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Como funciona o ponto eletrônico digital?

Ponto eletrônico digital: saiba como simplificar os processos do RH!

O controle de ponto auxilia no registro e monitoramento das horas trabalhadas pelos colaboradores. Sendo assim, com a evolução tecnológica surgiu o ponto eletrônico digital, com o intuito de facilitar a rotina do RH. 

Essa opção oferece uma solução muito mais moderna e eficiente para cuidar dos processos das empresas, além de proporcionar formas precisas de registrar e controlar a jornada de trabalho dos profissionais. 

Por isso, no conteúdo de hoje vamos te mostrar uma série de benefícios e vantagens do ponto eletrônico digital e em como elas podem contribuir com o setor de RH. 

Confira: 

O que é um ponto eletrônico digital? 

Com um ponto eletrônico digital, as empresas realizam o registro e o controle eficiente das horas trabalhadas pelos colaboradores de uma empresa. Sendo assim, essa ferramenta é acessível e adaptável para qualquer tipo de negócio, proporcionando praticidade, flexibilidade e precisão na gestão da jornada de trabalho.

Isso porque, com um ponto eletrônico digital, os colaboradores podem registrar seus horários de entrada, saída e intervalo de forma simples e rápida, utilizando dispositivos móveis, como smartphones, tablets ou o  sistema web disponível pelo computador. 

Além disso, você pode utilizar recursos avançados, como geolocalização para garantir a veracidade dos registros de ponto. Ou seja, é possível rastrear e controlar a jornada de trabalho dos colaboradores internos e externos. 

Outras vantagens dos pontos digitais é a captação de informações como horas extras, ausências, atrasos e horas trabalhadas dos colaboradores.

Dessa forma, o setor de RH consegue ter um controle muito mais preciso e gerar relatórios para analisar o comportamento dos funcionários, por exemplo. 

Como funciona o ponto eletrônico digital? 

O ponto eletrônico digital é uma ferramenta para facilitar os processos de controle de ponto e o registro de ponto dos colaboradores, uma vez que ele oferece uma tecnologia muito mais prática e flexível comparada aos modelos mais tradicionais. 

Sendo assim, a principal função de um ponto eletrônico digital é permitir que os colaboradores registrem seus horários de entrada, saída e intervalo de trabalho.

Desse modo, esses registros podem ser realizados por meio de dispositivos móveis, como smartphones, tablets ou o sistema web. 

Portanto, no aplicativo pelo celular, o primeiro passo é baixar o app da DOT8. O colaborador precisa dele para começar a registrar os seus pontos e, por isso, pode ser encontrado tanto para dispositivos androids quanto para iOS.

Após esse passo e o registro do colaborador pelo Gestor de RH, está na hora de acessar o aplicativo. Para isso, o profissional precisará do pin de acesso disponibilizado por quem realizou o seu cadastro no sistema do DOT8. 

O ponto eletrônico digital da DOT8 também contribui com a manutenção de relatórios mensais, isso porque com dados sobre horas trabalhadas, horas extras, atrasos e ausências, o gestor consegue mapear o desempenho dos colaboradores de forma individual. 

Mas se você ainda tem dúvidas se ele é uma opção segura para a sua empresa, confira a seguir. 

O ponto eletrônico digital é seguro? 

Podemos afirmar que o ponto eletrônico é muito mais seguro se comparado aos relógios de ponto mais convencionais. Isso porque, com uma ferramenta mais atualizada e que possui inúmeras funcionalidades antifraude, é possível garantir que tanto a empresa quanto os colaboradores estarão protegidos. 

Algumas medidas de segurança presentes no ponto digital, variam entre senha ou pin de acesso, reconhecimento facial, geolocalização, prevenção de riscos e muito mais.

Além disso, os modelos mais atuais de registro de ponto estão autorizados pela legislação trabalhista brasileira. Desse modo, qualquer empresa pode adquirir esse serviço, garantindo a conformidade com a lei e a segurança de dados. 

Portanto, para que você se sinta seguro em adquirir um ponto eletrônico digital, nós vamos te mostrar todas as diretrizes da lei para o modelo. Confira!

O que diz a legislação sobre ponto eletrônico digital? 

O ponto eletrônico digital é regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), que entrou em vigor em 2021.

O objetivo dessa lei é fortalecer e substituir as duas portarias anteriores, a 1510 e a 373, permitindo novas e atualizadas diretrizes para a utilização do sistema de controle de ponto.

As antigas portarias 1510 e 373

É importante destacar que antes da regulamentação, em 2009, todos os tipos de controle e registro de ponto eram autorizados. Sendo que a única exigência era uma anotação no livro de ponto ou em planilhas eletrônicas.  

A Portaria 1510, promulgada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego em 2009, trazia consigo, recomendações quanto ao uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP) e do Sistema de Registro de Ponto (SREP). 

Conforme suas diretrizes, os sistemas de ponto eletrônico deveriam registrar as marcações com precisão, não permitindo:

  • Impor restrições de horário para registrar o ponto;
  • Realizar marcação automática do ponto usando horários predefinidos ou contratuais;
  • Exigir autorização prévia para registrar horas extras;
  • Ter qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo funcionário.

Já a Portaria 373 surgiu em 2011, mediante os avanços tecnológicos no controle da jornada dos colaboradores. 

O ponto eletrônico digital deixou de lado o uso do relógio de ponto e passou a adotar a marcação de pontos por meio de outros dispositivos, como: celulares, computadores e tablets. 

Com o avanço tecnológico, a legislação trabalhista teve que incorporar regulamentações relacionadas ao uso desses sistemas. 

A Portaria estabeleceu que as empresas só poderiam adotar sistemas alternativos com a autorização de uma Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Além disso, assim como na portaria anterior, os sistemas online também tiveram certas restrições. De acordo com o artigo 3° da portaria, os sistemas não podem:

  • Impor restrições à marcação do ponto;
  • Realizar marcação automática do ponto;
  • Exigir autorização prévia para marcação de horas extras;
  • Permitir a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Portaria 671

À medida que a tecnologia avançou, as portarias 1510 e 373 se mostraram desatualizadas, ou seja, era necessário a criação de uma outra lei que se adaptasse melhor às demandas do mercado.

Em novembro de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência instaurou a portaria 671, cujo unificou as normas já existentes e as atualizaram, o que trouxe maior objetividade e clareza.

Além disso, uma das principais mudanças determinadas foi a classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em três diferentes categorias, sendo:

  • REP-A: Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e programas de computador voltados ao registro da jornada de trabalho;
  • REP-C: Registro de ponto convencional;
  • REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, o que inclui os coletores de marcações, programa de tratamento de dados e armazenamento de registro de ponto.

Vale ressaltar que a portaria define que para as categorias REP-C e REP-P, um comprovante de ponto para cada horário registrado deve ser emitido, seja em formato impresso ou digital.

Outro ponto de mudança com a nova portaria foi a extinção dos arquivos ADFT e ACJEF e a criação de um novo padrão. 

Em outras palavras, essas mudanças buscam fornecer diretrizes claras sobre o registro de ponto, garantindo a transparência, a segurança e a conformidade com as leis trabalhistas em relação ao controle de jornada dos colaboradores.

Quais os benefícios do ponto eletrônico digital? 

Se você chegou até aqui, é muito provável que já conheça um ponto eletrônico digital e saiba que ele possui inúmeras vantagens para o setor de RH de qualquer empresa. 

No entanto, agora vamos citar alguns benefícios que são os diferenciais para que esse modelo de controle de ponto se destaque dentre todas as opções. Observe e, após analisar os pontos abaixo, não deixe de fazer a sua melhor escolha. 

Gerenciamento prático da folha de ponto

O ponto eletrônico digital simplifica e agiliza o processo de registro e controle de horas de trabalho. Isso porque, os funcionários possuem a autonomia de registrar seus horários de entrada e saída diretamente pelo aplicativo, eliminando a necessidade de preencher planilhas físicas ou assinar folhas de papel. 

Redução de custos

O uso de um ponto eletrônico digital elimina o uso de papel, planilhas físicas e processos manuais. Além disso, a automatização do processo de registro de ponto reduz erros e fraudes, evitando pagamentos incorretos e retrabalho. Isso resulta em uma melhor gestão de recursos e economia de dinheiro.

Otimização de tempo

Além de todos os pontos citados acima, o ponto digital permite que os funcionários registrem seus horários de trabalho de forma rápida e prática. Sendo assim, a automatização do processo de cálculo de horas e geração de relatórios economiza tempo para o setor de RH. 

Segurança de dados

A segurança de dados é um dos pontos mais fortes dos pontos eletrônicos digitais, isso porque eles possuem recursos avançados que incluem criptografia de ponta a ponta, proteção contra acesso não autorizado, armazenamento em nuvem e backups regulares, em conformidade com as regulamentações da LGPD. 

Desse modo, os pontos digitais podem simplificar os processos da sua empresa, trazendo maior precisão, eficiência e segurança. Além de otimizar o tempo e os recursos dedicados à gestão de pessoal. 

Ponto eletrônico digital x outras modalidades qual o melhor?

A gestão de frequência e horas trabalhadas é uma parte essencial da administração de qualquer empresa.

Antigamente, elas utilizavam métodos manuais, como registros de papel ou cartões de ponto mecânicos, para controlar o horário dos colaboradores. 

No entanto, com os avanços tecnológicos, surgiu o ponto eletrônico digital como uma alternativa mais eficiente e precisa.

Neste contexto, a comparação entre o ponto eletrônico digital e outras modalidades de controle de frequência se torna relevante. Abaixo, iremos compará-lo com outras modalidades. Vamos lá?

Ponto manual

O ponto manual ou cartográfico surge como uma possível solução prática e econômica para as pequenas e médias empresas que necessitam economizar. 

Mas, apesar do seu funcionamento ser simples, o ponto manual pode abrir precedentes para erros e fraudes. 

A fraude no controle de ponto pode ocorrer tanto por parte do empregador quanto por do empregado, incluindo a manipulação de registros e pedidos para que um colega registre o ponto em nome de um colaborador ausente.

No entanto, é importante ressaltar que essas práticas fraudulentas não são toleradas pela lei, e aqueles que as praticam podem ser demitidos por justa causa.

Muitas empresas enfrentam o problema da perda de cartões de ponto por parte dos colaboradores. Isso cria desordem durante o tratamento dos registros de frequência e torna difícil realizar um acompanhamento detalhado, seguro e preciso. 

Para evitar todos esses contratempos, adotar um sistema de ponto eletrônico digital representa a solução ideal. 

O ponto eletrônico digital utiliza uma série de medidas de segurança avançadas para o registro de ponto, incluindo geolocalização e reconhecimento facial, o que praticamente elimina as possibilidades dessas atividades fraudulentas.

Dessa maneira, a adoção da tecnologia através de um sistema de controle de ponto eletrônico pode atuar como uma eficaz barreira contra fraudes no registro de ponto, proporcionando maior transparência na relação de trabalho e oferecendo acesso em tempo real aos dados do sistema.

Ponto eletrônico 

Aqui, os colaboradores utilizam suas impressões digitais e um relógio de ponto REP para registrar suas horas de trabalho. 

Uma vez que concluem sua jornada de trabalho, o profissional de RH ou DP utiliza um pen drive para extrair os pontos. Logo em seguida, ele sobe esses dados para um sistema de pagamento para então fechar a folha de ponto.

É importante destacar que geralmente você só pode utilizar os REPs dentro das instalações da empresa.

Isso significa que, para os colaboradores que trabalham em regime de home office, o relógio de ponto eletrônico apresenta limitações significativas.

Devido a essas limitações, o controle de ponto eletrônico possui uma série de desvantagens em comparação com o ponto eletrônico digital. Vamos a elas:

Fragilidade no tratamento dos pontos

Ferramentas como o relógio de ponto, que não armazenam as informações em nuvem, podem ser propensas a instabilidades. 

Isso gera uma burocracia significativa no tratamento de ponto, já que os gestores precisam extrair manualmente as informações do REP diariamente ou semanalmente; 

Deficiência em relatórios

O relógio de ponto não dispõe de um sistema que auxilie no monitoramento das informações. 

Isso deixa o departamento de RH sem visibilidade sobre o controle de indicadores importantes, como horas extras, banco de horas, intervalos intrajornada e interjornada

Essa falta de informação pode acarretar riscos e atrasos no fechamento da folha de ponto da empresa.

Portanto, o uso do ponto eletrônico digital oferece uma alternativa mais econômica, flexível e eficaz em comparação com os métodos tradicionais. 

Essa transição pode ajudar as empresas a superar desafios relacionados ao controle de frequência, garantindo maior precisão, eficiência e conformidade.

Ponto por planilha 

Por meio do Excel, é possível criar uma planilha para registrar as horas de trabalho dos funcionários e gerenciar os registros de ponto. No entanto, é importante reconhecer que há riscos significativos associados a esse método.

Embora uma senha de segurança possa ser implementada para acessar a planilha, a integridade dos dados fica comprometida, pois as informações podem ser facilmente alteradas a qualquer momento. 

Isso contrasta com o uso de um ponto eletrônico digital, que garante o registro seguro das informações, mantendo-as organizadas em tempo real e protegidas contra manipulações.

Além disso, existe a preocupação de que a planilha possa ser excluída acidentalmente do sistema de análise, resultando na perda de todos os registros de ponto.

Independentemente do tamanho da empresa, isso é altamente indesejável. Recuperar esses dados pode ser demorado, e as alterações na planilha podem prejudicar os funcionários e dificultar o fechamento preciso da folha de ponto.

É importante destacar que todas essas complicações podem resultar em sérios problemas para as empresas. 

Elas incluem a falta de organização dos registros de ponto, burocracia no fechamento da folha de ponto, além de ser muito fácil fraudar, alterando os horários desejados, e até mesmo de pontos passados.

Portanto, considerar a transição para o ponto eletrônico digital é uma medida importante para garantir a precisão, segurança e eficiência na gestão de frequência dos colaboradores.

Como um ponto eletrônico digital pode prevenir sua empresa de riscos trabalhistas?

Antes de mais nada, gostaríamos de saber se a sua empresa possui estratégias preventivas para lidar com riscos trabalhistas? Você já imaginou as consequências de uma auditoria mal realizada? Mas calma! Continue a leitura desse artigo, pois iremos te explicar como prevenir.

No cenário dos negócios, as falhas no controle da jornada dos colaboradores fazem parte do dia a dia das empresas, o que pode resultar em diversos processos trabalhistas relacionados à problemas no controle de ponto. 

Para se ter uma ideia, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho, somente entre os meses de janeiro e julho, mais de 288 mil processos foram registrados. 

Entre as principais demandas, estão: não pagamento das horas extras, falta de registro da jornada de trabalho, supressão das horas extras habituais, integração das horas extras em outras verbas salariais, entre outras. 

Além disso, o ponto eletrônico digital garante o tratamento eficaz do registro de ponto, e também assegura a proteção de dados, impedindo o acesso não autorizado a informações sensíveis relacionadas aos colaboradores. 

Isso se torna ainda mais relevante com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que visa resguardar informações pessoais em diversos contextos, incluindo o ambiente de trabalho.

Vale lembrar que ele também oferece a possibilidade de realizar backups de dados regulares, aumentando a segurança jurídica da organização. 

Isso evita a perda de informações importantes e sigilosas sobre a jornada de trabalho e os colaboradores, registros que podem ser solicitados judicialmente quando necessário.

Portanto, é essencial adotar um ponto eletrônico digital para se proteger e prevenir problemas futuros.

Quanto custa um ponto eletrônico digital? 

Saiba quanto custa um ponto eletrônico digital.

O custo de um sistema de ponto eletrônico digital varia conforme o tipo de sistema escolhido e suas funcionalidades. 

Para relógios de ponto, você precisa adquirir o dispositivo, insumos e o sistema operacional. Além disso, a instalação e configuração requerem um técnico, adicionando um custo extra.

No caso do ponto online, você contrata o serviço e fornece um dispositivo para marcação de ponto. 

Comparando o custo-benefício, o ponto online oferece vantagens, pois permite a escolha de planos de acordo com a necessidade da empresa, resultando em maior flexibilidade financeira.

Implementação do ponto eletrônico digital

A introdução do ponto eletrônico digital em uma empresa requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. Veja abaixo, quais são os passos para implementá-lo na sua empresa.

Passos para introduzir o ponto eletrônico digital na sua empresa

No processo de implementação, executamos as seguintes etapas:

  • Configuração das escalas dos colaboradores de forma rápida e digital;
  • Liberação do acesso ao aplicativo, com a possibilidade de integração aos relógios de ponto; 
  • Cadastro de todos os colaboradores no sistema, alinhando seus respectivos cargos e funções.

Você notou a simplicidade e rapidez do processo de implementação? Ao finalizar todos esses passos, o ponto eletrônico digital já pode ser utilizado por todos os colaboradores, via web, tablet ou celular, através do aplicativo. 

Treinamento dos colaboradores e adoção da nova tecnologia

As empresas devem levar em consideração o processo de adaptação dos colaboradores às mudanças, pois alguns colaboradores costumam resistir e ter dúvidas diante de qualquer mudança.

Para isso, a comunicação transparente se torna uma ferramenta essencial para que os impactos de uma mudança repentina de sistema provoque efeitos positivos.

Nesse contexto, antes de implementar o ponto eletrônico digital, comunique-se com a sua equipe, para que não só possam saber sobre a mudança, mas também compreender que ela auxiliará a todos na gestão da rotina de trabalho. 

Além disso, apresente a ferramenta e treine a sua equipe. Se a solução for intuitiva, rápida e prática, maiores serão as possibilidades dos seus colaboradores se adaptarem à novidade.  

Melhor solução de ponto eletrônico digital

Ao investir em novas tecnologias em relação ao controle de ponto, sua empresa só terá benefícios.

O sistema do DOT8 possui uma gestão do tratamento de ponto completa, que auxilia na marcação de ponto.

Ele conta com um eficiente sistema de monitoramento de riscos, que coleta dados de todos os pontos registrados pelos colaboradores. 

Com base nas escalas de trabalho, esse sistema gera métricas intuitivas e completas que auxiliam você na melhor tomada de decisão para a sua empresa.

Além disso, temos assessoria trabalhista personalizada com advogados credenciados que preparam a sua empresa para o ponto eletrônico digital, deixando-a prevenida quanto aos riscos trabalhistas.

Ele possui também conformidade com a lei e seguindo as diretrizes estabelecidas na Portaria 671 do MTP, sua empresa mantém uma base segura. 

O sistema DOT8 é a solução ideal para otimizar a gestão do tempo de trabalho da sua organização, proporcionando estabilidade ao ambiente corporativo. Não hesite em nos contatar e aproveitar esses benefícios.

Conclusão 

Neste artigo, você notou que o ponto eletrônico digital é a solução ideal para as empresas que desejam otimizar a jornada de trabalho e elevar os níveis de produtividade da sua equipe. 

Nesse sentido, você pode experimentar gratuitamente nossa plataforma e ver como o DOT8 pode transformar a experiência de gerenciar o controle de ponto da sua equipe.

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Até a próxima!

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