Você sabia que mesmo com tantas tecnologias à disposição, como o aplicativo de ponto eletrônico, o RH das empresas ainda têm dificuldades de gerir de maneira eficiente o controle de ponto de seus colaboradores?
Há razões para isso ocorrer, como medo de usar o sistema, falta de conhecimento ou falta de interesse.
Estes aplicativos, além de serem completos e seguros, oferecem soluções inovadoras para o acompanhamento preciso da jornada de trabalho dos funcionários, cumprimento das regulamentações legais, além de simplificar a vida de empregadores e colaboradores.
Foi pensando nisso que preparamos um guia completo sobre aplicativo de ponto eletrônico, exploraremos em detalhes o funcionamento dessas ferramentas, suas vantagens tanto para os funcionários quanto para os empregadores.
Também abordaremos as principais diferenças entre aplicativos de ponto e relógios tradicionais, destacando as características que fazem dos aplicativos uma escolha cada vez mais assertiva.
Se você está pensando em adotar essa solução ou simplesmente deseja entender melhor como ela funciona, este guia será importante para você.
Boa leitura!
O que é um aplicativo de ponto eletrônico?
Aplicativo de ponto eletrônico é uma ferramenta desenvolvida para simplificar e aprimorar o registro de frequência e a gestão de jornada de trabalho em empresas.
Ela substitui os métodos tradicionais de registro, como o uso de relógios de ponto físicos ou planilhas manuais, por uma solução digital que permite aos colaboradores registrar suas entradas e saídas de forma rápida e eficiente.
Essa tecnologia oferece uma série de benefícios, tanto para os empregadores quanto para os colaboradores. Confira:
- Simplifica a tarefa de registro de ponto: os colaboradores podem registrar sua entrada e saída de forma digital (pelo aplicativo, celular, etc.).
Isso elimina a necessidade de métodos manuais, como preencher cartões de ponto ou planilhas, tornando o processo muito mais eficiente;
- Os registros estabelecem uma base confiável para calcular horas trabalhadas e salários, prevenindo práticas desonestas e inconsistências, dado que não podem ser facilmente manipulados e são precisos;
- Proporciona maior transparência: os registros são armazenados em um sistema digital que pode ser acessado e verificado pelo gestor, criando um ambiente otimizado e seguro em relação à gestão de presença;
- Auxilia na conformidade com as leis trabalhistas: geralmente, os desenvolvedores de apps projetam essas ferramentas para atender a requisitos legais específicos, como registrar horas extras, intervalos e garantir a conformidade com limites de jornada de trabalho. Isso reduz o risco de ações legais e multas relacionadas a violações das leis trabalhistas.
Além disso, o aplicativo de ponto eletrônico, além de registrar e controlar jornadas e registrar batidas de ponto, oferecem recursos avançados, como geolocalização, reconhecimento facial e integração com sistemas de folha de pagamento.
Mas calma! Iremos falar sobre cada um desses recursos ao longo do texto. Antes, iremos entender um pouco mais sobre o seu funcionamento.
Como funciona um aplicativo de ponto eletrônico?
A utilização do aplicativo de ponto eletrônico simplifica o processo de registro de horários para os colaboradores.
Basta realizar o download do aplicativo no celular ou tablet destinado ao trabalho e efetuar o registro de entrada, saída e intervalos, como o horário de almoço.
Dentro da plataforma, os colaboradores têm acesso fácil a comprovantes de ponto, total de horas trabalhadas, saldo de banco de horas e outras informações relevantes.
Em casos de ausência, o colaborador pode enviar, diretamente pelo aplicativo, atestados médicos para justificar faltas, proporcionando uma solução prática e eficiente.
Como é feito o tratamento de ponto?
A análise mensal do registro de ponto é conduzida pelo setor de RH ou DP, ou mesmo pelo gestor, em alguns casos específicos.
Durante essa revisão, tem-se acesso aos registros detalhados de entrada e saída, horários de descanso, horas extras e feriados para cada colaborador, formando a base para o tratamento do ponto.
Ao esquecer o registro, as horas não marcadas são consideradas como falta, resultando na ausência de remuneração para o profissional naquele dia.
Durante o fechamento do ponto, o RH verifica possíveis horas em aberto, permitindo ao gestor de área dialogar com o colaborador para compreender e ajustar os horários, se necessário.
Em caso de falta justificada com apresentação de atestado, a legislação trabalhista assegura o abono.
A importância do controle de ponto é evidente, garantindo que a empresa tenha informações precisas sobre a jornada de trabalho de cada colaborador.
O tratamento do ponto pode ser ffeito manualmente, com profissionais de RH e DP transferindo dados do espelho ponto para a folha de pagamento e ajustando-os, ou automaticamente, por meio de sistemas que calculam automaticamente horas extras e atrasos, deixando para o RH e DP a responsabilidade apenas de justificar faltas e atestados.
O aplicativo de ponto eletrônico desempenha um papel essencial ao automatizar a gestão, libertando os profissionais de RH ou DP de tarefas repetitivas e manuais.
Isso resulta em maior eficiência e precisão no tratamento do ponto, simplificando o processo para todas as partes envolvidas.
Quais as vantagens do aplicativo de ponto eletrônico?
O fato do colaborador registrar seu ponto é somente uma funcionalidade básica e ao mesmo tempo essencial de um aplicativo de ponto eletrônico. Existem outras vantagens que a sua empresa pode ter ao adquirir um aplicativo de ponto eficiente. Veja abaixo, algumas destas vantagens:
Facilidade no controle da jornada
Um dos maiores desafios para a gestão de recursos humanos é o controle eficiente das jornadas de trabalho. O aplicativo de ponto eletrônico torna essa tarefa muito mais simples e eficiente.
Os colaboradores podem registrar suas entradas e saídas com apenas alguns toques na tela do dispositivo, e os gestores podem acessar esses dados de forma organizada, através de um sistema gerencial.
Além disso, com o aplicativo de ponto eletrônico a empresa é capaz de executar a gestão da jornada do colaborador em tempo real, através da geolocalização. Empresas em que os colaboradores realizam trabalhos externos ou remotos usam bastante esse modelo.
A facilidade no controle da jornada oferecida, simplifica a criação de escalas de trabalho, o monitoramento do cumprimento das horas estabelecidas e a detecção rápida de qualquer desvio.
Maior segurança
A segurança dos registros de ponto é essencial para garantir a integridade dos dados e o cumprimento das regulamentações trabalhistas.
O aplicativo de ponto eletrônico geralmente inclui medidas antifraude avançadas, como reconhecimento facial, senhas e geolocalização, além de possuir armazenamento de dados em nuvem, utilizando criptografia avançada, o que protege os dados dos colaboradores e garante os cumprimentos da Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
Essas medidas garantem que os registros de ponto sejam precisos e protegidos contra fraudes.
Redução de atrasos
A eficiência operacional é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. O aplicativo de ponto eletrônico ajuda a reduzir os atrasos, através do lembrete de batida de ponto, uma vez que o app envia avisos próximos ao horário de entrada e saída.
Geolocalização
Essa funcionalidade utiliza a tecnologia de GPS (Global Positioning System) para identificar a localização exata ou aproximada de um dispositivo móvel, como um celular ou tablet, quando o colaborador registra sua entrada ou saída no trabalho.
Confira algumas funcionalidades desse recurso:
- Precisão e autenticidade dos registros de ponto: através desse recurso, as empresas evitam fraudes, como o registro de ponto fora do local de trabalho, caso o recurso de localização esteja ativado, o que gera maior integridade aos dados;
- Controle de presença: essa função é para empresas que possui equipes externas, pois permite confirmar se os colaboradores realmente estão onde deveriam estar durante o registro de ponto;
- Criar relatórios: com esse recurso, a empresa pode emitir relatórios detalhados de atividade dos colaboradores a longo prazo.
Mas lembre-se! É essencial observar que você deve usar a geolocalização com cuidado e em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.
Portanto, caso a sua empresa utilize essa função, deverá informar aos colaboradores sobre como usá-la no horário correto e desativá-la fora do horário de trabalho para proteger sua privacidade.
Redução de custos
Infelizmente, nem todas as empresas adotam uma das melhores vantagens do aplicativo de ponto eletrônico.
Totalmente desenvolvido sem a necessidade da instalação de programas em computador ou equipamentos para funcionar, o app é muito mais econômico que um REP, o que automaticamente elimina custos com manutenções ou compra de programas.
Com o aplicativo de ponto eletrônico, você adquire o serviço conforme a quantidade de colaboradores, além de ter todas as funcionalidades em um único dispositivo.
Você notou que a adoção de um aplicativo de ponto eletrônico oferece uma série de vantagens? Bom! Continue conosco, pois agora iremos saber o que a CLT diz sobre este assunto.
Aplicativo de ponto eletrônico x outras modalidades
Aqui, vamos explorar as vantagens do aplicativo de ponto eletrônico em comparação com outras modalidades de controle de presença. Veja logo abaixo:
Planilhas
Ao usar as planilhas, o setor de RH pode encontrar dificuldades na automação de tarefas como cálculos de horas extras, gerenciamento de folgas ou envio de alertas por e-mail.
Elas são suscetíveis a erros humanos na entrada de dados. Isso pode resultar em registros imprecisos de horas trabalhadas, atrasos ou até mesmo fraudes por parte dos colaboradores.
Relógio de ponto
Se comparados com o aplicativo de ponto eletrônico, os relógios de ponto geralmente têm um custo significativo alto, bem como gastos contínuos de manutenção e reposição de suprimentos, como cartões de ponto e bobinas de papel.
Eles também não oferecem recursos avançados como geolocalização ou alertas automáticos.
Não oferecem a flexibilidade de registro de ponto fora do local de trabalho, como trabalhos externos e remotos.
Além de não integrar com outros sistemas de gerenciamento, como folha de pagamento e outros.
Cartão cartográfico
Em relação ao aplicativo de ponto eletrônico, os cartões cartográficos registram apenas o momento em que o colaborador registra seu ponto, sem a capacidade de registrar informações adicionais, como por exemplo, o motivo da ausência.
Além disso, os cartões cartográficos podem ser sujeitos a fraudes, como registrar o ponto de um colega sem que ele esteja fisicamente presente.
A legalidade do aplicativo de ponto eletrônico
A princípio, o artigo 74 da CLT determina às empresas que possuem no mínimo 20 colaboradores a adotarem um sistema de controle de ponto.
Entretanto, mesmo que a empresa não tenha atingido o número mínimo exigido pela lei, é essencial que adotem um sistema de controle da jornada dos colaboradores, pois independente do seu tamanho, elas estão sujeitas a passivos trabalhistas.
Contudo, o artigo não determina às empresas o uso específico de algum sistema, pois existem inúmeros modelos disponíveis.
Portanto, somente as organizações podem estabelecer o sistema que melhor se enquadra às suas necessidades.
O controle de ponto é legalizado desde 2011. O Ministério do Trabalho entendeu que essa prática é uma maneira eficaz de organizar e controlar a entrada e saída dos colaboradores.
No final de 2021, revogaram as Portarias 373 e 1510, substituindo-as pela Portaria 671 como regulamento inicial.
Além de regular todos os modelos digitais de registro, também define inúmeros critérios técnicos e jurídicos sobre Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como contratos, jornadas de trabalho, sistemas de registro e entidades sindicais.
Também é importante destacar que o aplicativo de ponto eletrônico não pode impor qualquer restrição à marcação de ponto e não podem incluir dispositivos de marcação automática.
Através da Portaria, foram definidas diferentes normas para os diferentes tipos de sistemas de registro, estabelecendo categorias como REP-P, REP-C e REP-A.
A Lei também proíbe expressamente a eliminação ou alteração dos dados registrados pelo colaborador, tornando a solução mais segura tanto para o empregador quanto para o empregado.
Agora que você já sabe que o uso aplicativo de ponto eletrônico é legal perante a lei, iremos te explicar quais são as vantagens em adquiri-lo.
Conclusão
Neste artigo, você viu que o aplicativo de ponto eletrônico é seguro e tem vantagens para a gestão de RH da sua empresa.
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Até a próxima!
