A marcação de ponto é essencial para registrar os horários de trabalho e pausas dos colaboradores.
Utilizar ferramentas digitais para esse controle potencializa as áreas de RH e DP, tornando-as mais estratégicas e garantindo uma apuração de dados precisa.
Além disso, controlar a jornada dos funcionários vai além do simples armazenamento das horas trabalhadas e registro de horas extras. É uma obrigação legal que empresas precisam cumprir.
Gerenciar o ponto de cada colaborador consome tempo da equipe de RH. Sem um sistema adequado de controle de ponto, assegurar a eficiência deste processo se torna um desafio e tanto para as empresas.
Nesse contexto, você sabe qual a real importância da marcação de ponto nas empresas?
Preparamos este conteúdo completo para você entender tudo sobre este assunto tão importante, o que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) diz a respeito, o que mudou com a reforma trabalhista e qual é o software de marcação de ponto ideal para a sua empresa.
Confira quais serão os tópicos abordados e boa leitura!
O que é marcação de ponto?
A grosso modo, a marcação de ponto é um processo, onde os funcionários vão registrar os horários feitos durante o dia na empresa.
Ou seja, é uma forma de registrar o tempo em que estiver trabalhando, seja a entrada, o horário de almoço, a volta e a saída.
A marcação de ponto também é uma forma dos empregadores saberem se o empregado trabalhou ou não, cumprindo todos os horários, é claro!
Além de monitorar a frequência dos trabalhadores, com a marcação de ponto é possível medir níveis de produtividade, calcular horas trabalhadas e principalmente, cumprir com as normas trabalhistas vigentes.
O que diz a CLT sobre a marcação de ponto?
A CLT, através do art. 74 estabelece que toda empresa que possuir 20 ou mais colaboradores precisa realizar o controle de ponto.
Vale lembrar que, atualmente, existem 3 (três) formas de realizar esse controle. Vamos falar mais sobre elas no decorrer do texto.
O artigo ainda estabelece diretrizes claras sobre o registro de horário de trabalho dos empregados, incluindo:
- Identificação do empregado;
- Horário de entrada e saída;
- Intervalos intrajornada e interjornada;
- Atrasos, faltas e saídas antecipadas;
- Horas extras;
- Períodos à disposição do empregador.
O registro de ponto foi instituído pela Lei 7.855 para solucionar conflitos frequentes entre empregadores e empregados. Isso evidencia a importância e a sensibilidade do tema.
Sem um sistema de registro eficiente, como determinar a remuneração correta do colaborador, garantindo que ele tenha cumprido sua jornada?
E se um empregador alega que o colaborador trabalhou menos do que o acordado, como resolver esse problema?
Ou melhor, se a empresa utiliza um sistema de registro suscetível a fraudes, como esses dados poderão ser válidos em um processo trabalhista?
Diante dessas questões, foi criada a Lei do Ponto Eletrônico em 2009, estabelecida pela Portaria 1510 do Ministério do Trabalho, visando aprimorar a precisão e confiabilidade dos registros de jornada.
Atualmente, a lei que regulamenta a utilização de sistemas alternativos para controle de jornada é a Portaria 671. Continue conosco, pois iremos falar um pouco sobre ela.
Portaria 671
A Portaria 671 foi criada para simplificar e aprimorar as diretrizes de registro de ponto, substituindo as antigas portarias 1510 e 373. Este novo regulamento visa tornar as regras mais transparentes e diretas.
Entre as principais atualizações, estão:
- A necessidade de fornecer um comprovante de registro de ponto, que pode ser eletrônico ou impresso, foi estabelecida de forma mais clara;
- A Portaria eliminou a exigência de acordos coletivos para a adoção de sistemas alternativos de registro;
- Foi introduzido um novo padrão fiscal em substituição aos arquivos AFDT e ACJEF, simplificando os processos fiscais.
O espelho de ponto foi aprimorado, agora com informações mais detalhadas e precisas.
A padronização no registro de ponto foi oficializada com os modelos REP-A, REP-C e REP-P, garantindo consistência e clareza no processo.
Se você deseja saber mais sobre a Portaria 671, leia nosso artigo completo: O que muda no controle de ponto com a nova Portaria 671?
Quando o colaborador deve registrar seu ponto?
O colaborador deve efetuar a marcação de ponto nos horários determinados pela empresa, alinhados às normas trabalhistas em vigor.
Os momentos de marcação são:
- Início da jornada: registrar o ponto no início do trabalho, marcando o horário de início das atividades.
- Saída para intervalo: em caso de pausas durante a jornada, o ponto deve ser marcado ao iniciar o intervalo para descanso ou alimentação;
- Retorno do intervalo: após o intervalo, o colaborador deve registrar novamente o ponto para indicar o reinício das atividades;
- Término da jornada: finalizar a jornada registrando o ponto, indicando o horário de encerramento das atividades.
Essas marcações são fundamentais para a análise correta das horas trabalhadas, verificação de horas extras e conformidade com a legislação trabalhista, conforme o art. 74 da CLT.
Vale destacar que a empresa deve esclarecer como realizar essas marcações, seja por relógios digitais, aplicativos móveis ou outros sistemas.
Dessa forma, todos os colaboradores estarão cientes das diretrizes e procedimentos para a marcação de ponto, promovendo transparência e cumprimento das obrigações legais.
Como fazer a marcação de ponto?
A marcação de ponto desempenha um papel importante na gestão de tempo, fazendo com o que as empresas paguem corretamente os seus colaboradores.
Além disso, garante que as empresas monitorem com precisão as horas trabalhadas e os benefícios devidos.
Existem inúmeras formas de se fazer a marcação de ponto. As 3 (três) mais comuns são:
- Relógio de ponto;
- Sistema de ponto eletrônico;
- Sistema de ponto biométrico.
A seleção do método de marcação varia conforme as características e demandas de cada organização.
Pequenas empresas podem optar pelo tradicional relógio de ponto, enquanto aquelas de maior porte tendem a adotar sistemas eletrônicos avançados ou soluções biométricas para registro de jornada.
Quais informações devem constar no comprovante de ponto?
Para as empresas que possuem o REP para controle de ponto, já sabem como funcionam os comprovantes de registro.
Estes registros são impressos cada vez que um funcionário registra sua entrada ou saída, resultando em pelo menos quatro comprovantes diários.
Independentemente do tipo de REP utilizado, é essencial que os comprovantes incluam:
- Identificação da empresa com o CNPJ;
- Endereço da empresa;
- Número de série do REP;
- Nome do empregado e número do PIS;
- Data e horário do registro;
- Número Sequencial de Registro (NSR).
Além do REP, sistemas de marcação de ponto online também oferecem a emissão de comprovantes. Nesse caso, os registros são armazenados na nuvem, facilitando consultas futuras.
Quem é responsável pela marcação de ponto?
A gestão da marcação de ponto é uma responsabilidade conjunta de empregados e empregadores, podendo variar conforme as normas trabalhistas e as diretrizes internas da organização.
Empregados devem assegurar que seus registros de ponto sejam precisos e estejam alinhados com as políticas da empresa e legislação vigente.
Isso inclui o registro correto de horários de entrada, saída e pausas conforme estipulado.
Além disso, empregados podem ser solicitados a explicar atrasos ou saídas antecipadas, conforme estabelecido pelas políticas internas da empresa.
Entretanto, as empresas têm o dever de oferecer mecanismos eficientes para que seus funcionários registrem o horário de trabalho.
Isso pode ser feito por meio de relógios de ponto, sistemas eletrônicos, aplicativos ou outras soluções tecnológicas.
Esses sistemas de registro devem ser confiáveis, seguros e alinhados com as normas trabalhistas vigentes.
A precisão na marcação de ponto é importante para determinar as horas trabalhadas, calcular salários e horas extras de forma correta, e garantir a conformidade com a legislação trabalhista.
Dessa forma, tanto os empregadores quanto os empregados mantêm um ambiente de trabalho justo, transparente e em conformidade com as leis.
E se o funcionário esquecer de fazer a marcação de ponto?
Se um colaborador esquecer de registrar sua saída da empresa, ele precisa comunicar o RH ou o DP sobre o incidente e informar o horário de encerramento de sua jornada.
Com ferramentas avançadas de controle de ponto, muitas soluções permitem que o próprio colaborador solicite ajustes diretamente pelo aplicativo.
Isso não só economiza tempo do RH, mas também otimiza o processo.
Os gestores têm um papel importante em orientar os profissionais sobre a necessidade de registrar o ponto corretamente e monitorar se há recorrência no esquecimento.
Quando ocorre uma ausência, será preciso que o colaborador apresente um atestado médico para que a falta seja devidamente registrada no sistema e as horas não sejam deduzidas do salário.
É fundamental destacar que a legislação não prevê desconto salarial por falta de marcação de ponto.
Assim, um colaborador que esquece de registrar sua saída não terá seu salário reduzido por esse motivo.
No entanto, em caso de ausência do colaborador, o empregador tem o direito de realizar o desconto.
Se o profissional esteve presente mas não registrou o ponto, será complicado validar a jornada daquele dia, reforçando a importância da marcação adequada.
Considerando a cultura da empresa, é interessante buscar maneiras de motivar os colaboradores a registrarem o ponto de forma eficiente e, quando necessário, aplicar advertências para aqueles que negligenciam essa responsabilidade.
Há isenção de marcação de ponto para funcionários?
Sim! Certos funcionários estão dispensados da obrigatoriedade de registrar o ponto devido à natureza de suas atividades ou ao nível de responsabilidade que possuem.
Conforme estipulado pelo art. 62 da CLT, empregados que realizam atividades externas que não permitem a fixação de horários estão isentos do controle de jornada.
Estes profissionais, também conhecidos como “isentos de controle de horário”, possuem autonomia na gestão de suas tarefas e não têm uma jornada de trabalho definida.
Entre os exemplos estão vendedores externos, representantes comerciais e profissionais que trabalham de maneira autônoma fora da sede da empresa.
É importante destacar que a dispensa da marcação de ponto não isenta esses trabalhadores do cumprimento das normas trabalhistas, como horários acordados, intervalos para descanso e limites de horas trabalhadas.
As normas trabalhistas estabelecem critérios claros para identificar quais empregados se encaixam nessa categoria de exceção.
Quais são os tipos de marcação de ponto?
Como você percebeu, atualmente, existem 3 (três) sistemas de marcação de ponto. Manual, mecânico e eletrônico. Vamos falar sobre cada uma delas logo abaixo. Veja!
Controle de ponto manual
Geralmente, o controle de ponto manual é feito através dos livros de ponto, ou seja, cadernos ou livros físicos, cujo colaboradores fazem anotações à caneta, referentes à entrada, pausas de refeição (almoço, café da tarde ou jantar).
Entretanto, esse método é o menos recomendado, já que está sujeito a erros, como rasuras, e até mesmo a possíveis fraudes, pois é impossível saber se aquelas informações anotadas partiram do funcionário em questão ou de outros colegas de trabalho.
Para o setor de RH ou DP, é desafiador monitorar essas ações quando se utiliza um sistema de registro de ponto manual.
O que não deve ser feito?
Para evitar erros e até mesmo fraudes, é importante que os funcionários e as empresas evitem práticas como:
- Registrar as horas de forma incorreta;
- Ignorar o registro de horas extras;
- Desconsiderar os intervalos de descanso;
- Falhar em justificar ausências;
- Não aderir às normas regulamentares;
- Deixar de atualizar registros regularmente;
- Não realizar backups dos registros;
- Omitir comunicações sobre mudanças;
- Não assegurar a privacidade das informações;
- Não verificar e validar informações corretamente.
Controle de ponto mecânico
Esse tipo de ponto é também conhecido como ponto cartográfico, ou seja, o ponto é registrado por meio de um cartão de papel em uma máquina que registra os horários.
Embora adotado no passado, esse método de controle tem as desvantagens do método manual, ou seja, também é vulnerável a fraudes. Se o dispositivo falhar, a empresa precisará recorrer ao controle manual.
Controle de ponto eletrônico
Para esse tipo de controle, é fundamental que a empresa tenha um sistema de tratamento de ponto.
Ou seja, após as batidas do mês, esse sistema irá transformar essas batidas em dados para que o RH ou DP possam gerar a folha de pagamento.
Os problemas do relógio de ponto estão principalmente ligados à sua falta de flexibilidade na marcação.
Essa rigidez pode comprometer o monitoramento adequado das horas trabalhadas em regimes como o home office ou para profissionais que operam fora das instalações da empresa, como vendedores, motoristas e técnicos.
Além disso, o relógio de ponto convencional demanda manutenção regular.
Isso implica na necessidade de contratar técnicos especializados para os reparos, além da compra de insumos para o aparelho, resultando em custos adicionais para a empresa.
Aproveite para ler também: Relógio de ponto digital: quais são as vantagens e desvantagens ao utilizá-lo?
O relógio de ponto adotará o modelo REP-C, do qual falamos anteriormente.
Este sistema engloba o registrador eletrônico de ponto convencional junto ao software de tratamento.
O REP-C oferece três métodos de marcação de ponto: biométrico, magnético e por senha.
Discutiremos detalhadamente sobre cada um desses métodos logo abaixo. Confira!
Ponto biométrico
Como o próprio nome já diz, o ponto biométrico faz parte do relógio de ponto com biometria, responsável por captar a impressão digital do colaborador e registrar a sua jornada.
Ponto magnético
Embora o nome cause certa estranheza, o ponto magnético é um método fácil de entender.
Cada colaborador usa um cartão magnético para registrar seus horários de entrada, saída e intervalos ao se aproximar do relógio de ponto.
No entanto, uma desvantagem é que se o funcionário perder o cartão, o RH terá que registrar os horários manualmente.
Ponto por senha
Existem relógios de ponto que possuem ponto por senha. Ele funciona da seguinte maneira: os colaboradores, assim que são contratados, recebem uma senha pré-definida, e toda vez que forem executar o registro dos seus horários, devem digitá-la no aparelho.
Conheça as vantagens do ponto online
O ponto online oferece uma solução completa para gestão de inúmeros tipos de situações, incluindo férias, abonos e jornadas flexíveis.
Com alta segurança de dados, utiliza recursos avançados como leitura biométrica via reconhecimento facial e digital.
É ideal para controle de faltas, gestão de equipes e avaliação de produtividade, também auxilia na gestão de custos e otimiza processos essenciais para o sucesso das empresas.
Continue a leitura e confira quais são as principais vantagens de fazer a marcação de ponto online. Veja!
Segurança
Fazer a marcação de ponto online oferece praticidade e flexibilidade no gerenciamento da jornada dos seus colaboradores.
Através do acesso web, seja pelo computador, tablet ou celular, os colaboradores podem registrar seu ponto de forma fácil e rápida.
Com a opção de um aplicativo móvel ou acesso via computador, os colaboradores têm a conveniência de escolher o método que melhor se adapta às suas necessidades.
Ao optar pela marcação online, você simplifica o processo, ocorrendo apenas com a batida de ponto.
O uso da biometria ou do reconhecimento facial auxilia na prevenção de fraudes frequentes associadas ao uso de crachás tradicionais, garantindo maior confiabilidade no registro da jornada de trabalho.
Controle de acesso ao sistema
Um bom sistema de ponto online deve contar com uma tecnologia de segurança robusta.
O DOT8, por exemplo, além de contar com a ferramenta de antifraude e diferentes formas seguras de registro de ponto, possui o acesso dividido em diferentes níveis hierárquicos.
Mas você deve estar se perguntando, o que isso significa? As empresas que fazem o uso da solução conseguem definir e restringir as ações dos colaboradores, assim como o tipo de informação acessível para cada um.
Isso permite que o histórico de registro de ponto, o banco de horas e outros dados confidenciais sejam acessados apenas pelo gestor de RH/DP e por líderes designados pela empresa.
Além disso, os demais membros da equipe só têm acesso às funcionalidades necessárias para suas marcações e verificações, o que eleva a segurança da solução.
Sem necessidade de equipamentos físicos
Por resolver tudo em ambiente online, as empresas não precisam comprar REPs, além de evitar gastos com instalação e insumos, o que evita gastos desnecessários.
Assim, podem investir o seu capital em outras áreas mais importantes.
Sempre em conformidade com a lei
A gestão eficaz do controle de ponto é fundamental para o cumprimento da legislação trabalhista.
Com a solução de controle de ponto online oferecida pelo DOT8, o setor de RH/DP ganha visibilidade imediata sobre as horas trabalhadas pelos colaboradores, garantindo que não excedam os limites legais estabelecidos ou que as jornadas estejam alinhadas com as exigências legais.
Além de assegurar a conformidade da CLT e as diretrizes do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), a utilização do DOT8 também assegura a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), protegendo assim as informações pessoais dos colaboradores.
Otimização de rendimento das equipes de trabalho
Um sistema de controle de ponto não só monitora a presença dos colaboradores, mas também oferece informações importantes para o RH ou DP.
Nesse sentido, o DOT8 vai além de um simples registro online de entrada e saída, sendo uma ferramenta estratégica para aprimorar a gestão de pessoas na sua organização.
Com o DOT8, por exemplo, você pode detectar rapidamente se um setor está acumulando horas extras ou enfrentando altos índices de absenteísmo.
Esses indicadores são sinais claros que demandam uma investigação mais detalhada para entender suas causas.
Através de relatórios detalhados, pesquisas internas e feedbacks dos colaboradores, é possível identificar se a equipe está sobrecarregada de trabalho ou se há questões internas afetando a presença dos funcionários.
O setor pode necessitar de mais recursos se houver excesso de horas extras, enquanto problemas internos que precisam ser resolvidos podem ser indicados por um alto índice de faltas.
Utilizando essas informações, o RH ou DP pode desenvolver estratégias eficazes para mitigar esses desafios, seja contratando mais pessoal, reavaliando processos de trabalho ou implementando medidas para melhorar o ambiente organizacional.
Aproveite para ler também: Recrutamento e seleção: entenda a importância de investir em um processo de qualidade
Saiba como fazer uma marcação de ponto online com segurança
Agora que você já sabe o que é a marcação de ponto, o que diz a lei, quais são os tipos de marcação, dentre outros assuntos, saiba como fazê-la de maneira segura. Confira!
Antes de mais nada, é preciso que você adote uma série de medidas e práticas, visando maior segurança.
Primeiro, você deve escolher uma plataforma de marcação de ponto confiável, verificando sua reputação, medidas de segurança e políticas de privacidade.
Essa plataforma deve adotar criptografia avançada para proteger as informações de marcação durante sua transmissão e armazenamento.
Para um acesso mais seguro, implemente a autenticação de dois fatores (2FA), adicionando uma camada extra de segurança além da senha.
É importante também que você gerencie o acesso definindo diferentes níveis de permissões para os usuários, assegurando que apenas pessoas autorizadas possam modificar os registros de ponto.
Reforce a segurança dos dispositivos usados para acessar a plataforma, encorajando os funcionários a usar senhas robustas e manter seus softwares sempre atualizados.
É essencial monitorar as atividades e manter um registro de auditoria detalhado, para identificar qualquer atividade suspeita ou acesso não autorizado.
Estabeleça políticas claras de uso e ofereça treinamento aos funcionários sobre a plataforma e medidas de segurança cibernética, melhorando a segurança geral.
Mantenha a plataforma sempre atualizada para corrigir possíveis vulnerabilidades e faça backups regulares dos dados para prevenir perdas em caso de falhas técnicas.
E por último, garanta que a plataforma esteja em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados e legislações trabalhistas vigentes em sua região.
Seguindo essas orientações, você reforça a segurança da marcação de ponto online, protege as informações dos funcionários e garante a integridade do sistema de registro.
Conclusão
Chegamos ao final de mais um texto! Esperamos que você tenha compreendido tudo sobre a marcação de ponto.
Vale lembrar que é importante manter a conformidade com as leis durante a gestão da jornada de trabalho para que haja um bom clima organizacional entre você e seus funcionários.
Então, o que você está esperando para otimizar os processos do RH ou DP da sua empresa? Entre em contato conosco, modernize a sua marcação de ponto e fortaleça as relações de trabalho!
Se você gostou deste texto, compartilhe-o em suas redes sociais e veja outros conteúdos interessantes através do nosso blog.
Até a próxima!
