horas extras deve ser, no mínimo, 50% superior ao valor normal da hora de trabalho. 

Para calcular o valor das horas extras de um empregado, simplesmente multiplique o valor da hora normal de trabalho por 1,5. Ou seja:

Hora extra = Valor da hora trabalhada x 1,5.

Veja logo abaixo, um exemplo na prática de como você deve calcular a hora extra.

  • Salário do colaborador: R$ 2.800,00;
  • Horas mensais: 220;
  • Valor da hora trabalhada: 2.800 / 220 = R$ 12,72.

Sabendo o valor da hora trabalhada, você deve acrescentar 50% ao valor da hora trabalhada. Desta forma teremos:

  • Valor da hora trabalhada: R$ 12,72;
  • 50% do valor: 12,72 x 1,5;
  • Valor da hora extra: R$ 19,08.

Agora, imagine que um colaborador realizou 12 horas excedentes no mês. Logo:

  • Valor da hora extra: R$ 19,08
  • Quantidade de horas excedentes no mês: 12h
  • Valor a receber: R$ 19,08 x 12 = R$ 228,96.

E como calcular a hora extra 100%?

Sabemos que a legislação brasileira ordena que as empresas façam o cálculo das horas extras dos colaboradores com acréscimo de no mínimo 50%. 

Entretanto, muitas empresas, por meio de convenções coletivas, estabelecem que devem calcular as horas extras aos domingos e feriados com base em 100% do valor.

À grosso modo, para calcularmos será necessário multiplicar o valor do salário do colaborador por 2. Veja o exemplo logo abaixo:

Primeiramente, continuaremos com o valor da hora trabalhada do colaborador do primeiro exemplo, ou seja, R$ 12,72, que por sua vez, realizou 6 horas extras no mês aos domingos. Logo:

  • Hora extra com 100% = salário por hora x 2;
  • Hora extra com 100% = R$ 12,72 x 2 = R$ 25,44.

Como ele realizou 6 horas extras no domingo, o cálculo será:

  • Acréscimo no salário = horas extras trabalhadas x valor da hora extra;
  • Acréscimo no salário = 6 x R$ 25,44 = R$ 203,52.

Portanto, no final do mês este colaborador que tem o salário de R$ 2.800,00 receberá com o acréscimo da hora extra R$ 3.003,52, sem levar em consideração os descontos de INSS nem IRRF. 

Como fazer o cálculo de hora extra com adicional noturno?

Os colaboradores noturnos recebem uma remuneração superior, com um adicional de 20%. Este valor também influencia o cálculo das horas extras, tornando-o um processo que requer atenção especial.

Portanto, ao calcular a hora extra noturna, é necessário começar calculando o adicional noturno antes de incorporá-lo à base de cálculo das horas extras.

Desta vez, imagine que um colaborador possui o salário inicial de R$3.700,00 e que desejamos calcular as horas extras de 4 horas realizadas em uma terça-feira. Logo:

  • R$ 16,81 x 0,2 = R$ 3,36 (adicional noturno);
  • R$ 16,81 + R$ 3,36 = R$ 20,17 (valor da hora acrescida com o adicional noturno);
  • R$ 20,17 x 1,5 = R$ 30,25 (valor da hora extra noturna);
  • R$ 30,25 x 2 (duas horas extras noturnas) = R$ 60,50.

Vale destacar que a hora noturna é computada de forma reduzida. Em outras palavras, cada 52 minutos e 30 segundos de trabalho durante a noite são equivalentes a 60 minutos de trabalho durante o dia.

Como calcular a hora extra no feriado?

Continuaremos com o exemplo do colaborador que ganha um salário inicial de R$ 3.700,00, e que realizou 220 horas de trabalho no mês. A hora normal trabalhada deste colaborador é de R$ 16,81

Sabendo disso, você deve acrescentar 100%, ou o dobro do valor da hora normal. Portanto, o valor da hora extra deste colaborador no feriado será de R$ 33,62. Veja a fórmula na prática:

HEF= (salário bruto / quantidade de horas trabalhadas no mês) x 2 = valor da hora extra no feriado

Como calcular a hora extra no home office?

Por mais que já tenha se consolidado, algumas características do home office ainda são sinônimo de preocupação para várias empresas. 

A CLT não aborda o home office de forma direta, mas sim o teletrabalho, uma modalidade diferente.

No teletrabalho, o colaborador é contratado sob as regras específicas desse regime, sem a necessidade de cumprir uma jornada de trabalho.

Já no home office, principalmente nas empresas que adotaram esse modelo após terem uma jornada estabelecida, a probabilidade de pagar horas extras é significativa.

Alguns debates sobre o tema levantam a questão da incompatibilidade do home office com o controle de horário. 

No entanto, muitos especialistas afirmam que, hoje em dia, existem várias tecnologias simples que podem comprovar o trabalho do colaborador, como o envio de e-mails fora do horário de trabalho ou o acesso ao sistema interno da empresa.

Há algum tempo, temos visto relatos de sobrecarga de trabalho no home office.

Muitos funcionários não conseguem estabelecer limites para sua jornada, deixando de fazer pausas e sofrendo com estresse relacionado ao trabalho.

Essa falta de controle pode resultar em incertezas legais para a empresa, com possíveis problemas no futuro. 

A recomendação de especialistas é que as empresas adotem algum método de controle de jornada, mesmo para colaboradores em home office, a fim de garantir transparência na relação de trabalho.

Conheça os divisores aplicáveis no momento de calcular a hora extra

Para compreender como calcular as horas extras, é fundamental entender também como os divisores que entram em jogo. 

Esses divisores estabelecem como se determina o salário-hora, e não se resume apenas a somar as horas de trabalho semanal, já que também entram na equação fatores como os dias de descanso remunerado.

Esses dias de descanso incluem o DSR (Descanso Semanal Remunerado) e o RSR (Repouso Semanal Remunerado).

Veja este exemplo:

Imagine um colaborador com uma jornada de trabalho de 44 horas por semana, totalizando cerca de 176 horas mensais. 

Nesse cenário, você deve usar um divisor de 220 horas, levando em consideração os repousos semanais e os feriados.

Portanto, aqui estão os divisores comuns de acordo com a jornada semanal:

  • 44 horas semanais: divisor 220;
  • 40 horas semanais: divisor 200;
  • 36 horas semanais: divisor 180;
  • 30 horas semanais: divisor 150.

Entretanto, é importante mencionar que existem casos específicos, como o dos bancários, que geralmente trabalham 30 horas semanais (exceto cargos de confiança com uma jornada de 40 horas). 

Nesses casos, o divisor aplicado é de 180, devido a interpretações jurisprudenciais e à emissão de Súmulas pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

A hora extra interfere nas férias e no 13º salário?

Sim. Ela interfere no valor do 13º salário, bem como nos cálculos das férias do colaborador. 

Para calcular as horas extras em relação às férias, você deve calcular a média das horas extras e multiplicar esse valor pelo valor da hora extra vigente no mês em que concedem as férias.

Já a incidência sobre o 13º salário, é necessário calcular as horas extras trabalhadas, baseando-se na média durante o ano e adicioná-la ao valor.

Deslocamento de viagem a trabalho conta como hora extra?

Sim. O tempo em que o colaborador está se deslocando dentro do veículo para realizar as atividades solicitadas pelo empregador classifica-se como tempo à disposição da empresa. Portanto, a empresa deve realizar o pagamento de horas extras.

E a pernoite em viagem? É contabilizada como hora extra?

Não. A pernoite não inclui na jornada de trabalho, mas é importante observar o período imediatamente após o início do dia de trabalho do colaborador.

A partir desse momento, o empregado fica à disposição da empresa, mesmo que esteja esperando um compromisso.

Essa regra está estabelecida no Art. 4º da CLT, que define que a jornada de trabalho começa a partir desse momento, excluindo apenas o tempo da pernoite do colaborador.

Deve-se registrar todas as outras horas decorridas durante a viagem devidamente, e qualquer tempo que ultrapassar a jornada contratual deve receber compensação financeira.

Estagiário pode fazer hora extra?

Não, pois o contrato de estágio não está sob regime da CLT. Portanto, o estagiário deve cumprir apenas a jornada de trabalho que lhe foi atribuída.

Pode fazer hora extra no aviso prévio?

Segundo o Art. 488 da CLT, durante o aviso prévio, e caso a rescisão tenha sido feita pela empresa, a carga horária de trabalho do colaborador deve sofrer redução de 2 horas diárias, sem que haja redução salarial.

Vale ressaltar que quando o desligamento ocorrer por iniciativa do empregador, e este exigir que o empregado realize horas extras, descaracteriza o processo, transformando-o em uma prática totalmente ilegal.

Quais são os limites diários para horas extras?

O máximo permitido de horas extras em um único dia de trabalho é de 2 horas, desde que não ultrapasse o limite de 10 horas totais de trabalho diárias.

Algumas empresas adotam um sistema de compensação, onde os minutos adicionados durante a semana permitem a compensação no sábado. Isso é fundamental devido a essas práticas.

Nesse contexto, é essencial que os profissionais de RH ou DP monitorem rigorosamente as horas extras para evitar que um dia de trabalho exceda as 10 horas regulamentares.

O que são as horas extras indevidas?

Em termos gerais, as horas extras indevidas são aquelas que excedem o limite estabelecido pela CLT.

Diversos motivos, como o excesso de demandas em uma empresa ou a falta de um cronograma ou planejamento de atividades, podem causá-las.

Há também situações em que o colaborador para completar a sua renda mensal, realiza horas extras excedentes, adicionando 50% no valor do seu salário.

É importante ressaltar que o Art. 61 da CLT permite que os colaboradores realizem somente 2 horas excedentes por dia. 

Agora que você já sabe tudo sobre como calcular a hora extra dos seus colaboradores, continue a leitura deste texto e confira abaixo, quais são os erros mais comuns. Vamos lá?

Quais são os erros mais comuns no cálculo de horas extras e como evitá-los?

Assim como mencionamos anteriormente, ao cometer erros no cálculo de horas extras, você pode gerar problemas financeiros a longo prazo, bem como futuras ações trabalhistas. 

Sistema de controle de ponto falho

Um equívoco comum ao calcular as horas extras é a implementação de um sistema de controle de ponto com erros e problemas. 

Para evitar esses problemas, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) estabeleceu a Portaria 671, que determina diretrizes e regras para sistemas alternativos capazes de registrar informações de forma precisa.

Além disso, com a regulamentação das modalidades de trabalho intermitente e home office, houve um progresso notável na adaptação de recursos tecnológicos para monitorar a jornada de trabalho em tempo real.

Cálculo incorreto dos percentuais

Como falamos anteriormente no texto, segundo as leis vigentes, o empregado só pode realizar duas horas extras por dia. 

Entretanto, o cálculo da hora extra deve ser feito de acordo com o dia e o horário em que a hora extra foi realizada.

Falta de acompanhamento e documentação

Negligenciar o acompanhamento das horas extras ao longo do mês é um erro com potencial para prejudicar significativamente a estabilidade financeira da empresa. 

Isso ocorre quando os gestores de RH ou DP perdem o controle e, por vezes, se veem diante da situação de horas excessivas e dos custos elevados que precisam desembolsar aos colaboradores.

Além disso, outro erro comum é não documentar as horas extras geradas.

No caso de a empresa não dispor de um sistema automatizado que emita comprovantes de forma automática tanto para a empresa quanto para o colaborador, torna-se essencial adotar um controle manual das horas trabalhadas. 

É fundamental arquivar toda a documentação de forma acessível, a fim de esclarecer possíveis dúvidas. 

A adoção de um sistema de registro de ponto eficaz é a chave para prevenir erros no momento de calcular a hora extra dos colaboradores.

Aproveite para ler também: Gestão de ponto: veja como fazer.

Sistemas sem integração

A omissão na integração do relógio de ponto a um sistema digital de gestão de jornada tem impactos significativos nas empresas. 

No segundo cenário, é possível manter o controle de forma contínua, ao contrário do primeiro cenário, onde se obtém conhecimento das horas trabalhadas apenas ao final do mês.

Qual a melhor maneira de controlar e registrar as horas extras da sua empresa?

No mercado atual, a solução mais avançada é o sistema de ponto online. Essas ferramentas operam na nuvem, concedendo às empresas acesso em tempo real aos dados de maneira online.

O DOT8 se destaca como um dos sistemas mais eficientes para a gestão de jornada.

Além de registrar o ponto, a plataforma oferece recursos abrangentes, como cálculo das horas trabalhadas, cálculo das horas extras, gestão da folha de ponto, controle de escalas, relatórios e outras funcionalidades essenciais.

Conforme os colaboradores registram seus horários na plataforma, o sistema gera automaticamente as horas extras, graças a uma jornada previamente cadastrada. Isso ocorre porque o sistema calcula diariamente o tempo de trabalho.

Imagine que um colaborador possui uma jornada de trabalho das 8h às 18h todos os dias, mas, em uma ocasião, registra a saída às 18h20. 

Calcular a hora extra manualmente os 20 minutos seria trabalhoso, especialmente com minutos fracionados que não se convertem em horas completas.

Agora, pense em realizar esse cálculo para diversos funcionários em uma folha de ponto. Seria demorado e sujeito a erros.

Entretanto, um sistema inteligente faz o cálculo automaticamente assim que o colaborador registra a saída. 

Um sistema de controle de ponto fornece, com facilidade e praticidade, o saldo de horas trabalhadas, horas extras, atrasos, saídas antecipadas e vários outros dados essenciais que só podem ser obtidos.

Conclusão

Com a leitura desse texto, você percebeu que calcular a hora extra dos seus colaboradores não é uma tarefa tão simples assim, não é mesmo?

Não é somente executar uma simples conta e pronto, os valores estão definidos e corretos.

Existem uma infinidade de regras e deveres que as empresas têm que cumprir, e que podem simplesmente alterar a maneira de fazer esse cálculo. 

Sabendo disso, você e a sua empresa precisam estar atentos e considerar todos esses aspectos, além de contar com uma ferramenta de gerenciamento de horas para que não aconteçam erros que podem levar a problemas futuros. 

Se você deseja saber mais sobre como mudar o atual cenário da sua empresa, e fazer o cálculo de horas extras de forma assertiva, rápida e organizada, entre em contato conosco!

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Até a próxima!

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