A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) representa um documento indispensável para aqueles que são contratados sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) no território brasileiro.
Ele abrange todos os registros de experiências de trabalho, empresas de pequeno, médio e grande porte de todos os setores, e até mesmo atividades domésticas.
Entretanto, em 2019, a Carteira de Trabalho Digital surgiu, apresentando mudanças significativas que facilitariam ainda mais os processos do RH ou DP.
Por mais que no ano passado, a Carteira de Trabalho Digital tenha registrado mais de 685,2 milhões de acessos, o que soma ao total de mais de 1,8 bilhão de acessos desde a sua criação, há inúmeras dúvidas que precisam ser resolvidas.
Pensando nisso, preparamos esse texto onde falaremos em detalhes como funciona a Carteira de Trabalho Digital, o que diz a lei e como os empregadores e empregados podem acessá-la.
Veja os tópicos que serão abordados e boa leitura!
O que é a Carteira de Trabalho?
Assim como dissemos, a carteira de trabalho é um documento utilizado para comprovar o vínculo empregatício entre funcionário e empresa.
Na carteira de trabalho são anotados todos os dados e informações referentes às experiências profissionais dos trabalhadores, tais como:
- Data de admissão;
- Cargo;
- Salário;
- Férias;
- E demais informações importantes sobre a relação de trabalho.
Quando surgiu a Carteira de Trabalho?
Você sabia que a carteira de trabalho não surgiu a partir da promulgação da CLT? Na verdade, ela surgiu a partir de um decreto assinado por Getúlio Vargas, então presidente em 1932.
Seu primeiro nome foi Carteira Profissional. E surgiu com o propósito de regulamentar o dia a dia do trabalhador urbano, já que naquela época, a atividade industrial começou a se fortalecer.
Com a sua criação, a regulamentação do trabalho na indústria e comércio foi estabelecida, assegurando todos os direitos profissionais dos trabalhadores.
Posteriormente, em 1969, houve uma alteração no nome da Carteira Profissional, que passou a ser denominada Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) através do Decreto-Lei Nº 926.
Essa modificação teve como propósito a modernização e atualização do documento, uma vez que a carteira compilava todos os registros da trajetória profissional de um indivíduo, englobando mudanças de emprego ou ocupações.
Com essa medida, todos os trabalhadores passaram a ser regidos por um único documento, culminando na extinção da Carteira Profissional, Carteira de Trabalho do Menor e Carteira Profissional do Trabalhador Rural.
O que diz a lei sobre o uso da CTPS?
A utilização da Carteira de Trabalho Digital foi promulgada a partir da Portaria nº 1.065. Ela equiparada à versão física da Carteira de Trabalho, é automaticamente disponibilizada a todos os cidadãos portadores de CPF, requerendo, contudo, a ativação prévia.
A identificação exclusiva da Carteira de Trabalho Digital é o CPF do titular, tornando o número de cadastro a informação essencial no início de novas relações empregatícias.
Em consonância com a tradição, destaca-se que o Decreto-lei nº 926, datado de 10 de outubro de 1969.
Além disso, estabeleceu a Carteira de Trabalho como documento único para todos os indivíduos envolvidos em atividades, abrangendo setores como comércio, indústria, agricultura, pecuária e serviços domésticos.
O referido decreto, inserido no art. 29 da Seção IV da CLT, detalha as regulamentações e normativas pertinentes às anotações na CTPS.
Com a promulgação da Lei da Liberdade Econômica, o art. 29 sofreu modificações, sendo a mais significativa a extensão do prazo para registro da admissão na carteira, estendido para 5 (cinco) dias úteis, em substituição ao prazo anterior de 48 horas.
Entretanto, o parágrafo 8º do mencionado artigo ressalta que, apesar da ampliação do prazo para devolução da carteira, o trabalhador deve ter acesso a todas as informações de sua CTPS Digital em até 48 (quarenta e oito) horas após a anotação.
Qual a finalidade da Carteira de Trabalho Digital?
A CTPS Digital representa um avanço na simplificação da vida profissional, proporcionando ao trabalhador uma maneira mais eficiente de monitorar e requisitar benefícios, bem como reivindicar seus direitos legais.
Antigamente, quando a versão física do documento ainda era usada, os trabalhadores precisavam transportá-la até o local de trabalho para solicitar benefícios ou formalizar sua contratação.
Com a transição para a Carteira de Trabalho Digital, todos esses processos se tornaram mais acessíveis.
Além disso, o próprio colaborador tem a autonomia de solicitar benefícios e se manter atualizado sobre sua situação profissional, tudo isso sem sair de casa – basta possuir acesso à internet e gerenciar os processos por meio do navegador ou aplicativo.
A Carteira de Trabalho Digital integra informações provenientes das diversas bases de dados governamentais com os dados fornecidos pelo empregador através do eSocial, um sistema online de registro de dados trabalhistas.
Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?
Você sabia que esse modelo virtual já existia aqui no Brasil? É isso mesmo! A Carteira de Trabalho Digital foi criada em 2017, entretanto, ela não substituía o documento físico e o seu uso era limitado, e era usada somente para acessar os dados pessoais do trabalhador.
Já esse novo modelo é aceito em todo território nacional para todos os tipos de necessidades.
Para obter a CTPS de forma tradicional, o trabalhador precisava agendar um horário e comparecer a um posto autorizado pelo Ministério do Trabalho, tendo em mãos, seu RG e número do PIS.
Durante o período de transição, aqueles que já possuem a versão física da carteira não necessitarão migrar para a versão digital, pois a mesma permanecerá válida.
A digitalização se aplica à emissão da primeira ou segunda via do documento, representando uma significativa melhoria em termos de eficiência no processo.
Enquanto a CTPS convencional demandava de 7 (sete) a 10 (dez) dias úteis para ser confeccionada, a versão digital é disponibilizada no mesmo dia.
Isso proporciona aos empregadores a capacidade de verificar, de maneira ágil, todos os antecedentes do colaborador através da internet.
Como a carteira de trabalho digital funciona para empregadores?
A Carteira de Trabalho Digital para empregadores segue um processo semelhante ao dos funcionários, simplificando operações como admissões, demissões e anotações por meio da internet.
Uma mudança significativa foi a ausência de uma numeração específica na carteira de trabalho digital, diferenciando-se da versão física.
Isso significa que as empresas podem executar todos os trâmites legais, utilizando exclusivamente o CPF do colaborador, eliminando a necessidade de recorrer à carteira física para realizar anotações.
Posso descartar minha Carteira de Trabalho antiga?
Não. Os trabalhadores que possuem a Carteira de Trabalho física devem guardá-la, pois ela ainda continua valendo como documento de comprovação das suas experiências anteriores.
Apesar da praticidade da Carteira de Trabalho Digital para exibir contratos de trabalho passados, é essencial preservar o documento original em tais situações.
A partir de agora, todas as anotações referentes a contratos, sejam eles novos ou preexistentes, serão exclusivamente realizadas de forma eletrônica.
O profissional terá a facilidade de acessar e monitorar essas informações de qualquer local por meio do aplicativo ou da internet.
Essa transição proporcionará maior comodidade e agilidade na gestão de aspectos como férias e salário.
Há mudanças para as empresas no momento da contratação?
A crescente digitalização de documentos trabalhistas está intrinsecamente ligada à implementação do eSocial, um projeto do Governo Federal que visa simplificar e unificar as entregas de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em uma única plataforma.
Criado em 2014, o eSocial inicialmente era de uso opcional, mas ao longo dos anos tornou-se obrigatório de maneira progressiva.
No que diz respeito à carteira de trabalho, as empresas que adotam o eSocial não necessitam mais efetuar anotações na versão impressa ou preencher a versão digital, pois as informações inseridas no sistema do eSocial são automaticamente transferidas para a CTPS digital.
Essa mudança simplificou significativamente o processo de admissão, contudo, é essencial seguir um procedimento específico.
Quando uma nova contratação é feita, a organização precisa registrar as informações do indivíduo no evento S-2200 (Registro Inicial do Vínculo e Admissão/Entrada do Empregado) no eSocial antes do começo das tarefas do colaborador.
Se todas as informações necessárias não estiverem disponíveis, outra alternativa é enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que contém informações simplificadas, para posteriormente completar o cadastro no evento S-2200.
Ao realizar esses passos, a empresa elimina a necessidade de o colaborador apresentar a carteira de trabalho física para preenchimento, uma vez que todos os dados estarão disponíveis de forma digital.
Como fazer a Carteira de Trabalho Digital?
Antes que a empresa possa fazer os registros necessários na Carteira de Trabalho Digital, é necessário que o funcionário realize o seu cadastro na plataforma do Governo Federal, utilizando um dispositivo móvel, desktop ou notebook.
Primeiramente, caso ele não tenha, será necessário criar uma conta no gov.br. Abaixo, iremos explicar para você passo a passo. Vamos lá?
Primeiro, você precisa acessar o Portal Emprega Brasil, e clicar em entrar com o gov.br (botão azul). Veja abaixo:
Você será direcionado para a página do gov.br. Basta inserir CPF, clicar em continuar, inserir a senha e clicar novamente em continuar (botão azul):
Agora, basta clicar em Carteira de Trabalho Digital, e verificar as informações que estão registradas:
Já pelo smartphone, você consegue visualizar todas as informações, através do aplicativo da Carteira de Trabalho Digital. Basta baixá-lo através da sua loja de aplicativos (Android ou IOS).
Após o sistema ter baixado e instalado o app, você precisará abri-lo e inserir as mesmas informações que mencionamos no tutorial para a versão desktop ou notebook.
1º passo: abra o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.
2º passo: Insira o número do seu CPF, clique em continuar. Insira a senha e clique novamente em continuar.
3º passo: Pronto! Agora você consegue visualizar todas as informações referentes ao seu vínculo empregatício atual, bem como empregos anteriores.
Agora que você já sabe como acessar a Carteira de Trabalho Digital, que tal conhecer os benefícios que ela possui? Continue fazendo a leitura e confira!
Quais são os principais benefícios da CTPS Digital?
A mudança para a Carteira de Trabalho Digital revolucionou a dinâmica entre empresas e colaboradores, proporcionando uma série de vantagens.
Para as empresas, essa inovação simplificou o registro de informações, agilizando procedimentos por meio do lançamento direto no eSocial.
Isso fez com que as empresas eliminassem a necessidade do colaborador apresentar o documento físico, reduzindo a burocracia ao dispensar o cadastro direto na carteira de trabalho de papel.
O aplicativo, integrado com órgãos governamentais como CAGED, PIS e eSocial, não só diminui riscos de erros ou fraudes, mas também facilita a identificação de inconsistências e informações falsas.
Do ponto de vista do trabalhador, a Carteira de Trabalho Digital oferece acesso rápido e fácil às suas informações, seja para consultas rotineiras ou na primeira solicitação do documento.
A emissão mais ágil, realizada diretamente pelo aplicativo, reduz o tempo anteriormente dedicado aos órgãos de atendimento ao trabalhador, como a Unidade de Atendimento Integrado (UAI) em MG ou as unidades do Poupa Tempo em SP e no RJ, o que resultou em uma otimização significativa.
Além da praticidade, a Carteira de Trabalho Digital assegura maior segurança ao manter as informações trabalhistas constantemente atualizadas e acessíveis.
Evitando problemas com perda, deterioração ou falta de espaço para anotações, comuns na versão impressa, esse avanço representa uma solução eficiente para os desafios enfrentados anteriormente.
Perguntas frequentes sobre a Carteira de Trabalho Digital
Conforme falamos no início do texto, por mais que a Carteira de Trabalho Digital já esteja consolidada, ainda existem dúvidas comuns. Portanto, resolvemos separar as principais para você. Vamos lá?
Como ver o número da Carteira de Trabalho Digital?
A Carteira de Trabalho Digital inovou ao abandonar a utilização do número e série da tradicional Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).
A importante mudança foi a integração direta do documento digital com o número do CPF, lhe dando uma identidade única.
Essa mudança elimina a possibilidade de duplicidade na numeração, uma vez que o CPF é exclusivo para cada indivíduo.
As empresas adotam agora o CPF como referência para registrar a trajetória profissional dos colaboradores.
Para os usuários, a praticidade é evidente: eles podem acessar registros e outras informações de forma rápida e eficiente por meio do eSocial, o sistema de unificação de dados do Governo Federal.
Como a empresa assina a Carteira de Trabalho Digital?
Não há a necessidade de assinar a Carteira de Trabalho Digital, diferentemente do processo tradicional com a versão física.
O colaborador apenas precisa fornecer seu CPF para que a empresa possa efetuar o cadastro no aplicativo.
Logo após a empresa efetuar o cadastro do colaborador no app, todas as informações são automaticamente integradas à base de dados associada ao site do Governo Federal.
Entretanto, para que o empregador possa oficializar o registro da carteira de trabalho, é essencial que o funcionário tenha previamente ativado seu cadastro na plataforma.
Quanto ao ato de assinar a carteira, no instante em que o empregador registra a nova admissão no eSocial, esse procedimento já configura uma assinatura válida, eliminando a necessidade de uma assinatura física do documento.
Por outro lado, através do aplicativo no smartphone ou da versão web, o colaborador pode facilmente acessar e visualizar seu novo contrato de trabalho, assim como todas as informações pertinentes a ele, conforme mencionamos anteriormente.
Os prazos para as informações na CTPS Digital mudaram?
Sim! A Portaria 1195 de 30/10/2019, determina uma série de normas e procedimentos sobre esses prazos para que as empresas possam fazer anotações e liberá-las aos órgãos públicos competentes. Vamos ver quais são?
O empregador tem até 1 (um) dia antes do início da prestação de serviços à empresa, para fornecer as seguintes informações:
- Número de Cadastro de Pessoa Física (CPF) do empregado;
- Data de nascimento do empregado;
- Data de admissão do empregado;
- Matrícula do empregado na empresa;
- Categoria do trabalhador;
- Natureza da atividade, indicando se é urbana ou rural;
- Código da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO);
- Valor do salário contratual do empregado;
- Tipo de contrato de trabalho, especificando o prazo, com a indicação da data de término nos contratos por prazo determinado.
Como funcionam as contratações até o dia 15?
Em situações em que a formalização da contratação não ocorra no início do mês, mas seja concretizada até o dia 15 do mês subsequente, é imprescindível fornecer as seguintes informações:
- Nome completo, gênero, nível de educação, localização e origem do empregado;
- Descrição detalhada do cargo e/ou função ocupados;
- Especificação do salário variável, quando aplicável;
- Identificação completa dos dependentes, incluindo nome e dados cadastrais;
- Detalhes sobre o horário de trabalho ou esclarecimento sobre o enquadramento no art. 62 da CLT;
- Localização do ambiente de trabalho e identificação precisa do estabelecimento/empresa onde ocorre a prestação de serviço;
- Informação sobre o status de empregado com deficiência ou reabilitado, com comprovação médica, e confirmação de inclusão na cota de pessoa com deficiência, se aplicável;
- Referência do empregador para o qual a admissão de aprendiz por organização sem fins lucrativos está sendo considerada no cumprimento da quota correspondente;
- Identificação do mandado judicial em situações de contratação de funcionários com idade abaixo da permitida por lei;
- Data em que o trabalhador escolheu o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, nos casos de contratação anterior a 1º de outubro de 2015 para empregados domésticos ou anterior a 5 de outubro de 1988 para os outros funcionários; e
- Informação relacionada ao registro sob ação fiscal ou por força de decisão judicial, se aplicável.
Como funcionam as contratações após o dia 15?
Até o dia 15 do mês subsequente, é necessário efetuar a devida atualização na CTPS Digital sempre que ocorrerem mudanças substanciais na vida profissional do indivíduo. Essas alterações incluem, mas não se limitam a:
- Período de gozo de férias;
- Ausência devido a acidente ou enfermidade ligada à atividade profissional, com período não excedendo 15 (quinze) dias;
- Situações de afastamento temporário conforme detalhado no Anexo desta Portaria;
- Informações de rescisão que não garantem o direito de retirada do FGTS;
- Detalhes relacionados ao acompanhamento da saúde do empregado;
- Informações sobre as condições ambientais do local de trabalho;
- Transferência de empregados entre empresas pertencentes ao mesmo grupo econômico, consórcio, ou em decorrência de eventos como sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas;
- Processos de reintegração ao emprego.
Eu consigo imprimir a CTPS Digital?
Claro! Basta seguir as etapas abaixo. Veja:
- Baixe o aplicativo;
- Clique em “Entrar”;
- Faça o login usando seu CPF e senha;
- Acesse o ícone “Enviar” e selecione os itens desejados para impressão;
- Toque no ícone vermelho no canto da tela e selecione “Enviar”;
- Selecione o meio de transmissão (WhatsApp, e-mail, Telegram, Bluetooth, armazenar no Drive, mensagem ou impressão);
- Ao seguir esses passos, o colaborador poderá imprimir o documento ou enviá-lo da maneira que preferir.
O uso da Carteira de Trabalho Digital é obrigatório?
Depende! A empresa exigirá que o colaborador recém-contratado, caso não utilize o eSocial, entregue a CTPS física para as devidas formalidades.
A pessoa que ainda não possui a CTPS, e deseja adquiri-la, basta solicitar sua emissão, agendando uma data através do número 158.
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo. Esperamos que você tenha compreendido sobre a importância da criação da Carteira de Trabalho Digital.
Sua implementação impulsionou a eficiência operacional das empresas, simplificando suas rotinas..
No contexto dos funcionários, ela oferece maior facilidade de acesso, sustentabilidade, simplificação de processos.
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Até a próxima!
