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Como funciona o cartão de ponto digital?

Descubra se você deve adotar ou não o cartão de ponto digital através deste guia completo!

Você já pensou nas inúmeras desvantagens do cartão de ponto digital sobre o sistema de ponto digital para as empresas? 

Para muitas pessoas, a presença de um sistema de ponto eletrônico digital pode parecer um mero detalhe, no entanto, a realidade é que essa tecnologia tem o poder de revolucionar a dinâmica do RH ou DP.

Os gestores de RH ou DP podem focar em melhorar o ambiente de trabalho, criar planos de carreira e desenvolver talentos. Isso ocorre ao evitar erros e economizar tempo. Além disso, também é possível manter os talentos já existentes.

Neste artigo, você vai entender como o cartão de ponto digital funciona, o que diz a lei sobre seu funcionamento, além das diferenças e desvantagens para o ponto digital.

Boa leitura!

O que é o cartão de ponto digital?

O cartão de ponto digital é responsável pelo monitoramento da jornada dos colaboradores, realizando a identificação individual por meio de cartões magnéticos, senhas ou biometria. 

É chamado de relógio de ponto, onde o funcionário registra sua entrada na empresa usando sua digital, cartão ou senha.

Posteriormente, é necessário efetuar o registro da pausa para o almoço e, finalmente, registrar a saída ao encerrar o expediente.

Como funciona o cartão de ponto digital?

Quando o colaborador registra seu ponto, o cartão de ponto digital armazena essas informações, cabendo ao setor de RH ou DP a responsabilidade de extrair e integrar esses dados ao sistema de gestão.

Essa integração permite que a equipe encarregada dessa atividade conduza o tratamento de ponto. 

No ambiente do sistema, o RH ou DP tem acesso às informações de cada colaborador, abrangendo a pontualidade, eventuais atrasos, faltas, absenteísmo e horas extras.

Posteriormente, são efetuados os cálculos necessários das horas, relacionados à folha de ponto de cada colaborador.

Vale ressaltar que alguns modelos de cartão de ponto digital automatizam a exportação de dados, otimizando significativamente esse processo para o RH, embora essa prática ainda seja pouco explorada.

O que diz a lei sobre o cartão de ponto digital?

Como você já sabe, em 2019, a CLT passou a considerar a utilização do ponto eletrônico. Entretanto, vários profissionais de RH ou DP têm dúvidas sobre como usá-lo, ainda mais quando se trata de cartão de ponto digital

Tal fato se deve pela quantidade de portarias que foram lançadas ao longo dos anos. Somente em 2021, com a criação da Portaria 671, as normas passaram a ser mais claras e objetivas, como por exemplo, as regras sobre o controle de ponto dos empregados.

Quando se trata do cartão de ponto digital, a Portaria 671 se destaca por sua importância, uma vez que regulamenta as modalidades de registro eletrônico, transformando todos os modelos em Registro de Ponto Eletrônico (REP) com variações.

Essa regulamentação aborda em detalhes, aspectos importantes, incluindo a assinatura digital do ponto eletrônico, agora permitida.

Além disso, a Portaria estabelece que o colaborador deve ter acesso automático ao comprovante de cada marcação, eliminando a necessidade de solicitação e autorização, promovendo assim maior transparência e praticidade no processo de controle de jornada.

O cartão de ponto digital serve para PMEs?

Existem pequenas e médias empresas que adotam o cartão de ponto digital como solução ideal. 

Muitas optam por esse tipo de solução devido ao quadro reduzido de colaboradores, especialmente no departamento pessoal, responsável pela gestão administrativa do controle de jornada dos funcionários.

Entretanto, investir em um sistema de cartão de ponto digital pensando na redução de custos pode ser um erro. Continue fazendo a leitura deste artigo para entender o porquê.  

Qual a diferença entre ponto digital e cartão de ponto digital?

O cumprimento das normas legais referentes ao controle de ponto tornou-se uma obrigatoriedade para empresas que contam com mais de 20 colaboradores, conforme estabelecido pela Lei nº 13.874. 

Negligenciar a execução adequada desse processo pode acarretar uma série de complicações e desencadear litígios trabalhistas para as organizações.

Por essa razão, é importante se manter atento em relação às alternativas de controle de ponto disponíveis no mercado, compreendendo suas diferenças. 

A fim de evitar potenciais entraves legais e garantir a conformidade com as normas e leis, é fundamental que as empresas façam uma escolha criteriosa entre as opções.

Para isso, falaremos um pouco mais sobre diferença entre ponto digital e cartão de ponto digital. Confira logo abaixo.

Cartão de ponto digital

Em um primeiro momento, optar por um cartão de ponto digital pode parecer uma estratégia fácil e econômica, mas a realidade é mais complexa do que aparenta. 

O investimento inicial para adquirir o equipamento é consideravelmente elevado. Além do custo inicial, surgem despesas adicionais relacionadas à manutenção, aquisição de bobinas para a emissão de comprovantes. 

Além disso, ao escolher o cartão de ponto digital você precisa comprar e usar um relógio de ponto físico, e ele não acompanha um sistema robusto para fechamento de folha de ponto, bem como não possui tecnologia empregada, como antifraudes, geolocalização, monitoramento de riscos trabalhistas, entre outros.

Ao contrário do ponto digital, o cartão de ponto digital não possui a capacidade de registro de ponto de forma remota, tornando-o inadequado para empresas que possuem equipes em regime de home office.

Aproveite para ler também: Cartão de ponto: por que você não deve usá-lo?

Ponto digital

Já o ponto digital é a opção mais completa para as empresas que buscam um sistema que atenda a todas as demandas de RH ou DP. 

Ao contrário do cartão de ponto digital, o ponto digital se destaca por não possuir custos de implantação ou manutenção. 

Cada colaborador pode utilizar seu próprio smartphone, além do computador ou tablet para fazer a marcação de ponto.

Para empresas interessadas em uma solução eficiente e economicamente vantajosa, o ponto digital oferece uma alternativa viável.

Além da notável redução de custos, o ponto digital oferece à empresa a flexibilidade de disponibilizar diversas formas de registro de ponto para os colaboradores, independentemente de sua localização. 

Ao centralizar as informações de jornada de trabalho na nuvem, a organização pode extrair esses dados com facilidade, agilizando o fechamento de ponto e o cálculo da folha de pagamento. 

O ponto digital emprega criptografia avançada para assegurar a confidencialidade das informações de ponto dos colaboradores. 

Além disso, possui a precisão e segurança no registro de ponto através de recursos inovadores, como o registro por foto, biometria e geolocalização.

Ele ainda proporciona funcionalidades de alerta que mantêm gestores e colaboradores informados sobre eventos importantes, como atrasos ou ausências não autorizadas.

Qual é o melhor cartão de ponto digital?

Se você chegou até aqui, já notou as diferenças entre o cartão de ponto digital e o ponto digital. 

Entretanto, antes de elencarmos qual é a melhor opção para a sua empresa, iremos discutir sobre alguns aspectos entre estas duas opções. Vamos lá?

Custo

Qual o valor de um cartão de ponto digital?

Implementação do relógio de ponto

Suponhamos que uma empresa tenha 1.000 funcionários, e decidiu comprar 40 relógios de ponto. 

Cada REP tem o custo em média de R$1.689,49. Logo, para saber o custo total com relógios de ponto, você deve:

  • Custo final relógios de ponto = R$1.689,49 (valor unitário REP) X 40 (número de REPs) = R$67.579,60 (Custo final).

Custo mensal com bobinas

Há também o gasto com as bobinas. Cada bobina custa em média R$39,90, e tem autonomia para até 6.000 marcações de ponto.

Para saber o valor mensal que a empresa irá gastar com bobinas, é necessário antes saber o número total de marcações por mês, levando em conta que cada funcionário registra ponto por 80 vezes no mês.

Sendo assim, o cálculo é realizado da seguinte forma:

  • Número total de marcações por mês = 1.000 (total de funcionários) x 80 (número de vezes que um funcionário registra seu ponto) = 80.000 (total de marcações por mês).

Agora, sabendo destes valores, para calcular a quantidade de bobinas que a empresa terá que comprar por mês, basta dividir o total de batidas por mês pela autonomia de marcação da bobina. Desta forma: 

  • Quantidade de bobinas mês = 80.000 (total de registros de ponto por mês) / 6.000 (autonomia de marcação da bobina) = 13 (número de bobinas que devem ser compradas por mês).

Para saber o custo final por mês, basta multiplicar o valor unitário da bobina pela quantidade de bobinas que a empresa deve comprar. Logo:

  • Custo final com bobinas por mês = R$39,90 (valor unitário por bobina) X 13 (número de bobinas por mês) = R$518,90 (custo final por mês)

Custo manutenção preventiva

Além disso, a empresa terá que arcar com os custos de manutenção de cada REP. Levando em consideração que cada manutenção tem um valor em média de R$94,00. 

Para saber o custo final da manutenção, basta multiplicar o valor médio de cada manutenção pela quantidade de REPs instalados. Da seguinte forma:

Valor total manutenção =  R$94,00 (custo de cada manutenção) X 40 (quantidade de REPs instalados) = R$3.760,00 (custo de manutenção).

Vale ressaltar que estes equipamentos necessitam de manutenção a cada 2 meses para que o seu funcionamento não seja prejudicado. 

Sendo assim, o valor com manutenção é ainda maior, podendo chegar a 4 manutenções por ano, se considerarmos que esta mesma empresa adquiriu os relógios de ponto no início do ano. 

Para este cálculo, basta você multiplicar o custo de manutenção dos REPs pelo número de manutenções no ano. Assim temos:

  • Número de manutenções ano = R$3.760,00 (custo de manutenção) X 4 (quantidade de manutenções necessárias) = R$15.040,00 (custo anual manutenção).

Sendo assim, para saber o custo mensal de manutenção e compra das bobinas, basta somar o valor mensal do custo de manutenção e o valor mensal da compra das bobinas. Logo temos:

  • Custo mensal manutenção e bobinas = R$1.253,00 + R$518,90 = R$1.771,00 (custo final mensal).

Para o valor anual, a conta é feita da seguinte forma:

  • Custo anual manutenção e bobinas = R$3.760,00 X 4 + R$518,00 X 12 = R$21.256,00 (custo final anual).

Implementação do ponto digital

Para a implementação de um aplicativo de ponto eletrônico com o DOT8. Levando em consideração a mesma empresa com 1.000 funcionários do exemplo anterior, eles iriam ter um custo mensal de R$1.190,00, de acordo com os valores do DOT8, um dos melhores sistemas de ponto digital do mercado.

Ou seja, se levarmos em consideração o gasto mensal com a manutenção e bobinas dos REPs, caso a empresa opte por implementar o sistema do DOT8, ela economizaria R$581,00 além dos R$67.579,60 de implantação que dividindo o valor do custo da implantação pelo valor do sistema, equivale a 56 mensalidades pagas do ponto digital

Este valor pode ser investido em melhorias em outros setores da empresa.

Além disso, um ponto digital como o DOT8 garante outros benefícios para a sua empresa. Falaremos mais sobre os principais logo a seguir.

Legalidade

Uma das maiores preocupações das empresas é estar 100% em conformidade com a lei. O ponto digital garante o registro correto da jornada de trabalho. Ele também protege os dados dos funcionários contra acesso não autorizado.

Essa ferramenta se torna ainda mais importante diante da vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que visa preservar informações pessoais em diversos âmbitos, incluindo o ambiente de trabalho.

O sistema oferece a funcionalidade de realizar backups regulares, elevando a segurança jurídica da organização ao evitar a perda de informações sigilosas relacionadas à jornada de trabalho e aos colaboradores. 

Esses registros, sujeitos a solicitações judiciais quando necessário, são resguardados de maneira íntegra.

Dessa forma, a implementação de um ponto digital não só se torna uma medida essencial para a proteção da empresa, mas também uma prevenção eficaz contra potenciais problemas legais no futuro.

Segurança

Uma das maiores preocupações das empresas é possíveis fraudes no registro da jornada de trabalho. 

O cartão de ponto digital é mais passível de fraudes, como por exemplo, a marcação britânica. 

Com o DOT8, sua empresa tem segurança e controle da jornada de trabalho dos funcionários. Com geolocalização e cerca geográfica, você define onde eles podem marcar o ponto.

Além do reconhecimento facial, evitando práticas fraudulentas como o buddy punching, ou como popularmente é chamado de “ponto amigo”, onde um colaborador registra o ponto por outro colaborador. 

Organização

Enquanto o cartão de ponto digital demanda instalação e, consequentemente, manutenção, o ponto online oferece uma abordagem mais simplificada. 

Ao optar por ele, é necessário adquirir o aparelho e contratar serviços adicionais para sua instalação, dependendo do modelo escolhido.

Por outro lado, a solução de ponto digital opera de maneira mais eficiente ao estar hospedada em um sistema em nuvem. 

Isso elimina a necessidade de uma infraestrutura específica, tornando o processo mais ágil e acessível. 

Tudo o que é necessário é baixar o aplicativo em um dispositivo móvel para usufruir de uma gestão de ponto eficaz e descomplicada.

Flexibilidade

Como já falamos anteriormente, por ser instalado nas dependências da empresa, o cartão de ponto digital não pode ser usado por colaboradores em regime de home office ou que executam trabalhos externos.

Isso resulta, em muitos casos, em prejuízos para esses funcionários devido às horas extras não devidamente contabilizadas.

Neste contexto, o ponto digital surge como a solução para esse problema. Com a praticidade do ponto digital, é possível acessar a plataforma de qualquer lugar, permitindo que os colaboradores realizem a marcação de ponto ou monitorem seus registros de forma conveniente e eficaz.

Acessibilidade

O encerramento da folha no final do mês frequentemente figura entre as tarefas mais desafiadoras e estressantes do setor de RH.

Contudo, ao adotar o ponto digital, os seus profissionais de RH ou DP não enfrentarão mais esse estresse. 

Com um simples clique, eles podem concluir o fechamento da folha de ponto. Posteriormente, o gestor da área realiza uma verificação dos apontamentos.

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo. Se você chegou até aqui, esperamos que você tenha compreendido tudo sobre o cartão de ponto digital

Para que você possa otimizar os processos do setor de RH ou DP da sua empresa, além de evitar possíveis processos trabalhistas, você precisa contar com um sistema de ponto digital, como o DOT8. 

Com o DOT8, você pode monitorar a jornada de trabalho dos seus colaboradores de forma segura e rápida. O sistema extrai informações sobre as batidas de ponto dos funcionários, gerando métricas e garantindo controle eficiente.

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Até à próxima! 

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