Fazer o controle de ponto dos colaboradores é uma tarefa complicada e cansativa para os profissionais de RH ou DP, principalmente, quando é manualmente executada, através do cartão de ponto.
Considerado um método tradicional, o cartão de ponto pode gerar erros e problemas para a empresa, devido a sua falta de confiabilidade.
Felizmente, há diversas ferramentas mais avançadas disponíveis no mercado, o que torna esta tarefa mais otimizada e segura.
Neste texto, iremos falar um pouco mais sobre o cartão de ponto, como ele funciona, o que a CLT diz sobre, além das razões para não usá-lo mais em sua empresa.
Boa leitura!
O que é um cartão de ponto?
Como dissemos anteriormente, o cartão de ponto é um método tradicional de marcação de ponto, geralmente feito por meio cartográfico ou por papel.
Ao iniciar sua jornada de trabalho, o colaborador realiza o registro de entrada ao inserir seu cartão, sendo a hora registrada automaticamente pelo relógio.
Da mesma forma, ao concluir suas atividades diárias, o funcionário repete o processo, registrando a hora de saída.
Esse método eficiente proporciona um controle preciso e organizado das horas trabalhadas, contribuindo para uma gestão eficaz do tempo e presença.
Como o cartão de ponto funciona?
O sistema de controle de ponto adotado pela empresa utiliza cartões nos quais os colaboradores registram suas horas de entrada e saída, refletindo assim sua jornada diária.
Existem dois tipos de cartões de ponto: cartográfico e livro de ponto. No decorrer deste texto, iremos falar mais detalhadamente sobre eles.
É fundamental que a empresa designe um responsável para coletar e arquivar os cartões, além de efetuar o cálculo das horas trabalhadas.
No sistema eletrônico, um leitor de cartões, um aplicativo ou um computador realiza a marcação.
Estas informações são automaticamente enviadas para um sistema de gestão de ponto, que armazena e processa os dados para o cálculo preciso da jornada de trabalho e remuneração do colaborador.
O que diz a lei sobre o cartão de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) menciona inúmeras normas sobre o uso do cartão de ponto.
O art. 74 da CLT regula o registro da jornada de trabalho, impondo à empresa a obrigação de manter um controle diário preciso das horas trabalhadas por seus colaboradores.
Essa normativa também estipula que o Ministério do Trabalho e Emprego estabelece os requisitos para que o registro de jornada possa ser efetuado por meio de sistemas mecânicos, eletrônicos ou informatizados.
Além disso, salienta que é responsabilidade do empregador a guarda dos cartões de ponto ou documentos eletrônicos equivalentes, pelo período mínimo de cinco anos.
Até 2020, a Portaria 373 era responsável por determinar quais eram as regras para o uso dos sistemas de controle de ponto, e que precisavam de aprovação por meio de convenções ou acordos coletivos.
Em 2021, o Governo Federal resolveu unir as portarias 373 e 1510 para criar a Portaria 671, incluindo atualizações e outras novas regras para realizar o controle de ponto, de forma mais clara e otimizada.
O que deve constar no cartão de ponto?
Conforme estabelecido pela legislação trabalhista, o cartão de ponto é um documento que deve conter informações fundamentais, tais como:
- Nome da empresa;
- Nome do funcionário;
- Número da matrícula ou registro do empregado;
- Data de início e término do período de trabalho diário;
- Horário de entrada e saída do colaborador;
- Intervalo para refeição e descanso, quando aplicável;
- Assinatura do empregado;
- Assinatura do empregador ou responsável pelo controle de ponto.
Além desses elementos, é importante que o preenchimento do cartão de ponto seja claro e sem rasuras, evitando possíveis questionamentos ou questões legais no futuro.
As empresas e autoridades competentes podem adotar o uso de abreviações, contanto que sigam um padrão conhecido.
Onde deve ficar o cartão de ponto?
O cartão de ponto deve ser armazenado em local seguro e de fácil acesso para fins de controle e fiscalização.
Geralmente, as empresas disponibilizam um local designado para a coleta dos cartões de ponto, como um relógio de ponto ou uma estação específica.
Em sistemas eletrônicos, um sistema de gestão de ponto pode armazenar automaticamente os registros.
O importante é que o local de armazenamento seja seguro contra danos e acessível para que o profissional de RH ou DP possa efetuar a coleta e arquivamento dos cartões conforme exigido pela legislação trabalhista.
É obrigatório assinar o cartão de ponto?
Talvez, esta seja uma das questões que as pessoas têm mais dúvida. A legislação não determina que os colaboradores assinem seu cartão de ponto.
Entretanto, para evitar problemas futuros, as empresas são recomendadas a solicitarem que todos os seus colaboradores assinem os cartões de ponto, com o objetivo de resguardar tanto a empresa quanto os funcionários, caso ocorra algum processo trabalhista.
Quantos minutos antes pode bater o ponto?
O art.58, parágrafo 1 da CLT esclarece que a marcação do ponto até 5 minutos antes ou depois do início da jornada de trabalho não será considerada como hora extra, desde que esse atraso não ultrapasse 10 minutos no total de todas as marcações do dia, incluindo intervalos, como o horário de almoço.
Caso o total de minutos exceda os 10, esse período será contabilizado como hora extra ou incluso no banco de horas, independentemente de a atividade estar ou não relacionada ao trabalho do funcionário, como em casos de pausas para lanche ou higiene pessoal.
Imagine que um colaborador tem uma jornada das 9h às 18h e, em um determinado dia, registra entrada às 9h07 e saída às 17h56, será descontado um total de 11 minutos do banco de horas, pois a diferença ultrapassou os 10 minutos, mesmo que a saída esteja dentro do período de tolerância.
Por outro lado, se o mesmo funcionário chegar pontualmente às 9h e sair às 17h56, não haverá desconto, pois a saída está dentro do intervalo de tolerância de 5 minutos, e o total do dia não excedeu os 10 minutos.
Tipos de controle de ponto
Logo abaixo, destacamos dois exemplos de controle de ponto.
Cartográfico
Também conhecido como relógio mecânico, ele é um sistema analógico que necessita de suporte manual dos profissionais de RH ou DP para integrar as informações no sistema.
Geralmente, os cartões de ponto ficam ao lado do relógio de ponto para que os colaboradores possam inserir e retirar o seu cartão de ponto, no momento da sua entrada e saída do ambiente de trabalho.
Livro de ponto
No registro da jornada de trabalho através do livro de ponto, os colaboradores anotam seus horários de entrada e saída, conferindo validade jurídica ao documento.
Atualmente, esse método continua sendo uma opção viável para o controle de ponto em empresas com até 20 colaboradores.
Contudo, é importante destacar que, apesar de sua validade, esse método é suscetível a fraudes, oferecendo uma segurança limitada tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Além dessa vulnerabilidade, surge a questão da demora na finalização da folha de ponto para efetuar os pagamentos.
A necessidade de digitalização manual por parte de um colaborador implica em horas dedicadas a tarefas repetitivas.
Outro desafio é o risco significativo de erros humanos durante a transferência dessas informações para uma planilha de controle de ponto.
Apesar dessas preocupações, o método é simples, econômico e adequado para empresas que adotam o modelo horista, uma prática cada vez mais comum com a pejotização do trabalho.
É fundamental ressaltar que o uso do livro de ponto também abre espaço para práticas arriscadas, como a marcação britânica, que estabelece horários fixos para entrada e saída, colocando a empresa em potencial situação de risco.
Por que não devo usar o cartão de ponto?
A existência de inúmeras limitações e problemas, justifica o fato das empresas não adotarem o cartão de ponto manual ou mecânico. Abaixo, discutiremos sobre cada um destes problemas.
Falta de segurança
A carência de segurança representa uma considerável desvantagem nos sistemas de cartão de ponto manuais ou mecânicos.
Dado que os registros são consignados em papel ou em dispositivos mecânicos, esses documentos encontram-se suscetíveis a perdas, roubos ou até mesmo falsificações.
Sobre os cartões de ponto mecânicos, falhas podem ocorrer na própria máquina, resultando em registros incorretos e prejudicando a verificação eficaz dos dados.
Essas eventualidades comprometem a confiabilidade dos registros de ponto, potencialmente desencadeando processos trabalhistas para a empresa, que detém a responsabilidade de assegurar o devido registro e pagamento das horas trabalhadas pelos colaboradores.
Diante desse cenário, é essencial buscar alternativas mais seguras e confiáveis para a administração da jornada de trabalho dos colaboradores.
Falta de integração
A falta de integração com outros sistemas importantes da empresa, tais como folha de pagamento, sistemas de RH, também é outra desvantagem significativa do uso do cartão de ponto.
Devido à natureza manual desse processo, frequentemente surge a necessidade de transferir os dados do cartão de ponto para planilhas eletrônicas ou sistemas de gestão, propiciando potenciais erros e retrabalho.
Além disso, esse método pode ser moroso e demandar uma quantidade considerável de mão de obra, acarretando em custos adicionais e reduzindo a eficiência operacional.
Contudo, às soluções de controle de ponto eletrônico possibilitam uma integração completa e automática com os demais sistemas da empresa.
Isso simplifica o acesso aos dados dos colaboradores, eliminando a necessidade de processos manuais e reduzindo o retrabalho.
Ausência de flexibilidade
Com o cartão de ponto, a gestão da jornada de trabalho dos funcionários se torna limitada.
Em uma empresa em que há flexibilidade de horários entre os colaboradores, o uso do cartão de ponto se torna restrito, o que prejudica o setor de RH ou DP a realizar esse controle.
O cartão de ponto também se torna inviável para empresas que possuem colaboradores que trabalham em turnos ou aqueles que fazem horas extras com muita frequência.
Outra questão relacionada à falta de flexibilidade ocorre quando há alterações no horário de trabalho de um funcionário, exigindo ajustes manuais nas informações do cartão de ponto. Essa tarefa, além de trabalhosa, apresenta um risco considerável de erros.
Além disso, a incapacidade de realizar ajustes de maneira ágil diante de imprevistos, como atrasos ou saídas antecipadas, pode resultar em potenciais conflitos entre empregadores e funcionários.
Problemas com armazenamento e preservação de dados
Como falamos anteriormente, a CLT determina que as empresas precisam armazenar seus registros de ponto por no mínimo 5 anos.
Isso pode gerar uma quantidade excessiva de cartões acumulados, além de prejuízos, já que você precisará de um espaço destinado para o armazenamento.
Além disso, se a sua empresa utiliza o cartão de ponto, ela precisa ter cuidado para que eles não estraguem ao longo do tempo.
Vale lembrar que papéis podem ficar amarelados, molhados, rasgados ou até mesmo perdidos.
A implementação da digitalização do cartão de ponto pode ser uma solução para esses desafios, contudo, demanda altos investimentos em tecnologia e infraestrutura de armazenamento de dados.
A necessidade de um backup adequado deve ser considerada para mitigar riscos em situações de desastres naturais ou eventos tecnológicos, como incêndios ou falhas em servidores.
Prováveis problemas trabalhistas
Por fim, e talvez, um dos motivos mais importantes para você não utilizar o cartão de ponto são os possíveis processos trabalhistas.
Se o RH ou DP errar ao calcular horas extras, adicional noturno, faltas ou atrasos, os funcionários podem processar a empresa.
A legislação trabalhista categoricamente afirma que as empresas que não cumprem as normas previstas pela CLT podem ser multadas.
Outro tipo de problema trabalhista surge através da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Uma vez que os cartões de ponto são extraviados ou perdidos, os funcionários podem ter seus dados pessoais expostos, gerando processos trabalhistas para as empresas.
Qual a melhor alternativa ao cartão de ponto?
O ponto eletrônico digital é a opção mais segura, moderna e completa, pois executa o registro de ponto por meio de dispositivos como smartphones, computadores e tablets, além de possuir reconhecimento facial ou de voz, geolocalização e QR code.
Essa tecnologia é prática, flexível, precisa e exata ao registrar o ponto do funcionário. Ela evita erros e fraudes no registro.
Ele também é uma opção econômica e sustentável, já que não há necessidade do uso de papel, além da manutenção de outros equipamentos.
Não se esqueça de implementar um sistema de ponto eletrônico digital na sua empresa. Esse sistema irá ajudar a gerenciar a jornada de trabalho dos funcionários com segurança e praticidade.
O sistema DOT8 oferece estas e outras vantagens que podem ajudar a sua empresa na gestão e controle da jornada de trabalho dos seus funcionários. Não perca mais tempo! Conheça agora mesmo e garanta total segurança à sua empresa.
Conclusão
Se você chegou até aqui, esperamos que tenha entendido tudo sobre o cartão de ponto e porque você não deve utilizá-lo.
Além da importância em contar com um sistema de ponto eletrônico robusto que auxilia o RH ou DP no controle da jornada dos seus funcionários.
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Até à próxima!
