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Admissão: guia completo para uma contratação eficiente

A admissão é um processo de extrema importância para todas as empresas, sejam de qualquer segmento.

Esse processo gera muitas expectativas de ambas as partes. Por isso, se planejar antes de qualquer contratação é fundamental para que não haja surpresas e erros inesperados. 

Pensando nisso, preparamos este guia completo, que irá te ajudar a realizar um processo de admissão assertivo.

Boa leitura!

O que é admissão?

À grosso modo, a admissão é o processo que formaliza a contratação de um indivíduo que passará a colaborar com a empresa.

Para que esse processo seja efetuado com sucesso, são necessários alguns procedimentos que formalizam e autorizam que esse indivíduo preste serviços para a empresa como colaborador. 

Esses procedimentos devem estar em conformidade com as regulamentações estabelecidas na legislação trabalhista brasileira, conforme detalhadas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)

Essas normas estabelecem os direitos e responsabilidades tanto das organizações quanto dos seus colaboradores.

O que diz a lei sobre admissão?

Para formalizar a contratação de um novo colaborador, a empresa deve cumprir rigorosamente as leis trabalhistas. 

Essas leis abordam questões específicas relacionadas ao exame admissional, assinatura do contrato e registro na carteira de trabalho, entre outros aspectos. 

Portanto, é fundamental que a empresa conte com profissionais de RH ou DP bem preparados para lidar com esse processo.

Esses profissionais precisam estar familiarizados com a legislação e todas as particularidades envolvidas no processo de contratação, a fim de evitar possíveis penalidades ou litígios futuros para a empresa.

O que mudou na admissão com a nova lei trabalhista?

A reforma trabalhista de 2017 trouxe algumas mudanças relevantes para os processos de admissão. Mas para que você possa compreender, vamos recapitular quais modalidades eram adotadas pelas empresas antes da reforma:

  • Jornada integral: jornada de trabalho de oito horas diárias ou 40 horas semanais;
  • Jornada parcial: jornada de trabalho de 25 horas semanais;
  • Trabalho temporário: para aqueles profissionais que são contratados para atender demandas sazonais (Dia das Mães, Natal…) ou eventuais de um negócio.

Neste contexto, a reforma trabalhista, impulsionada pelas leis 13.429/2017 e 13.467/2017, trouxe uma maior diversificação nas modalidades de contratação. 

A primeira lei permite a contratação de terceirizados para atividades específicas, enquanto a segunda amplia ainda mais esse cenário. 

Além disso, a Lei nº 13.467/2017 criou dois novos modelos de admissão, o contrato intermitente e o trabalho home office.  

Quais são os tipos de admissão?

Atualmente, existem 3 tipos de admissão. Suas diferenças estão relacionadas às medidas legais que são tomadas pelo empregador. 

Admissão tradicional

Esse modelo de admissão é o mais conhecido e praticado pelas empresas. Ele irá acompanhar o que determina a lei. 

Acordo verbal

Nesse tipo de admissão também não há contrato assinado, o que existe é uma comunicação verbal, e logo em seguida, o trabalhador começa a exercer suas funções.

Vale ressaltar que isso não exime a empresa de realizar o procedimento legal de assinar a carteira de trabalho do empregado. 

Admissão tácita

Nesta modalidade não há qualquer tipo de oficialização, seja por contrato ou de forma oral. Acontece quando uma pessoa começa a exercer uma função na empresa, e recebe pelo serviço prestado semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Como é feito o processo de admissão?

Como fazer admissão?

O processo de admissão de um novo colaborador é composto por várias etapas, cada uma desempenhando um papel essencial para garantir uma contratação bem-sucedida. Essas etapas abrangem aspectos estratégicos e burocráticos.

Isso ocorre porque a empresa deve, inicialmente, definir claramente o perfil que está buscando e, posteriormente, garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

O processo de admissão envolve as seguintes fases:

  • Publicação da vaga no site da empresa, em redes sociais ou em plataformas especializadas;
  • Triagem de currículos;
  • Agendamento de entrevistas;
  • Apresentação das condições da vaga, incluindo salário, benefícios e carga horária.
  • Elaboração e assinatura do contrato;
  • Registro na carteira de trabalho;
  • Cadastro preliminar e admissão no eSocial, com o envio dos dados aos órgãos competentes por meio da plataforma apropriada.

Quais os documentos necessários para a admissão?

Esse é um tópico frequentemente cercado de incertezas, por isso é aconselhável criar um checklist de admissão, detalhando cada fase e os documentos obrigatórios. Isso assegura a conformidade legal em todo o processo de contratação.

Uma dica é fazer uso de ferramentas que simplifiquem o compartilhamento de documentos pelos colaboradores. Abaixo, listamos os documentos necessários:

  • RG;
  • CPF;
  • Foto 3×4;
  • Título de eleitor;
  • CNH (caso tenha);
  • Comprovante de escolaridade;
  • Comprovante residencial;
  • CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
  • Número do PIS ou NIS;
  • Certidão de nascimento;
  • Certidão de casamento (se houver);
  • Certidão de nascimento dos filhos menores de 21 anos (se houver);
  • Certificado de reservista (para homens com idade entre 18 e 45 anos);
  • Atestado médico admissional.

Como é realizado o processo de admissão?

Devido à complexidade de suas múltiplas etapas, o processo de admissão requer um roteiro bem definido, abrangendo diversos estágios, como a elaboração e a assinatura do contrato. 

É fundamental que os profissionais e gestores de RH ou DP sigam esses passos para garantir que a empresa cumpra suas obrigações legais no processo de contratação.

Contrato de trabalho

Previsto pelo art. 442 da CLT, é através do contrato de trabalho que serão determinadas todas as obrigações e diretrizes legais da empresa, bem como do trabalhador, considerando as leis trabalhistas.

Nele constam todos os dados do trabalhador e da empresa, além dos valores, benefícios e tarefas que serão exercidas pelo colaborador.

Além disso, o contrato de trabalho dá a segurança jurídica para o empregador, permitindo a transparência na relação com o empregado e garantindo que o acordo será mutuamente cumprido. 

Exame admissional

De acordo com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e com o art. 168 da CLT, todo trabalhador contratado deve realizar o exame admissional em admissões, demissões e periodicamente.

Esse tipo de exame serve para que o empregador tenha a certeza de que está contratando uma pessoa apta para exercer sua função, sem que tenha problemas de saúde que impossibilitem o trabalho. 

Envio de documentação

Esta etapa diz respeito à submissão de documentação pelo novo colaborador à empresa. O empregador deve comunicar claramente quais documentos são necessários, o prazo para a entrega, bem como quais devem ser originais ou cópias.

Através desses documentos, a empresa pode notificar as autoridades competentes, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), sobre a nova contratação.

De acordo com o art. 29 da CLT, o empregador deve cumprir um prazo máximo de 48 horas para efetuar o registro, garantindo, assim, a formalização efetiva do vínculo empregatício.

Admissão no eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado visando à redução da burocracia nas relações trabalhistas.

Esse sistema unifica o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos colaboradores aos órgãos competentes.

Dentro da plataforma, a empresa cadastra o novo empregado, insere os dados com base nos documentos apresentados e envia as informações diretamente pelo eSocial. É possível acompanhar o processo e, caso ocorra algum erro, a plataforma notifica.

Atualmente, o informe de admissão deve ser exclusivamente realizado pelo eSocial. Além disso, ao contrário do procedimento anterior, em que o registro ocorria após o início das atividades do colaborador, com o eSocial, o registro deve ser feito até um dia antes do início do trabalho. Fazer um registro com data retroativa pode resultar em multas ou sanções para a empresa.

Registro em carteira de trabalho

Como mencionamos anteriormente, o art. 29 da CLT, a empresa dispõe de cinco dias úteis para realizar o registro na carteira de trabalho do novo empregado, enquanto o empregado tem 48 horas para solicitar esse registro.

As anotações na carteira devem incluir informações, como a data de admissão, detalhes sobre o empregador e a remuneração, bem como quaisquer adicionais acordados em contrato. 

Isso é essencial para garantir a transparência e a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Qual a importância de fazer um bom roteiro de admissão?

Você sabia que seguir um bom roteiro de admissão faz total diferença na conquista de bons resultados da empresa?

Fazer uma boa contratação é sinônimo de sucesso para as empresas, já que as chances de contar com colaboradores engajados, felizes e motivados é ainda maior. E por isso, o processo de admissão deve ter sempre um caráter estratégico.

Ao negligenciar esse processo, a sua empresa poderá sofrer penalizações e multas por conta de possíveis erros.

Inclusive, a multa por descumprir o prazo de registro do empregado no e-Social pode variar entre R$800,00 e R$3.000,00 por colaborador. Já em casos de reincidência, o valor pode dobrar.

Quais são as suas vantagens?

Efetuar uma admissão organizada e precisa oferece uma série de benefícios significativos para a empresa, que vão desde a agilização na seleção do candidato ideal até a redução de despesas. Acompanhe logo abaixo, as principais vantagens:

Evita erros e perda de prazos

Como dissemos anteriormente, ter um roteiro de admissão bem estruturado oferece várias vantagens, e uma delas é a redução significativa das chances de erro na escolha de candidatos ou no cumprimento de prazos, seja para preencher uma vaga ou para enviar documentação aos órgãos responsáveis.

Quando uma empresa segue um roteiro, ela tem uma visão clara do perfil que está buscando e das necessidades da posição em aberto. Muitas organizações optam pela automatização para evitar equívocos nesse processo.

Desenvolve a estratégia de negócios

A admissão desempenha um papel fundamental na aquisição de talentos qualificados e na execução da estratégia de negócios. Nesse sentido, o recrutamento e seleção devem seguir boas práticas, incluindo o processo de onboarding, automação de tarefas, aplicação de testes psicológicos, entre outras.

Reduz o turnover

A alta rotatividade de pessoal muitas vezes está ligada a equívocos na contratação, sobretudo quando o processo seletivo negligencia aspectos fundamentais como compatibilidade cultural, perfil psicológico e habilidades comportamentais.

Como traçar o perfil do candidato ideal?

Como escolher o candidato ideal?

Desde a divulgação da vaga, a empresa deve destacar seus valores. Ao ler a descrição, os possíveis candidatos terão uma visão clara da cultura corporativa da empresa, o que levará à candidatura somente se houver uma afinidade com os princípios apresentados.

Durante o processo de seleção, especialmente nas entrevistas, a equipe de RH ou DP deve assegurar que o candidato seja compatível com a cultura da empresa, compartilhando crenças e comportamentos fundamentais. 

Isso garante que a integração de um novo colaborador seja benéfica para o funcionamento harmonioso da empresa.

Além disso, é essencial considerar tanto as hard skills quanto as soft skills. As hard skills englobam habilidades técnicas que podem ser comprovadas por meio de certificados ou diplomas. 

Já as soft skills avaliam atributos como liderança, empatia, habilidade de relacionamento com colegas de trabalho, entre outros.

Conheça os principais erros em processo de admissão

Agora que você já conhece as principais vantagens da admissão e como traçar o perfil do candidato ideal, vamos discutir sobre quais são os principais erros cometidos para que você possa evitá-los em sua empresa. Vamos lá?

Ignorar passos essenciais

O processo de contratação envolve diversas etapas, como exame admissional, assinatura da carteira de trabalho, registro no E-Social e outras medidas. Portanto, um erro comum é negligenciar ou omitir alguma dessas etapas essenciais.

Não cumprir os prazos estabelecidos

Ainda mais comum é o descumprimento das datas-limite para a realização dos procedimentos. 

Por exemplo, a devolução da carteira de trabalho deve ocorrer em até 48 horas, e a finalização do registro no E-Social deve ocorrer no dia imediatamente anterior ao início das atividades do colaborador. Respeitar esses prazos é fundamental para evitar problemas no processo.

Deixar de documentar as ações realizadas

No âmbito da justiça do trabalho, muitas vezes, o trabalhador não está obrigado a apresentar evidências substanciais para corroborar suas alegações. 

Portanto, se a empresa não mantiver um registro detalhado e documentado de todos os aspectos relevantes, as oportunidades para alegações infundadas aumentam consideravelmente. 

Por exemplo, caso todas as informações tenham sido registradas exclusivamente na Carteira de Trabalho e o colaborador a tenha perdido ou solicitado uma segunda via, isso pode resultar em complicações significativas para a empresa em caso de disputas legais. 

Portanto, manter registros detalhados e documentados é essencial para proteger os interesses da empresa.

Cometer equívocos nas etapas anteriores

Tudo o que não corre bem nas etapas anteriores reflete no processo de admissão. Um processo de seleção ineficaz abre as portas para possíveis problemas. 

Isso se aplica especialmente a contratações feitas às pressas ou aquelas que priorizam o recrutamento tradicional, onde características como o perfil psicológico e a compatibilidade cultural são relegadas a segundo plano.

Falhas na interação com o candidato

Processos excessivamente burocráticos podem levar os candidatos a perderem o interesse na vaga. 

A demora na conclusão do processo de admissão pode fazer com que os profissionais busquem outras oportunidades, o que expõe a empresa ao risco de perder talentos para a concorrência. 

Portanto, a atenção dedicada aos aspectos jurídicos também desempenha um papel essencial na retenção de candidatos e na eficiência do processo.

Não ter um plano de integração adequado

A empresa deve estabelecer com clareza as responsabilidades do colaborador e comunicar as normas internas de conduta. 

Além disso, a participação ativa do líder no processo desempenha um papel fundamental na prevenção do turnover.

Quais são os principais cuidados a serem tomados pelo RH na admissão de colaboradores?

Como já discutimos, um processo de admissão eficiente é essencial para garantir que as empresas contem com profissionais comprometidos e adequados às suas funções, ao mesmo tempo em que assegura a conformidade com as regulamentações para evitar penalizações.

Para assegurar que o processo ocorra de maneira adequada, é fundamental adotar as seguintes práticas:

  • Estabelecer um processo bem estruturado;
  • Cumprir rigorosamente os prazos de cadastramento no e-Social;
  • Seguir as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
  • Registrar o colaborador no sistema de ponto;
  • Planejar a chegada do novo colaborador e sua integração com a equipe;
  • Providenciar as ferramentas de trabalho necessárias;
  • Oferecer treinamento e capacitação adequados para o novo funcionário;
  • Essas ações são fundamentais para garantir uma admissão bem-sucedida e um início eficaz na empresa.

Conclusão

Após a leitura deste texto, você conseguiu compreender a importância de ter um processo de admissão otimizado e eficiente? 

Vale lembrar que após a contratação ser efetivada, a empresa precisa acompanhar a rotina do colaborador, o que demanda um controle de jornada preciso, abrangendo horas trabalhadas, horas extras, atrasos e outras informações relevantes.

Nesse contexto, a automação desse processo pode viabilizar um controle de jornada não apenas eficaz, mas também inteligente e em tempo real. 

Uma excelente alternativa no mercado é a plataforma abrangente de gestão e controle de ponto oferecida pelo DOT8.

Através dela você terá mais praticidade na marcação de ponto, acessando um sistema monitorado em tempo real e 100% seguro. 

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Até a próxima!

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