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Saiba como calcular o INSS dos colaboradores

Os segredos do cálculo do INSS: tudo o que você precisa saber para não errar

Você já parou para pensar na importância de se fazer corretamente o cálculo do INSS dos colaboradores da sua empresa, bem como o seu recolhimento? 

Neste artigo você saberá mais sobre o INSS, o que mudou após a Reforma da Previdência e como calculá-lo na folha de pagamento da maneira correta.

Boa leitura!

O que é o INSS?

O Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) foi criado a partir do Decreto nº 99.350, de 27 de junho de 1990, pelo governo do ex-presidente Fernando Collor de Melo. 

Seu surgimento se deu através da junção de dois outros institutos, o Instituto de Administração Financeira da Previdência e Assistência Social (IAPAS) e o Instituto da Previdência Social. 

Em resumo, o INSS foi criado para cuidar das necessidades previdenciárias e sociais dos contribuintes, assegurando todos os direitos aos segurados do Regime Geral de Previdência Social (RGPS).

Para que serve o INSS?

Como dissemos anteriormente, o recolhimento da guia do INSS assegura os direitos sociais dos colaboradores.

O Governo Federal utiliza os valores arrecadados para o pagamento das aposentadorias, pensões e dos auxílios. 

Logo abaixo, listamos para você alguns dos principais benefícios oferecidos pela Previdência Social:

  • aposentadoria por idade;
  • aposentadoria por invalidez;
  • aposentadoria por tempo de contribuição;
  • aposentadoria especial;
  • aposentadoria especial a pessoas com deficiência;
  • abono anual ou 13º salário;
  • salário maternidade;
  • salário família;
  • auxílio-acidente;
  • auxílio-doença;
  • auxílio-reclusão;
  • pensão por morte;
  • para os dependentes;
  • para o segurado e os dependentes.

Sendo assim, é essencial que as empresas saibam como calcular o INSS na folha de pagamento, bem como realizar o recolhimento de maneira correta, pois desta forma, as empresas estarão em dia com as leis trabalhistas, e os colaboradores garantem seus direitos.

E o desconto do INSS? 

Em primeiro lugar, o desconto do INSS se refere ao imposto recolhido diretamente na folha de pagamento do colaborador que é destinado ao Instituto Nacional do Seguro Social, ou popularmente conhecido como Previdência Social. 

A instituição funciona como uma seguradora que assegura que o contribuinte terá total assistência em situações como a tão sonhada aposentadoria, acidentes ou perda de emprego.

O cálculo do INSS deve ser feito pelo empregador, que efetua os pagamentos e repassa as guias para o Governo Federal. Lembre-se de que você deve realizar esse procedimento todos os meses.

O que mudou com a Reforma da Previdência?

Promulgada em novembro de 2019, a reforma da previdência trouxe consigo, inúmeras mudanças nas regras para aposentadoria. 

Como resultado, essas mudanças não afetam somente as aposentadorias, mas também as operações rotineiras das empresas, como o cálculo do INSS na folha de pagamento.

Na época, muito se discutia sobre a complexidade desses novos cálculos, e se trariam mais vantagens ou desvantagens. 

Após 3 anos realizando o novo cálculo, os profissionais de RH e DP já estão acostumados, entretanto, iremos trazer mais detalhes sobre como fazer e quais foram as mudanças significativas. Vamos lá?

Como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento?

Antes de mais nada, precisamos entender como o INSS é descontado na folha de pagamento.

A empresa realiza o desconto mensalmente, retirando diretamente do salário do funcionário antes mesmo de ele receber o valor líquido, e, em seguida, envia esse valor para a Previdência Social.

Esses valores variam conforme o salário bruto recebido por cada empregado. 

Já para aqueles que são profissionais autônomos ou pessoas jurídicas, o recolhimento e o pagamento deve ser feito de maneira independente, lembrando sempre que os valores devem ser proporcionais ao faturamento e plano escolhido durante o cadastro. 

Vale ressaltar que para as pessoas jurídicas, é essencial compreender como funciona o recolhimento do INSS, já que não é realizado pelo empregador.

Mas, afinal, como se faz o cálculo do INSS? Entenda o passo a passo, logo abaixo:

A Guia da Previdência Social ou cálculo de GPS é um imposto obrigatório que deve ser pago mensalmente.

Todo ano, o governo divulga uma tabela com os valores válidos. Caso você queira acompanhar a atualização da tabela, consulte o site da Previdência Social. Segue abaixo a tabela vigente:

SalárioAlíquota do INSSFunção da multiplicação
até R$ 1.3207.50%0.075
de R$ 1.320,01 até R$ 2.571,299%0.09
de R$ 2.571,30 até R$ 3.856,9412%0.12
de R$ 3.856,95 até R$ 7.507,4914%0.14

Como as alíquotas progressivas afetam o cálculo?

Além do reajuste conforme o salário mínimo, outra mudança importante e significativa foi a implantação das alíquotas progressivas. E o que isso significa?

Significa que as taxas serão cobradas somente sobre a parcela do salário que se adequar em cada faixa, sendo assim, o percentual descontado do salário total será diferente.

Com isso, a arrecadação pode se tornar mais justa, pois quem ganha menos contribui menos para o INSS, e quem ganha mais, vai contribuir mais. 

Além disso, com essas novas alíquotas e a nova forma de cálculo progressivo, o desconto do INSS passa a ser calculado para cada faixa salarial, e deve ser feito até que chegue no valor do salário bruto.

No cálculo entre as faixas, consideramos os valores máximos e mínimos das alíquotas correspondentes, logo, consideramos o teto da faixa salarial até que o salário atinja seu limite.

Dessa forma, o desconto em 2023 é feito de acordo com cada faixa salarial e assim aplicado, para um salário de R$3.000. 

Como calcular os valores?

  • 1ª faixa salarial: R$1.320,00 x 0,075 = R$99,00;
  • 2ª faixa salarial: (R$2.571,29 – R$1.320,01) =  R$1.251,28 X 0,09 = R$112,61;
  • 3ª faixa salarial: (R$3.000,00 – R$2.571,29) = R$448,71 x 0,12 = R$53,84;
  • Total a recolher: R$99,00 + R$112,61 + R$53,84 = R$265,45.

Mas e para calcular o GPS (Guia da Previdência Social), como eu faço?

É um processo muito simples! Basta saber o valor do salário bruto do colaborador, sem descontos, e qual deve ser a alíquota aplicada. Veja um exemplo prático.

Imagine que um colaborador da sua empresa tenha um salário bruto de R$2.500,00.

Segundo a tabela do INSS progressivo, ele deverá ter um desconto de 12% para recolhimento do INSS. Você deve fazer a conta da seguinte maneira:

  • R$2.500 – R$2.203,49 x 0,12 = 
  • R$296,51 x 0,12 = R$35,58
  • R$35,58 + R$82,50 + R$99,31 = R$217,39

Neste caso, descontaremos da folha de pagamento o valor de R$217,39, que será destinado ao recolhimento da guia do INSS.

Quais são as vantagens do novo cálculo do INSS?

Essa nova tabela tornou mais justa as contribuições, já que o contribuinte com a menor faixa salarial pagará menos mês a mês. Conheça as vantagens logo a seguir.

Para as empresas

A diferença não é tão significativa; apenas no cálculo, que agora exige mais passos e requer maior atenção.

Para os colaboradores

As vantagens refletem no seu salário mês a mês, que dependendo da faixa salarial, ele poderá pagar menos.

Para você entender essa vantagem, que tal compararmos o salário de dois colaboradores? Vamos lá!

O primeiro ganha R$ 1.500,00 mensais e o segundo R$ 6.000,00 mensais.

Se fôssemos calcular pela antiga regra, o valor de contribuição seria:

  • Colaborador X que ganha R$1.500,00, contribuiria com R$120,00;
  • Colaborador Y que ganha R$6.000,00, contribuiria com R$642,34 (valor que leva em consideração o teto máximo de contribuição em 2019).

Ao final do mês, levando em consideração somente o desconto do INSS, o colaborador X receberia R$1.380,00. Já o colaborador Y, receberia R$5.357,66.

Na nova regra e de acordo com a tabela do INSS atualizada em maio de 2023, o colaborador X, contribui com R$115,20 e o colaborador Y, contribui com R$665,92. 

Ou seja, o colaborador X está contribuindo com 8% do salário, já o colaborador Y, contribuiu com 10%.

A diferença pode até ser pouca, mas já podemos notar que quem ganha mais passou a contribuir mais. 

Como calcular o INSS Patronal?

O INSS Patronal é uma contribuição que as empresas pagam com o intuito de financiar a seguridade social, em outras palavras, são iniciativas visando garantir os direitos dos brasileiros quanto à previdência, assistência social e saúde. 

A contribuição com o INSS Patronal é feita por meio da Guia da Previdência Social (GPS), mas e quando falamos sobre o cálculo? Qual o valor exato que a empresa deve contribuir? É sobre isso que iremos falar logo a seguir.

De acordo com a Lei da Seguridade, há duas bases de cálculo para o valor do INSS Patronal, sendo que a primeira leva em consideração somente a folha de pagamento e a segunda somente a receita bruta. 

Base considerando a folha de pagamento

A Lei 8.212/91 estipula que a contribuição previdenciária patronal deve corresponder a 20% das remunerações pagas, devidas ou creditadas.

Além disso, ela ainda elucida que essas remunerações abrangem aquelas destinadas a compensar o trabalho dos empregados, englobando as gorjetas e ganhos regulares. Veja o trecho abaixo:

“[…] os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa”.

Ou seja, a alíquota de 20% do INSS Patronal, embora calcule a partir da folha de pagamento, não se limita aos colaboradores permanentes da empresa, abrangendo qualquer um que tenha prestado serviços, mesmo que eventualmente.

Vale destacar também a distinção entre verbas de natureza remuneratória e indenizatória.

Isso ocorre porque as verbas de natureza indenizatória, que têm o propósito de compensar danos ou restituir valores descontados do colaborador, não entram na base de cálculo.

Apenas as verbas de natureza remuneratória, destinadas a retribuir o trabalho do colaborador, fazem parte dessa base.

Base considerando a receita bruta

Já a base de cálculo com base na receita bruta da empresa, o cálculo é realizado de outra forma. Mas antes, precisamos falar brevemente sobre a Lei nº 12.546, promulgada em 2011. 

Com o intuito de isentar o pagamento do INSS Patronal calculado a partir da folha de pagamento, essa lei possibilitava a substituição da contribuição sobre a folha de pagamento pela contribuição sobre a receita bruta.

No entanto, essa substituição possuía dois detalhes. O primeiro ponto a considerar é que a substituição só era possível para setores empresariais específicos.

Já o segundo, as organizações que englobavam esses setores se viam automaticamente obrigadas a utilizar somente a receita bruta como base de cálculo.

Somente no ano de 2015, essa obrigação passou a ser facultativa, pois foi neste ano que houve alteração na lei em questão. 

A partir dessa mudança, o governo permitiu que as empresas dos setores escolhidos decidissem se desejavam contribuir com o INSS Patronal com base na receita bruta ou na folha de pagamento.

Apesar das mudanças nos setores empresariais que tinham a opção de escolher entre as bases de cálculo, como exemplificado pela MP n.º 774/2017.

Setores que mantêm essa flexibilidade

  • As empresas jornalísticas e de radiodifusão sonora e de sons e imagens estão sujeitas a uma alíquota de 1,5% sobre a receita bruta;
  • O transporte ferroviário de passageiros, o rodoviário coletivo de passageiros e o metroferroviário de passageiros possuem uma alíquota de 2% sobre a receita bruta;
  • Os setores de construção civil e construção de obras de infraestrutura enfrentam uma alíquota de 4,5% sobre a receita bruta.

Vale destacar também que as empresas precisam conhecer as diferenças do pagamento do INSS Patronal por regime tributário, pois cada regime tem alíquotas diferentes.

Portanto, antes de executar, observe as regras vigentes que se referem a cada um deles.

Outro ponto importante é que você deve se atentar à data de pagamento da contribuição, a qual deve ser realizada até o dia 20 do mês seguinte em relação ao mês da competência do cálculo.

Entendendo o papel da empresa e do RH perante o cálculo do INSS

Perante a legislação trabalhista, a empresa tem por obrigação recolher o INSS dos seus colaboradores mês a mês. 

Nesse sentido, já podemos perceber a importância que o setor de recursos humanos tem nesse processo. 

Inclusive, o não cumprimento do recolhimento pode gerar prisão dos responsáveis legais, e até mesmo problemas com os direitos do contribuinte em relação à solicitação de benefícios, como por exemplo, a aposentadoria.

Portanto, as empresas devem ter profissionais de RH capacitados que conhecem a legislação trabalhista presentes, uma vez que qualquer erro pode ser considerado apropriação indébita trabalhista.

Conclusão

Você percebeu, ao final deste artigo, o tamanho da importância da contribuição previdenciária, além do porquê do INSS ser fundamental para o bem-estar do contribuinte e das empresas.

Dessa forma, é fundamental que as empresas entendam as regras principais, evitando erros trabalhistas. 

Mas e aí? Gostou de ter conhecido um pouco mais sobre o INSS e como fazer o cálculo da forma correta?

Então, não deixe de conferir novos conteúdos em nosso blog, além de compartilhar esse e outros artigos nas suas redes sociais.

Até a próxima!

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