A gestão de ponto é parte fundamental das tarefas dos profissionais de recursos humanos em qualquer organização.
Contudo, muitos desses profissionais esbarram em problemas que vão desde os sistemas antigos até aos longos e demorados processos manuais de gestão.
Foi pensando nisso que preparamos esse artigo. Você saberá como economizar tempo, reduzir custos e melhorar a eficiência das operações da sua equipe.
Portanto, acompanhe este artigo para aprender o que você deve fazer para otimizar com sucesso a gestão de ponto em sua empresa.
Boa leitura!
O que é gestão de ponto?
Ela envolve o controle e registro preciso das horas trabalhadas pelos colaboradores, garantindo que as jornadas de trabalho sejam seguidas, os direitos trabalhistas sejam respeitados e a produtividade seja otimizada.
Nesse sentido, informações importantes como a folha de pagamento mensal, dados de banco de horas, gestão de benefícios, horas extras, absenteísmo e outras devem ser analisadas pelo setor de RH ou DP.
Como fazer a gestão de ponto?
A gestão de ponto abrange todas as fases do gerenciamento de presença, desde a estipulação das jornadas de trabalho, a efetuação do registro dos horários, até o processamento das informações necessárias para obter os registros adequados.
Embora possa parecer um processo simplificado quando descrito dessa forma, é importante notar que, no âmbito dessas etapas mencionadas, diversas outras tarefas complexas podem surgir, tornando-se fonte de estresse caso a empresa não tenha um sistema de gestão de ponto eficiente.
Contudo, essas etapas podem variar de empresa para empresa. Algumas dessas são comuns e várias organizações podem identificá-las. A seguir, você vai conhecer quais são as principais e no que elas consistem.
Controle de jornada
Segundo o artigo 58 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), grande parte dos colaboradores que trabalham de carteira assinada trabalham por 8 horas por dia, podendo ser acrescidas mais 2 horas desde que sejam compensadas em folga ou remuneradas ao final do mês.
Vale destacar a importância dessa informação, pois ela faz parte do sistema de controle de horários. Portanto, a sua empresa deve manter uma vigilância constante sobre os horários dos colaboradores, a fim de evitar exceder os limites permitidos.
Para alcançar esse objetivo, é essencial que haja um registro diário dos horários de entrada e saída dos colaboradores durante o expediente.
Ao concluir todas as anotações, ao término de cada mês, deve ser feito o processamento das informações referentes aos horários registrados.
Tratamento de ponto
Aqui, os profissionais de RH ou DP devem analisar se existem erros nas marcações, se falta algum ponto, se existem faltas e atrasos, além de conferir se todos os atestados foram entregues, e outras informações para executar o cálculo da folha de pagamento corretamente.
É nessa etapa que os profissionais de RH entendem como os colaboradores da empresa se comportam, além de medirem os níveis de produtividade e comprometimento com as operações.
Cálculo de horas
Já a terceira etapa, envolve a análise dos registros feitos por meio do sistema de controle de ponto.
Para as empresas que ainda dependem de métodos manuais ou sistemas pouco automatizados, essa análise continua a ser realizada de maneira tradicional, envolvendo o uso de calculadoras para totalizar as horas trabalhadas.
Por outro lado, nas organizações que utilizam softwares de controle de ponto, o sistema assume a responsabilidade de calcular automaticamente as horas regulares, horas extras, bem como o período noturno de trabalho, simplificando esse processo.
Fechamento da folha de ponto
E finalmente, é realizada análise das horas totais trabalhadas, além das horas extras e a situação de momento do banco de horas dos colaboradores.
Após fazer essa análise, encaminhamos os dados para o fechamento da folha de pagamento. Nesse contexto, é essencial que todos os dados e informações estejam corretas.
Quais são as ferramentas que auxiliam na gestão de ponto?
O registro de ponto é uma das primeiras etapas fundamentais da gestão de ponto, certo? Para realizá-lo, você tem algumas opções disponíveis. Abaixo, falaremos sobre cada uma delas.
Manual
Para empresas que têm poucos colaboradores, o uso do ponto manual se torna uma solução ideal, já que não possui gastos com compra de equipamentos e softwares.
Aqui, os colaboradores fazem a anotação manual da sua jornada de trabalho, e ao final do mês, os profissionais de RH ou DP são responsáveis por analisar as folhas, efetuar o cálculo de horas e realizar os apontamentos.
Entretanto, por mais que seja um método ainda utilizado por algumas empresas, é considerado ultrapassado, passível de erros e fraudes, o que pode prejudicar a gestão de ponto da sua empresa.
Mecânico
Uma outra forma de registro de ponto antiga é a gestão de ponto através de cartões. Isso significa que os colaboradores precisam inserir seus cartões de papel na máquina para registrar os horários de entrada, pausa e saída.
No fechamento do mês, os responsáveis recolhem todos os cartões e realizam o tratamento e os apontamentos necessários.
Eletrônico
E por fim, temos a gestão de ponto por meio eletrônico. Conforme previsto por lei, através do Ministério do Trabalho e Previdência, publicada em novembro de 2021, as empresas podem adotar 3 tipos de Registro de Ponto Eletrônico (REP), são eles:
- REP-C: registro de ponto convencional;
- REP-A: compostos por equipamentos e softwares exclusivamente utilizados para o registro da jornada de trabalho;
- REP-P: solução de registro de ponto eletrônico via programa, incluindo o armazenamento de registro, o programa de tratamento, bem como os coletores de marcações.
O registro de ponto digital vai além de ser uma opção moderna, proporcionando benefícios significativos tanto para o Departamento Pessoal quanto para o Recursos Humanos.
Essa solução aprimora a eficiência operacional, reduz fraudes e erros, ao mesmo tempo em que oferece maior segurança e transparência tanto para a empresa quanto para seus colaboradores.
A adoção do sistema de ponto digital permite que as empresas desfrutem de recursos avançados, incluindo a identificação biométrica e a marcação offline, garantindo um acompanhamento completo das jornadas de trabalho. Isso, por sua vez, traz inúmeras vantagens, especialmente no que diz respeito à gestão de ponto.
Quais são os benefícios de uma gestão de ponto eficiente?
Na prática, a gestão de ponto desempenha um papel fundamental na proteção contra eventuais litígios trabalhistas, na diminuição de despesas e na maximização da eficiência do departamento de recursos humanos.
Ao automatizar essas tarefas, os profissionais de RH ou DP além de fazer a gestão de ponto de maneira correta e eficaz, ganham espaço e recursos para se dedicar a atividades estratégicas que podem impulsionar o crescimento e o êxito da organização.
Quais são os erros mais comuns ao realizar a gestão de ponto?
Provavelmente, você já deve ter passado por alguma falha ou erro durante a gestão de ponto na sua empresa. Abaixo, você vai conhecer quais são as falhas mais comuns e como evitá-las:
Uso de sistemas sem integração
Não faz sentido investir em uma variedade de recursos tecnológicos se eles não estão integrados e acabam gerando retrabalho.
A falta de comunicação entre essas ferramentas é um obstáculo operacional, da mesma forma que o preenchimento manual do livro ponto.
Cometer equívocos ou erros de cálculo
A gestão de ponto incorreta, incluindo erros no cálculo de indicadores como horas extras, adicional noturno e outros, é um problema para o RH ou DP das empresas.
Por exemplo, quando a gestão de ponto é feita manualmente, seja por planilhas ou sistemas desatualizados, há um alto risco de erros nos cálculos, o que pode levar a equívocos no pagamento dos colaboradores, resultando em insatisfação, desconfiança, um possível desgaste nas relações de trabalho, bem como problemas jurídicos.
Nesse contexto, um sistema de ponto digital desempenha um papel fundamental. Ele registra automaticamente as entradas e saídas dos funcionários e aplica as regras pertinentes para calcular corretamente os valores de pagamento.
Além disso, configuramos os sistemas de ponto digital para garantir conformidade com a legislação trabalhista e acordos coletivos, reduzindo assim o risco de não cumprir as regras, o que poderia resultar em processos trabalhistas.
Esses sistemas também facilitam a geração de relatórios detalhados e personalizáveis, tornando mais fácil a auditoria e o monitoramento contínuo de ponto e do cumprimento das regras.
Além disso, a gestão do ponto digital é mais eficiente e requer menos esforço manual, permitindo que a equipe de RH se concentre em tarefas estratégicas em vez de passar horas processando registros de ponto.
Falta de uma ferramenta de apoio
Uma grande quantidade de documentos impressos e planilhas geradas no excel ainda fazem parte do dia a dia das operações de muitas empresas por aí.
A maioria delas experimenta extravios, perda de dados e até mesmo erros de cálculo, uma vez que todo o processo é realizado manualmente e está sujeito a erros.
Por esses e outros motivos, adotar um sistema de registro de ponto eletrônico se torna a solução ideal para evitar problemas futuros.
Esses sistemas são capazes de gerar cálculos que auxiliam o gestor de RH ou DP no tratamento e fechamento da folha de ponto.
Como a gestão de ponto pode prevenir sua empresa de riscos trabalhistas e economizar custos?
Você sabia que o monitoramento de riscos é parte fundamental para prevenir riscos trabalhistas e economizar custos em sua empresa?
Sabemos que as regulamentações trabalhistas estão em constante evolução e que os custos operacionais são sempre uma preocupação das empresas, e monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores surge como solução fundamental para evitar problemas futuros.
Por exemplo, o monitoramento de riscos do DOT8 é um módulo que extrai todo insumo dos pontos batidos pelos colaboradores, e baseado nas escalas de trabalho são geradas métricas. E quais são essas métricas?
- Faltas;
- DSR;
- Horas extras;
- Interjornada;
- Intrajornada;
- Banco de horas;
- Fora da escala;
- Ponto britânico.
Mas calma! Logo abaixo, iremos discutir sobre o funcionamento de cada uma destas funções.
Faltas
Faltas injustificadas podem rapidamente se transformar em um verdadeiro pesadelo para as empresas, e prejudicar sua gestão de ponto.
Altas taxas de absenteísmo não apenas resultam em sobrecarga para a equipe, mas também contribuem para um clima organizacional desfavorável.
No sistema, o RH ou DP pode ver as faltas não justificadas dos funcionários. Eles também podem dar advertências por atrasos ou faltas. Isso mostra que a empresa está monitorando esse comportamento.
DSR
DSR significa Descanso Semanal Remunerado na lei trabalhista. É o direito do funcionário ter um dia de folga por semana, sem redução de salário.
A rotina de trabalho incessante, sem pausas e descansos adequados, pode resultar em uma série de desafios tanto mentais quanto físicos.
Por isso, a empresa precisa garantir que todos os seus colaboradores possam usufruir do DSR de forma correta.
O sistema do DOT8 fornece em detalhes em tempo real, através de gráficos sobre quais os setores que possuem colaboradores que têm DSR não observados, de forma segura e intuitiva, auxiliando você na melhor tomada de decisão.
Horas extras
Outro ponto importante é o cálculo da hora extra. Os profissionais de RH ou DP devem ter cuidado e atenção para garantir o cumprimento da lei.
O monitoramento do DOT8 oferece um dashboard intuitivo que apresenta todos os parâmetros necessários para garantir que ambos os lados sejam beneficiados.
Você consegue filtrar a quantidade total de horas extras geradas por cada setor, e até mesmo listá-las individualmente. Além disso, você tem a data de realização da hora extra e quanto isso gerou em valores.
Interjornada
Esse tipo de intervalo assegura que os funcionários desfrutem de um tempo adequado para descansar e recuperar-se entre as jornadas de trabalho.
Com base nos dados gerados pelo DOT8, a empresa obtém registros precisos das horas trabalhadas pelos colaboradores.
Essa informação permite uma análise criteriosa para identificar e corrigir quaisquer irregularidades que possam surgir.
Essas correções podem ser implementadas por meio de uma gestão de ponto mais eficiente, impactando não apenas seu cumprimento, mas também otimizando o planejamento das escalas de trabalho e reduzindo a necessidade de horas extras.
Essas medidas têm benefícios para a saúde do trabalhador, o ambiente de trabalho e a relação entre empresa e funcionários. Isso é vantajoso para todos.
Intrajornada
Já o intervalo intrajornada está devidamente estabelecido no artigo 71 da CLT, representando uma pausa essencial e obrigatória que visa aprimorar o bem-estar do profissional, com reflexos diretos em sua produtividade e saúde mental.
De acordo com a legislação, colaboradores que desempenham suas atividades por mais de seis horas têm o direito a um intervalo de, pelo menos, uma hora, e esse período pode se estender até duas horas.
Em jornadas de quatro a seis horas, o profissional tem o direito a um descanso de 15 minutos durante o expediente de trabalho.
Através do monitoramento de riscos do DOT8, você poderá verificar se essas pausas estão ocorrendo de forma assertiva.
Isso assegura não apenas o respeito ao trabalhador, mas também contribuem para um ambiente de trabalho mais equilibrado, garante uma gestão de ponto assertiva, bem como a segurança das empresas contra processos trabalhistas.
Banco de horas
Controlar as horas extras pode ser difícil, principalmente se a empresa não acompanha a jornada de trabalho dos funcionários de perto.
Com o monitoramento, não é necessário calcular as horas extras dos colaboradores por horas. O monitoramento fornece os dados completos das horas trabalhadas acumuladas e o valor financeiro gerado para a empresa.
Fora da escala
Com esse recurso, é possível monitorar as batidas de ponto fora do horário de trabalho. Você pode fazer isso individualmente ou por setores e define na configuração personalizada.
Assim, você poderá tomar a decisão acertada em casos recorrentes de descumprimento das normas internas.
Ponto britânico
Por fim, temos o registro de ponto britânico, também conhecido como anotação britânica, é a prática de registrar a mesma hora de entrada e saída para cada funcionário todos os dias, criando a ilusão de uma descrição precisa da realidade.
Assim, se o contrato de trabalho estipular que o colaborador deve iniciar suas atividades todos os dias às 8h e concluir seu expediente às 18h, seu espelho de ponto sempre refletirá esses horários fixos, sem qualquer variação de minutos a mais ou a menos.
Nesse contexto, a legislação trabalhista invalida o ponto britânico na folha de ponto. Caso uma empresa adote esse tipo de conduta e sofra uma ação trabalhista, referente a controle de jornada, esse controle deixa de ser uma evidência a favor da empresa.
Com o DOT8, sua empresa fica segura, pois você pode monitorar em tempo real e alertar os colaboradores quando necessário.
Conclusão
Você notou ao longo desse conteúdo que a gestão de ponto deve ser tratada como prioridade dentro das empresas, e que todas as etapas devem ser feitas de forma cuidadosa e assertiva para evitar problemas trabalhistas no futuro e garantir o sucesso dos negócios.
Portanto, se você curtiu esse conteúdo, não deixe compartilhá-lo em suas redes sociais, e leia outros através do blog do DOT8.
Até a próxima!
