O registro de ponto é um dos requisitos mais importantes para que as empresas possam se manter em conformidade com as leis trabalhistas.
Para isso, é preciso que os gestores e profissionais de RH ou DP entendam quais são os principais tipos, como funcionam e o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT em relação a esse tipo de controle.
Se você deseja conhecer mais sobre esse assunto tão importante, leia esse texto, pois discutiremos tudo sobre o que envolve o registro de ponto, e como sua empresa pode otimizar e reduzir custos nos processos que envolvem essa solução.
Boa leitura!
O que é o registro de ponto?
O controle eficiente da jornada de trabalho de cada colaborador é essencial para a gestão de RH ou DP.
A grosso modo, o registro de ponto, permite aos gestores manter uma supervisão precisa sobre os horários de entrada e saída de cada funcionário na empresa.
Cada membro da equipe assume a responsabilidade de registrar sua jornada de trabalho utilizando diversos meios, como o tradicional livro de ponto, o sistema biométrico presente no relógio de ponto, ou ainda, a praticidade do avançado aplicativo de ponto eletrônico.
Essa prática não apenas evidencia, mas também assegura o cumprimento adequado da jornada, promovendo transparência e eficiência no gerenciamento do tempo nas atividades.
O que diz a legislação sobre registro de ponto?
Vale ressaltar que até 2019, a exigência de registro de ponto aplicava-se exclusivamente a empresas com mais de dez colaboradores.
Atualmente, a CLT, através do art.74, obriga que as empresas com mais de 20 funcionários tenham o registro de ponto, seja ele manual, mecânico ou eletrônico, desde que seus dados sejam precisos.
Antes de chegarmos ao modelo de norma que temos hoje, havia duas portarias que regiam o uso do registro de ponto. São elas, as Portarias 1510 e 373. Iremos falar um pouco sobre cada uma delas. Vamos lá?
Portaria 1510
A portaria 1510, conhecida como a lei do ponto eletrônico, foi promulgada em 2009 pelo então Ministério do Trabalho e Emprego, com o propósito de estabelecer diretrizes para o uso do registro de ponto eletrônico.
Essa legislação estabelecia uma série de normas tanto para o Registro Eletrônico de Ponto (REP) quanto para o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP).
Vale destacar que, além das especificações para o relógio de ponto, a portaria também oferecia definições para o software de tratamento de ponto adotado pela empresa.
Portaria 373
Uma outra portaria relevante do MTE foi a 373, embora não esteja mais em vigor, ela proporcionava regulamentação para o emprego de sistemas alternativos de controle de jornada.
Por meio dessa regulamentação, as empresas obtiveram a permissão para efetuar a marcação de ponto de forma legalizada, utilizando métodos como o ponto biométrico e sistemas de ponto baseados em GPS.
A autorização da biometria, em particular, representou um avanço significativo na redução dos riscos associados a possíveis fraudes.
Ambas portarias possuíam inúmeras regras, cujo não eram bem esclarecidas. Pensando em otimizar as regras de registro de ponto, elas foram substituídas pela Portaria 671.
Portaria 671
Como dissemos, a Portaria 671 surgiu para substituir as portarias 1510 e 373, deixando as regras ainda mais claras e objetivas em relação ao registro de ponto.
Algumas das exigências foram refinadas e detalhadas de maneira mais precisa, incluindo a obrigação de emitir um comprovante de registro de ponto, podendo ser eletrônico ou impresso.
Uma das mudanças significativas introduzidas pela Portaria 671 foi a eliminação da necessidade de acordos coletivos para a implementação de sistemas alternativos. Outras alterações notáveis incluem:
- A abolição de arquivos como AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), substituídos por um novo padrão fiscal;
- Aprimoramento do espelho de ponto com informações mais detalhadas;
- Oficialização dos modelos REP-A, REP-C e REP-P, proporcionando uma padronização mais clara no registro de ponto.
Como funciona o registro de ponto?
O processo de registro de ponto opera de maneira intuitiva. Diariamente, os colaboradores registram seus horários, através de um relógio de ponto ou sistema de ponto eletrônico, conforme estabelecido por lei.
Ao término do mês, a soma desses registros fornece o total de horas trabalhadas, a partir do qual são extraídos os dados essenciais para a elaboração da folha de pagamento do colaborador.
Assim, o registro de ponto não apenas documenta a presença, mas também captura informações importantes, como horas extras, atrasos ou faltas.
É por meio desse sistema que a empresa obtém dados precisos, permitindo o pagamento adequado, refletindo fielmente o desempenho e a pontualidade dos colaboradores.
O que é o registro de ponto por exceção?
Na abordagem do registro de ponto por exceção, a empresa está dispensada da obrigatoriedade de realizar o controle diário da jornada dos colaboradores.
Nessa modalidade, os funcionários precisam registrar apenas as exceções ocorridas durante seu expediente, proporcionando uma gestão mais flexível e eficiente do tempo.
Essa alternativa foi introduzida pela Lei da Liberdade Econômica, que acrescentou ao art. 74 da CLT, o parágrafo 4°, oferecendo uma maior autonomia às empresas na administração do registro de ponto, ao mesmo tempo em que preserva a transparência e o cumprimento das normas trabalhistas.
Entretanto, é importante destacar que a adoção dessa modalidade está condicionada a alguns requisitos, tais como:
- Acordo individual;
- Acordo coletivo de trabalho (ACT);
- Convenção coletiva.
Outro ponto relevante a ser considerado é que, mesmo quando as marcações ocorrem de forma excepcional, a empresa ainda é responsável por realizar o tratamento adequado desses registros.
Além disso, é essencial contar com um meio de marcação seguro, a fim de evitar possíveis questões trabalhistas e garantir a conformidade com as normas vigentes.
Tipos de registro de ponto
Há 3 (três) categorias de controle de pontos estabelecidas por lei, cada uma diferenciando-se principalmente pela tecnologia utilizada para registrar a jornada de trabalho. Continue a leitura desse texto, pois vamos conhecer essas modalidades!
Manuais
O registro de ponto manual consiste na prática em que os colaboradores registram, por meio da escrita manual, seus horários de entrada e saída do trabalho.
Essa anotação pode ser realizada em um livro de ponto tradicional ou em uma folha de ponto impressa.
Essa abordagem proporciona uma maneira convencional, porém ineficaz, de documentar a jornada de trabalho dos empregados, já que pode haver fraudes no registro.
Mecânicos
O registro de ponto mecânico utiliza um relógio de ponto mecânico, operado por meio da inserção de um cartão de acesso.
Tipicamente posicionado em um local estratégico de fácil acesso para todos os funcionários, esse sistema oferece uma solução simples para registrar a jornada de trabalho.
Mas, assim como o registro de ponto manual, a utilização de cartões de ponto pode significar problemas futuros para as empresas, já que estão passíveis de erros e fraudes no controle de jornada.
Eletrônicos
O registro de ponto eletrônico, também conhecido como REP (Registro Eletrônico de Ponto), é um sistema que gerencia a marcação da jornada de trabalho dos colaboradores.
Essa designação decorre do seu funcionamento por meio de equipamentos eletrônicos, nos quais os colaboradores registram seus pontos utilizando senhas, biometria ou cartões de ponto.
Esse método oferece praticidade e precisão na gestão do controle de horários, entretanto, os custos são extremamente elevados, já que as empresas precisam comprar não só os relógios de ponto, mas também bobinas e licenças de aplicativos para o tratamento de ponto.
Quais são os tipos de registro de ponto eletrônico?
A atual legislação determina 3 (três) tipos de registro de ponto eletrônico. Iremos falar um pouco sobre cada um deles a seguir.
REP-A
O REP-A ou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Avançado, consiste em um conjunto de equipamentos e programas que viabilizam o registro de ponto.
Essa solução não apenas identifica o empregador e o empregado, mas também disponibiliza comprovantes tanto impressos quanto eletrônicos.
A implementação do REP-A requer a celebração de um acordo coletivo, destacando a necessidade de alinhamento entre as partes envolvidas.
REP-C
O REP-C ou Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Comum, é uma solução tradicional que engloba um relógio de ponto e um programa de tratamento de registros.
Ao fazer uso desse sistema, o colaborador obtém um comprovante impresso, possibilitando o acompanhamento pessoal de seus horários.
É importante observar que o REP-C permite exclusivamente o registro de ponto de forma presencial.
Além disso, sua implementação requer a homologação pelo Ministério do Trabalho e Previdência, juntamente com a necessidade de apresentar um atestado técnico e um termo de responsabilidade emitido pelo fabricante.
Esses requisitos asseguram a conformidade e a confiabilidade desse sistema no controle de jornada.
REP-P
O REP-P, Sistema de Registro Eletrônico de Ponto via Programa, é um sistema de controle de ponto baseado em programas, oferecendo a flexibilidade de instalação em dispositivos móveis ou computadores.
Sua operação requer a obtenção de um certificado de registro do INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial).
Semelhante a outros sistemas de controle de ponto, a emissão de recibos é uma exigência obrigatória.
No entanto, no caso do REP-P, esses recibos são enviados diretamente para o e-mail dos colaboradores, proporcionando uma prática e eficiente forma de documentação e comunicação.
Qual é a importância de gerenciar o registro de ponto?
Além de constituir uma obrigação legal, o gerenciamento da jornada de trabalho desempenha um papel importante na estratégia empresarial.
Os dados relativos à jornada dos colaboradores oferecem informações valiosas sobre a eficácia da gestão de pessoas na sua empresa.
Um exemplo notável surge quando há uma elevada taxa de absenteísmo. Se essa taxa ultrapassa o padrão, indica possíveis problemas na gestão de pessoas, oferecendo a oportunidade de investigar a origem do problema.
Segurança contra fraudes
Para deixar totalmente claro, é importante ressaltar que a utilização do registro de ponto impede qualquer tentativa de falsificação no registro de jornada efetuado pelo sistema.
O mecanismo antifraude atua de maneira estratégica na identificação única de cada colaborador.
Isso ocorre porque tanto as impressões digitais quanto às informações de identificação fortalecem a inviolabilidade dos dados, eliminando qualquer possibilidade de fraude.
Além disso, as medidas antifraude visam prevenir situações incongruentes no ambiente profissional.
Nesse sentido, as organizações podem adotar diversas ações, como a desativação do uso do QR Code, dando preferência ao reconhecimento facial.
Essas práticas fortalecem a segurança no registro das horas e impedem qualquer manipulação de dados dentro da sua empresa.
Fechamento ágil da folha de ponto
Compreendemos o quão exigente é a rotina do setor de RH ou DP, demandando atenção e disponibilidade de tempo.
Diante desse desafio, muitas empresas enfrentam dificuldades em realizar um controle de ponto preciso.
Isso resulta em uma significativa perda de tempo lidando com procedimentos desnecessários e preocupando-se com o controle de ponto, uma atividade pouco produtiva para a empresa e que se transforma em uma considerável burocracia.
Visando simplificar a dinâmica do ambiente de trabalho, o DOT8 disponibiliza um serviço exclusivo de terceirização da gestão da folha de ponto para as empresas.
Prevenção de riscos trabalhistas
A relevância do controle de ponto pode ser percebida em diferentes critérios, não apenas no tamanho da empresa.
A conformidade legal é um desses aspectos. Através dessa ferramenta, a empresa registra todos os detalhes da jornada de trabalho dos colaboradores.
Esse procedimento é essencial para realizar de forma precisa o cálculo dos direitos trabalhistas dos profissionais e gerenciar suas horas de trabalho.
Dessa maneira, a empresa garante o cumprimento da legislação e reforça sua segurança jurídica.
Economia de custos
Muitos empreendedores têm a concepção de que instalar um sistema de controle eletrônico de ponto é dispendioso e não compensa.
No entanto, a realidade é justamente oposta. Ao escolher um sistema moderno e eficaz para gerenciar as jornadas de trabalho, o custo-benefício para a empresa é o que mais se destaca.
O principal investimento está, de fato, na implantação do sistema e na aquisição do equipamento.
Após esse período inicial, podem surgir despesas com manutenção e, é claro, a compra de bobinas para a emissão dos comprovantes.
No entanto, os ganhos proporcionados pelo controle eletrônico de ponto, como a praticidade e a segurança para a empresa, ultrapassam os valores despendidos na implantação.
Mesmo para as microempresas, essas soluções promovem mais rapidez e eficácia no encerramento das folhas de pagamento, além de oferecerem maior precisão no controle das jornadas de trabalho, banco de horas e outras informações relevantes.
Implantando um sistema de registro de ponto
Introduzir um sistema de registro de ponto em uma empresa, nem sempre é uma tarefa fácil, uma vez que os colaboradores ainda tendem a encarar o controle de jornada como algo prejudicial a eles.
No entanto, essa percepção faz parte do passado. Atualmente, o registro de ponto representa, acima de tudo, uma garantia de segurança para os colaboradores.
Eles podem ter a certeza de que seu tempo de trabalho é registrado de maneira precisa, assegurando uma remuneração justa.
Apesar desse benefício evidente, ao implementar um sistema de registro de ponto, é aconselhável que a empresa siga alguns passos simples.
Entre eles, explicar claramente os benefícios aos colaboradores, introduzir a mudança gradualmente e, acima de tudo, escolher um sistema amigável e notavelmente diferente dos métodos tradicionais.
Isso permitirá que os colaboradores percebam o quão versátil e eficiente é o controle de ponto na prática.
Conheça a solução moderna para uma gestão eficaz
O sistema de registro de ponto do DOT8, com certeza representa a escolha mais segura, moderna e abrangente para o registro de jornada de trabalho.
Operando por meio de dispositivos como smartphones, computadores e tablets, o nosso sistema utiliza recursos avançados, incluindo reconhecimento facial, de voz, geolocalização e QR code.
Esta tecnologia se destaca por sua praticidade, flexibilidade e precisão ao registrar o ponto dos funcionários, eliminando potenciais erros e fraudes no processo.
Além de eficaz, ele é uma opção economicamente vantajosa e sustentável, dispensando o uso de papel e a manutenção de equipamentos adicionais.
A implementação de um sistema de ponto eletrônico na sua empresa não apenas facilitará o gerenciamento da jornada de trabalho, mas também promoverá segurança e praticidade.
Então não perca mais tempo, descubra agora mesmo como o DOT8 pode garantir total segurança no controle de jornada da sua empresa!
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo. Neste texto, exploramos o funcionamento do registro de ponto, abordamos as diretrizes legais pertinentes e apresentamos os modelos atualmente disponíveis.
Além disso, discutimos a abordagem ideal para o registro e fornecemos informações sobre como implementar esse processo de forma eficaz em sua empresa.
É importante ressaltar que a chave para o sucesso na administração das jornadas de trabalho reside na harmonização da coleta de informações de ponto com um sistema robusto de gerenciamento de dados.
Ao integrar eficientemente esses elementos, sua empresa estará bem posicionada para garantir a conformidade legal e otimizar a gestão do tempo de trabalho dos colaboradores.
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Até a próxima!
