Ponto eletrônico digital: saiba como simplificar os processos do RH!

Disputas sobre horas extras, intervalos e registros inconsistentes podem aparecer mesmo nas empresas que seguem todos os procedimentos. 

E quando isso acontece, o impacto é grande: desgaste com colaboradores, tempo perdido e risco real de passivos trabalhistas. 

É nesse contexto que o ponto eletrônico digital se torna uma ferramenta essencial para quem busca segurança jurídica e transparência na gestão de jornada.

Com ele, o controle de ponto deixa de depender de papéis, maquininhas ultrapassadas ou planilhas suscetíveis a erros. 

Tudo passa a acontecer em poucos segundos, diretamente no celular, tablet ou computador do colaborador. 

Recursos modernos, como geolocalização, reconhecimento facial e autenticação via PIN, garantem a autenticidade de cada registro e trazem mais equilíbrio ao relacionamento entre empresa e funcionário.

Além das marcações do dia a dia, o sistema organiza informações como horas extras, atrasos, ausências e banco de horas. 

Isso dá ao RH uma visão clara do comportamento da equipe, evita falhas no tratamento da jornada e reduz o risco de ações trabalhistas relacionadas à inconsistência de dados.

A regulamentação da Portaria 671 reforçou ainda mais a confiabilidade desse modelo, modernizando as regras e dando respaldo legal para o uso de sistemas digitais. 

Hoje, o ponto eletrônico digital é reconhecido por sua precisão, sua transparência e sua capacidade de proteger a empresa e o colaborador.

Se sua intenção é manter um histórico de jornada sólido, ajustado à lei e pronto para auditorias, este artigo vai te orientar sobre tudo o que precisa saber, desde o funcionamento até a legislação, passando pelos principais riscos que você consegue evitar ao adotar essa tecnologia.

Boa leitura!

O que é um ponto eletrônico digital? 

O ponto eletrônico digital é uma solução moderna para registrar e acompanhar a jornada de trabalho de forma precisa e prática. 

Em vez de depender de métodos manuais ou equipamentos antigos, ele permite que o colaborador registre entrada, saída e intervalos diretamente por dispositivos móveis ou pelo computador, com total segurança.

Com funcionalidades como geolocalização e autenticação segura, o sistema garante que cada registro reflita a realidade do trabalho. 

Isso traz confiabilidade ao RH, que passa a ter dados atualizados em tempo real, facilitando análises sobre horas extras, faltas, atrasos e o comportamento geral da jornada.

Para empresas de qualquer porte, o ponto digital se torna um recurso importante: reduz erros, organiza informações e fortalece o controle de frequência, evitando situações que poderiam gerar custos trabalhistas no futuro.

Como funciona o ponto eletrônico digital? 

O ponto eletrônico digital funciona como um sistema flexível, que acompanha a rotina da empresa sem complicações. 

O colaborador registra seus horários com poucos cliques, e todas as informações são enviadas automaticamente para o sistema, sem necessidade de extração manual ou integração por dispositivos físicos.

A plataforma reúne esses dados e os transforma em relatórios objetivos, que facilitam o trabalho do RH, desde o acompanhamento diário até o fechamento da folha. 

Com isso, a gestão pode monitorar horas extras, intervalos e padrões de jornada sem depender de processos manuais, que aumentam o risco de erros.

Mas se você ainda tem dúvidas se ele é uma opção segura para a sua empresa, confira a seguir. 

O ponto eletrônico digital é seguro? 

Sim. O ponto eletrônico digital é considerado um dos modelos mais seguros para registrar jornada. Além de recursos antifraude, como senha, PIN, reconhecimento facial e geolocalização, ele utiliza tecnologias que impedem alterações indevidas e preservam a integridade das informações.

Outro ponto importante é que o sistema está totalmente alinhado à legislação trabalhista. A Portaria 671 regulamenta seu uso e define padrões técnicos que garantem a autenticidade dos registros, trazendo segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Ao adotar o ponto digital, a empresa reduz significativamente o risco de inconsistências que poderiam resultar em reclamações trabalhistas, garantindo um controle confiável e transparente.

Portanto, para que você se sinta seguro em adquirir um ponto eletrônico digital, nós vamos te mostrar todas as diretrizes da lei para o modelo. Confira!

O que diz a legislação sobre ponto eletrônico digital? 

O ponto eletrônico digital é regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), que entrou em vigor em 2021.

O objetivo dessa lei é fortalecer e substituir as duas portarias anteriores, a 1510 e a 373, permitindo novas e atualizadas diretrizes para a utilização do sistema de controle de ponto.

Como funcionavam as antigas portarias?

É importante destacar que antes da regulamentação, em 2009, todos os tipos de controle e registro de ponto eram autorizados. Sendo que a única exigência era uma anotação no livro de ponto ou em planilhas eletrônicas.  

A Portaria 1510, promulgada pelo antigo Ministério do Trabalho e Emprego em 2009, trazia consigo, recomendações quanto ao uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP) e do Sistema de Registro de Ponto (SREP). 

Conforme suas diretrizes, os sistemas de ponto eletrônico deveriam registrar as marcações com precisão, não permitindo:

• Impor restrições de horário para registrar o ponto;

• Realizar marcação automática do ponto usando horários predefinidos ou contratuais;

• Exigir autorização prévia para registrar horas extras;

• Ter qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo funcionário.

Já a Portaria 373 surgiu em 2011, mediante os avanços tecnológicos no controle da jornada dos colaboradores. 

O ponto eletrônico digital deixou de lado o uso do relógio de ponto e passou a adotar a marcação de pontos por meio de outros dispositivos, como: celulares, computadores e tablets. 

Com o avanço tecnológico, a legislação trabalhista teve que incorporar regulamentações relacionadas ao uso desses sistemas. 

A Portaria estabeleceu que as empresas só poderiam adotar sistemas alternativos com a autorização de uma Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Além disso, assim como na portaria anterior, os sistemas online também tiveram certas restrições. De acordo com o artigo 3° da portaria, os sistemas não podem:

• Impor restrições à marcação do ponto;

• Realizar marcação automática do ponto;

• Exigir autorização prévia para marcação de horas extras;

• Permitir a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

Portaria 671

À medida que a tecnologia avançou, as portarias 1510 e 373 se mostraram desatualizadas, ou seja, era necessário a criação de uma outra lei que se adaptasse melhor às demandas do mercado.

Em novembro de 2021, o Ministério do Trabalho e Previdência instaurou a portaria 671, cujo unificou as normas já existentes e as atualizaram, o que trouxe maior objetividade e clareza.

Além disso, uma das principais mudanças determinadas foi a classificação dos sistemas de controle de ponto eletrônico em três diferentes categorias, sendo:

• REP-A: Registro de ponto alternativo composto pelo conjunto de equipamentos e programas de computador voltados ao registro da jornada de trabalho;
• REP-C: Registro de ponto convencional;
• REP-P: Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, o que inclui os coletores de marcações, programa de tratamento de dados e armazenamento de registro de ponto.

Vale ressaltar que a portaria define que para as categorias REP-C e REP-P, um comprovante de ponto para cada horário registrado deve ser emitido, seja em formato impresso ou digital.

Outro ponto de mudança com a nova portaria foi a extinção dos arquivos ADFT e ACJEF e a criação de um novo padrão. 

Em outras palavras, essas mudanças buscam fornecer diretrizes claras sobre o registro de ponto, garantindo a transparência, a segurança e a conformidade com as leis trabalhistas em relação ao controle de jornada dos colaboradores.

Quais os benefícios do ponto eletrônico digital? 

Se você chegou até aqui, é muito provável que já conheça um ponto eletrônico digital e saiba que ele possui inúmeras vantagens para o setor de RH de qualquer empresa. 

No entanto, agora vamos citar alguns benefícios que são os diferenciais para que esse modelo de controle de ponto se destaque dentre todas as opções. Observe e, após analisar os pontos abaixo, não deixe de fazer a sua melhor escolha. 

Gerenciamento otimizado da folha de ponto

O ponto eletrônico digital simplifica e agiliza o processo de registro e controle de horas de trabalho. Isso porque, os funcionários possuem a autonomia de registrar seus horários de entrada e saída diretamente pelo aplicativo, eliminando a necessidade de preencher planilhas físicas ou assinar folhas de papel. 

Redução de custos

O uso de um ponto eletrônico digital elimina o uso de papel, planilhas físicas e processos manuais. Além disso, a automatização do processo de registro de ponto reduz erros e fraudes, evitando pagamentos incorretos e retrabalho. Isso resulta em uma melhor gestão de recursos e economia de dinheiro.

Otimização de tempo

Além de todos os pontos citados acima, o ponto digital permite que os funcionários registrem seus horários de trabalho de forma rápida e prática.

Sendo assim, a automatização do processo de cálculo de horas e geração de relatórios economiza tempo para o setor de RH. 

Segurança de dados

A segurança de dados é um dos pontos mais fortes dos pontos eletrônicos digitais, isso porque eles possuem recursos avançados que incluem criptografia de ponta a ponta, proteção contra acesso não autorizado, armazenamento em nuvem e backups regulares, conforme as regulamentações da LGPD. 

Desse modo, os pontos digitais podem simplificar os processos da sua empresa, trazendo maior precisão, eficiência e segurança. Além de otimizar o tempo e os recursos dedicados à gestão de pessoal. 

Ponto eletrônico digital x outras modalidades? Qual o melhor?

A gestão de frequência e horas trabalhadas é uma parte essencial da administração de qualquer empresa. Antigamente, elas utilizavam métodos manuais, como registros de papel ou cartões de ponto mecânicos, para controlar o horário dos colaboradores. 

No entanto, com os avanços tecnológicos, surgiu o ponto eletrônico digital como uma alternativa mais eficiente e precisa.

Neste contexto, a comparação entre o ponto eletrônico digital e outras modalidades de controle de frequência se torna relevante. Abaixo, iremos compará-lo com outras modalidades. Vamos lá?

Ponto manual

O ponto manual ou cartográfico surge como uma possível solução prática e econômica para as pequenas e médias empresas que necessitam economizar. 

Mas, apesar do seu funcionamento ser simples, o ponto manual pode abrir precedentes para erros e fraudes. 

A fraude no controle de ponto pode ocorrer tanto por parte do empregador quanto por do empregado, incluindo a manipulação de registros e pedidos para que um colega registre o ponto em nome de um colaborador ausente.

No entanto, é importante ressaltar que essas práticas fraudulentas não são toleradas pela lei, e aqueles que as praticam podem ser demitidos por justa causa. Muitas empresas enfrentam o problema da perda de cartões de ponto por parte dos colaboradores.

Isso cria desordem durante o tratamento dos registros de frequência e torna difícil realizar um acompanhamento detalhado, seguro e preciso. 

Para evitar todos esses contratempos, adotar um sistema de ponto eletrônico digital representa a solução ideal. 

O ponto eletrônico digital utiliza uma série de medidas de segurança avançadas para o registro de ponto, incluindo geolocalização e reconhecimento facial, o que praticamente elimina as possibilidades dessas atividades fraudulentas.

Dessa maneira, a adoção da tecnologia através de um sistema de controle de ponto eletrônico pode atuar como uma eficaz barreira contra fraudes no registro de ponto, proporcionando maior transparência na relação de trabalho e oferecendo acesso em tempo real aos dados do sistema.

Ponto eletrônico 

Aqui, os colaboradores utilizam suas impressões digitais e um relógio de ponto REP para registrar suas horas de trabalho. 

Uma vez que concluem sua jornada de trabalho, o profissional de RH ou DP utiliza um pen drive para extrair os pontos.

Logo em seguida, ele sobe esses dados para um sistema de pagamento para então fechar a folha de ponto. É importante destacar que geralmente você só pode utilizar os REPs dentro das instalações da empresa.

Isso significa que, para os colaboradores que trabalham em regime de home office, o relógio de ponto eletrônico apresenta limitações significativas.

Devido a essas limitações, o controle de ponto eletrônico possui uma série de desvantagens em comparação com o ponto eletrônico digital. Vamos a elas:

Fragilidade no tratamento dos pontos

Ferramentas como o relógio de ponto, que não armazenam as informações em nuvem, podem ser propensas a instabilidades. 

Isso gera uma burocracia significativa no tratamento de ponto, já que os gestores precisam extrair manualmente as informações do REP diariamente ou semanalmente.

Deficiência em relatórios

O relógio de ponto não dispõe de um sistema que auxilie no monitoramento das informações. 

Isso deixa o departamento de RH sem visibilidade sobre o controle de indicadores importantes, como horas extras, banco de horas, intervalos intrajornada e interjornada. Essa falta de informação pode acarretar riscos e atrasos no fechamento da folha de ponto da empresa.

Portanto, o uso do ponto eletrônico digital oferece uma alternativa mais econômica, flexível e eficaz em comparação com os métodos tradicionais. 

Essa transição pode ajudar as empresas a superar desafios relacionados ao controle de frequência, garantindo maior precisão, eficiência e conformidade.

Ponto por planilha 

Por meio do Excel, é possível criar uma planilha para registrar as horas de trabalho dos funcionários e gerenciar os registros de ponto. No entanto, é importante reconhecer que há riscos significativos associados a esse método.

Embora uma senha de segurança possa ser implementada para acessar a planilha, a integridade dos dados fica comprometida, pois as informações podem ser facilmente alteradas a qualquer momento. 

Isso contrasta com o uso de um ponto eletrônico digital, que garante o registro seguro das informações, mantendo-as organizadas em tempo real e protegidas contra manipulações.

Além disso, existe a preocupação de que a planilha possa ser excluída acidentalmente do sistema de análise, resultando na perda de todos os registros de ponto.

Independentemente do tamanho da empresa, isso é altamente indesejável. Recuperar esses dados pode ser demorado, e as alterações na planilha podem prejudicar os funcionários e dificultar o fechamento preciso da folha de ponto.

É importante destacar que todas essas complicações podem resultar em sérios problemas para as empresas. 

Elas incluem a falta de organização dos registros de ponto, burocracia no fechamento da folha de ponto, além de ser muito fácil fraudar, alterando os horários desejados, e até mesmo de pontos passados.

Portanto, considerar a transição para o ponto eletrônico digital é uma medida importante para garantir a precisão, segurança e eficiência na gestão de frequência dos colaboradores.

Como um ponto eletrônico digital pode prevenir sua empresa de riscos trabalhistas?

Antes de mais nada, gostaríamos de saber se a sua empresa possui estratégias preventivas para lidar com riscos trabalhistas?

Você já imaginou as consequências de uma auditoria mal realizada? Se a sua resposta é sim, continue a leitura desse artigo, pois iremos te explicar como prevenir.

No cenário dos negócios, as falhas no controle da jornada dos colaboradores fazem parte do dia a dia das empresas, o que pode resultar em diversos processos trabalhistas relacionados à problemas no controle de ponto. 

Para se ter uma ideia, segundo dados do Tribunal Superior do Trabalho, somente entre os meses de janeiro e julho, mais de 288 mil processos foram registrados. 

Entre as principais demandas, estão: não pagamento das horas extras, falta de registro da jornada de trabalho, supressão das horas extras habituais, integração das horas extras em outras verbas salariais, entre outras. 

Além disso, o ponto eletrônico digital garante o tratamento eficaz do registro de ponto, e também assegura a proteção de dados, impedindo o acesso não autorizado a informações sensíveis relacionadas aos colaboradores. 

Isso se torna ainda mais relevante com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que visa resguardar informações pessoais em diversos contextos, incluindo o ambiente de trabalho.

Vale lembrar que ele também oferece a possibilidade de realizar backups de dados regulares, aumentando a segurança jurídica da organização. 

Isso evita a perda de informações importantes e sigilosas sobre a jornada de trabalho e os colaboradores, registros que podem ser solicitados judicialmente quando necessário. Portanto, é essencial adotar um ponto eletrônico digital para se proteger e prevenir problemas futuros.

Quanto custa um ponto eletrônico digital? 

O custo de um sistema de ponto eletrônico digital varia conforme o tipo de sistema escolhido e suas funcionalidades. 

Para relógios de ponto, você precisa adquirir o dispositivo, insumos e o sistema operacional. Além disso, a instalação e configuração requerem um técnico, adicionando um custo extra. No sentido do ponto online, você contrata o serviço e fornece um dispositivo para marcação de ponto. 

Comparando o custo-benefício, o ponto online oferece vantagens, pois permite a escolha de planos de acordo com a necessidade da empresa, resultando em maior flexibilidade financeira.

Como implementar o ponto eletrônico digital?

A introdução do ponto eletrônico digital em uma empresa requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem estruturada. Veja abaixo, quais são os passos para implementá-lo na sua empresa.

Passos para introduzir o ponto eletrônico digital na sua empresa

No processo de implementação, executamos as seguintes etapas:

• Configuração das escalas dos colaboradores de forma rápida e digital;

• Liberação do acesso ao aplicativo, com a possibilidade de integração aos relógios de ponto; 

• Cadastro de todos os colaboradores no sistema, alinhando seus respectivos cargos e funções.

Você notou a simplicidade e rapidez do processo de implementação? Ao finalizar todos esses passos, o ponto eletrônico digital já pode ser utilizado por todos os colaboradores, via web, tablet ou celular, através do aplicativo. 

Treinamento dos colaboradores e adoção da nova tecnologia

As empresas devem levar em consideração o processo de adaptação dos colaboradores às mudanças, pois alguns colaboradores costumam resistir e ter dúvidas diante de qualquer mudança.

Para isso, a comunicação transparente se torna uma ferramenta essencial para que os impactos de uma mudança repentina de sistema provoque efeitos positivos.

Nesse contexto, antes de implementar o ponto eletrônico digital, comunique-se com a sua equipe, para que não só possam saber sobre a mudança, mas também compreender que ela auxiliará a todos na gestão da rotina de trabalho. 

Além disso, apresente a ferramenta e treine a sua equipe. Se a solução for intuitiva, rápida e prática, maiores serão as possibilidades dos seus colaboradores se adaptarem à novidade.  

Por que o Dot8 é a melhor alternativa de ponto eletrônico digital para sua empresa?

Nada ameaça mais a tranquilidade administrativa de uma empresa do que ser surpreendida por passivos trabalhistas que poderiam ter sido evitados. 

Pequenas falhas do dia a dia, uma hora extra mal registrada, um banco de horas desajustado, um atraso recorrente não monitorado, muitas vezes passam despercebidas até se transformarem em disputas judiciais e custos altos. 

É justamente nesse ponto que o ponto eletrônico digital deixa de ser apenas uma ferramenta de registro e passa a ser um instrumento de proteção jurídica.

O Dot8 nasceu para assumir esse papel de forma estratégica. Ele combina tecnologia confiável com uma visão preventiva da relação de trabalho, ajudando empresas a corrigirem falhas antes que elas ganhem proporção e gerem prejuízos. 

Em vez de reações tardias, o Dot8 entrega controle, clareza e segurança para quem precisa administrar pessoas com responsabilidade.

Gestão preventiva de riscos

Com o monitoramento inteligente do Dot8, a empresa passa a enxergar o que normalmente ficaria oculto no fluxo de trabalho. 

A plataforma emite alertas automáticos e personalizáveis sempre que identifica comportamentos que podem gerar questionamentos futuros, como excesso de horas extras, jornadas inconsistentes ou registros fora do padrão.

Essa visibilidade evita surpresas e fortalece a comunicação entre RH, gestores e colaboradores, mantendo tudo alinhado com a legislação.

Dashboards otimizados

Os números deixam de ser apenas dados soltos e passam a contar uma história clara sobre a rotina dos colaboradores. 

O Dot8 reúne informações em dashboards intuitivos e fáceis de interpretar, permitindo identificar riscos, gargalos operacionais e oportunidades de melhoria.

Isso ajuda gestores e profissionais de RH a tomarem decisões mais seguras e a manterem a jornada de trabalho totalmente sob controle.

Automação inteligente com Big Data

O Dot8 analisa grandes volumes de dados em tempo real, reconhecendo padrões que seriam difíceis de perceber manualmente ou em planilhas. 

Relatórios precisos, organizados e sempre atualizados reduzem o risco de erros humanos e garantem que a empresa trabalhe com informações confiáveis para tomar decisões estratégicas.

Com essa automação, o RH ganha tempo, reduz retrabalhos e fortalece a conformidade com as normas trabalhistas.

Suporte humano de verdade

Quando o assunto envolve funcionários e legislação, ter com quem contar faz diferença. O Dot8 oferece suporte humano e especializado, com profissionais preparados para orientar, entender o contexto da sua empresa e indicar a melhor solução.

Nada de respostas prontas ou atendimentos robóticos, o suporte é consultivo, acessível e focado na realidade de cada negócio.

O monitoramento de riscos trabalhistas do Dot8 reduz custos inesperados, fortalece a segurança jurídica e traz tranquilidade para que sua empresa possa crescer sem carregar incertezas. 

É um sistema que une tecnologia de ponta, gestão preventiva e acompanhamento próximo, um conjunto difícil de encontrar em outras soluções de ponto eletrônico digital.

Se você deseja entender como essa tecnologia pode proteger sua empresa de passivos trabalhistas, entre em contato com um de nossos especialistas e descubra, na prática, como o Dot8 pode transformar a forma como você gerencia jornadas, riscos e conformidade.

Conclusão 

Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que você tenha notado que o ponto eletrônico digital é a solução ideal para as empresas que desejam otimizar a jornada de trabalho e elevar os níveis de produtividade da sua equipe. 

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Até a próxima!