LGPD no RH e DP: como proteger dados e evitar passivos trabalhistas

O controle de ponto da sua empresa está adequado à LGPD? Essa pergunta pode até parecer técnica demais, mas é extremamente necessária e urgente.

O Recursos Humanos e o Departamento Pessoal lidam diariamente com dados pessoais. Mas quando falamos em controle de jornada, a responsabilidade aumenta: registros de horário, biometria, geolocalização, banco de horas, histórico de alterações e acessos ao sistema. 

Tudo isso é dado pessoal. Em alguns casos, dado sensível. Desde a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), o tratamento dessas informações deixou de ser apenas uma questão operacional. Passou a ser também uma questão de responsabilidade legal.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) já vem aplicando sanções administrativas e reforçando a necessidade de governança e rastreabilidade no tratamento de dados.  

O que é a LGPD e por que ela impacta diretamente o RH e o DP?

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) foi criada para regulamentar a forma como empresas coletam, armazenam, utilizam e compartilham dados pessoais.

Em termos simples, a LGPD estabelece que toda empresa que trata dados de pessoas físicas precisa ter base legal para isso, garantir segurança da informação, limitar acessos e demonstrar responsabilidade sobre o ciclo completo desses dados.

E poucas áreas dentro de uma empresa tratam tantos dados quanto o RH e o DP. Desde o momento da admissão até o desligamento, ele lida com:

• Documentos pessoais;

• Informações salariais;

• Dados bancários;

• Registros de jornada;

• Atestados médicos;

• Informações de dependentes;

• Dados biométricos.

Isso significa que o RH não é apenas um usuário de dados. Ele é um dos principais agentes de tratamento dentro da empresa. E aqui está um ponto importante: a relação de emprego não exclui a aplicação da LGPD.

Mesmo que o tratamento de dados do colaborador não dependa exclusivamente de consentimento (já que muitas informações são tratadas com base em obrigação legal ou execução do contrato de trabalho), a empresa continua responsável por:

• Proteger os dados contra acessos indevidos;

• Garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso;

• Manter registros e rastreabilidade;

• Evitar uso excessivo ou desnecessário das informações.

No controle de ponto, por exemplo, isso se torna ainda mais sensível. Quando há uso de biometria, geolocalização ou registros digitais com histórico de alterações, estamos falando de dados que exigem proteção técnica e governança clara.

A LGPD, portanto, não é um tema distante da rotina do RH. Ela está presente no envio de um relatório por e-mail, no acesso de um gestor ao sistema de ponto, na guarda de um atestado médico e na forma como as alterações de jornada são registradas.

Ignorar isso não significa apenas descumprir uma lei. Significa aumentar o risco de autuações administrativas, questionamentos judiciais e pedidos de indenização por dano moral.

E é por isso que, antes de falar de risco, precisamos entender exatamente quais dados do RH e do DP estão sob a proteção da LGPD, e onde mora a maior exposição.

Quais dados do RH e DP são protegidos pela LGPD?

Quando falamos em LGPD no RH, é comum pensar apenas em documentos como RG, CPF ou endereço. Mas a proteção vai muito além disso.

A lei considera dado pessoal toda informação relacionada a uma pessoa identificada ou identificável. 

E dentro do RH e do DP, praticamente toda a rotina envolve esse tipo de informação. Vamos organizar por categorias para ficar mais claro?

Dados cadastrais

São os mais óbvios e, por isso mesmo, muitas vezes subestimados.

• Nome completo;

• CPF e RG;

• Endereço;

• Telefone;

• E-mail;

• Dados bancários;

• Informações de dependentes;

• Salário e benefícios.
  

Esses dados são utilizados desde a admissão até o desligamento. O risco aqui costuma estar no armazenamento desorganizado, no envio por e-mail sem controle ou no compartilhamento desnecessário com gestores.

Dados de jornada e controle de ponto

Aqui começa uma área extremamente sensível, e muitas vezes ignorada quando o assunto é LGPD. O controle de ponto envolve:

• Registros de entrada e saída;

• Banco de horas;

• Histórico de atrasos e faltas;

• Logs de acesso ao sistema;

• Geolocalização (em casos de ponto via aplicativo);

• Histórico de alterações e ajustes.

Tudo isso são dados pessoais. Além disso, esses registros revelam comportamento, rotina e até padrão de deslocamento do colaborador. 

Quando armazenados sem controle de acesso ou circulando em planilhas paralelas, o risco aumenta significativamente. E existe um ponto ainda mais crítico.

Dados sensíveis: saúde, afastamentos e biometria

A LGPD classifica como dados sensíveis aqueles que exigem nível de proteção ainda maior. No RH, isso inclui:

• Informações de saúde;

• Atestados médicos com CID;

• Dados sobre afastamentos;

• Biometria utilizada em sistemas de ponto.

A biometria, em especial, merece atenção. Muitos sistemas de controle de ponto utilizam reconhecimento digital ou facial. Esses dados são considerados sensíveis pela LGPD e exigem:

• Base legal adequada;

• Segurança reforçada;

• Controle rigoroso de acesso;

• Proteção contra vazamentos.

Se houver falha nesse tratamento, o risco deixa de ser apenas administrativo e pode gerar questionamentos judiciais e pedidos de indenização.

Histórico de alterações e acessos

Existe ainda um aspecto pouco discutido, mas fundamental: quem acessa os dados e quem altera registros.

Logs de sistema, histórico de ajustes de ponto, registros de alteração de jornada, tudo isso também compõe o universo de dados pessoais.

Se não houver rastreabilidade, controle de acesso e registro claro de quem fez cada modificação, a empresa se expõe não apenas sob a ótica trabalhista, mas também sob a ótica da governança de dados.

Principais riscos da LGPD na rotina do RH e DP

Quando falamos em LGPD, muita gente ainda imagina grandes vazamentos externos ou ataques cibernéticos sofisticados.

Mas, na prática, os maiores riscos dentro do RH costumam nascer de situações muito mais simples e internas. São práticas que se tornaram comuns ao longo dos anos, mas que hoje exigem revisão.

Acessos sem controle

Quem realmente tem acesso aos dados do sistema de ponto? Todos os gestores precisam enxergar todas as informações? Existe controle por perfil de acesso?

Um dos erros mais frequentes é conceder acesso amplo demais a dados de jornada, banco de horas, afastamentos ou até informações sensíveis.

Quanto maior o número de pessoas com acesso irrestrito, maior o risco de uso indevido ou exposição desnecessária.

A LGPD exige necessidade e finalidade. Se o gestor não precisa daquele dado para exercer sua função, ele não deveria acessá-lo.

Ajustes manuais sem rastreabilidade

No controle de jornada, ajustes são comuns. Esquecimento de marcação, correções pontuais, acertos operacionais.

O problema surge quando esses ajustes:

• Não deixam histórico claro;

• Não registram quem alterou;

• Não possuem justificativa formal;

• Não têm controle de auditoria.
  

Além do risco trabalhista, isso gera risco de governança de dados. A LGPD exige rastreabilidade e transparência no tratamento das informações. Sem histórico confiável, a empresa não consegue demonstrar a integridade dos dados.

Uso de planilhas e prints

Esse é um dos pontos mais sensíveis  e mais comuns. Planilhas paralelas com banco de horas, prints de tela enviados por WhatsApp, relatórios exportados e armazenados em pastas compartilhadas sem controle.

Quando os dados saem do sistema e passam a circular em arquivos descentralizados, a empresa perde controle sobre:

• Quem acessa;

• Quem compartilha;

• Onde estão armazenados;

• Por quanto tempo ficam guardados.

E, nesse cenário, qualquer exposição pode gerar questionamento.

Compartilhamento indevido de informações

É comum que informações sobre jornada, faltas ou afastamentos circulem entre gestores sem critérios claros.

Em casos mais sensíveis, dados de saúde ou informações médicas acabam sendo comentados ou compartilhados sem necessidade.

A LGPD não proíbe o tratamento desses dados quando há base legal. O que ela exige é que isso seja feito com limite, finalidade e segurança. Compartilhar além do necessário já configura exposição indevida.

Falta de política interna e treinamento

Outro risco silencioso é a ausência de diretrizes claras. Sem política interna de proteção de dados:

• Cada gestor age de uma forma;

• O RH centraliza decisões sem padronização;

• Não há clareza sobre retenção de dados;

• Não há orientação sobre descarte seguro.

A LGPD não exige apenas tecnologia. Ela exige cultura organizacional. E quando não há orientação clara, o risco não é pontual ele se torna estrutural.

O ponto central é este: os maiores riscos da LGPD no RH não começam em ataques externos. Eles começam na rotina.

E quando essa rotina envolve controle de ponto, biometria, jornada e dados sensíveis, a exposição é ainda maior.

Na próxima seção, vamos conectar esses riscos com algo que muitas empresas ainda não enxergam com clareza: como a LGPD pode aparecer dentro de uma ação trabalhista.

LGPD e ações trabalhistas: onde os riscos se encontram?

Durante muito tempo, a LGPD foi vista como um tema separado do Direito do Trabalho. Algo mais ligado ao jurídico corporativo ou à área de tecnologia. Mas essa separação já não faz sentido.

Cada vez mais, discussões sobre jornada, afastamentos, biometria e acesso a sistemas aparecem dentro de ações trabalhistas não apenas como debate sobre horas extras e verbas rescisórias, mas como questionamento sobre o tratamento de dados pessoais.

Imagine um cenário comum: o colaborador questiona ajustes no ponto. A empresa apresenta registros, mas não consegue demonstrar quem alterou, quando alterou ou sob qual justificativa. Além da discussão trabalhista, surge a dúvida sobre integridade e governança dos dados.

Em outro caso, o trabalhador alega uso indevido de biometria ou exposição de informações médicas. A discussão deixa de ser apenas contratual e passa a envolver dano moral por violação de privacidade.

A LGPD não criou automaticamente novas indenizações trabalhistas. O que ela fez foi elevar o nível de exigência sobre como os dados são tratados. E quando há falha nesse tratamento, o risco jurídico se amplia.

O ponto central é que o controle de jornada, o armazenamento de atestados, os registros de acesso e até a forma como relatórios são compartilhados podem se tornar elementos de prova dentro de um processo.

Não se trata apenas de cumprir a legislação de proteção de dados para evitar sanções administrativas da ANPD. 

Trata-se de compreender que a governança de dados passou a influenciar diretamente a força da defesa trabalhista. Quando a empresa demonstra organização, rastreabilidade e controle, transmite credibilidade.

Quando não consegue explicar como os dados foram tratados, abre espaço para questionamentos que vão além da jornada.

É nesse cruzamento entre dados e relação de trabalho que a LGPD deixa de ser teoria e passa a ser prática.

O papel do RH na governança de dados trabalhistas

É comum que esse tema seja direcionado imediatamente ao jurídico ou à área de tecnologia. Mas, na verdade, quem está na linha de frente do tratamento de dados trabalhistas é o RH.

É o RH que coleta documentos na admissão, que recebe atestados médicos, que controla a jornada, que administra banco de horas, que acessa informações salariais, que responde a gestores sobre os insumos gerados pelos colaboradores. 

Mas você sabe o que isso significa? O RH não é apenas usuário de dados, ele é um agente central na governança dessas informações.

Governança, nesse contexto, não significa burocratizar processos. Significa saber exatamente quais dados são tratados, por que são tratados, quem tem acesso a eles e por quanto tempo permanecem armazenados.

No controle de ponto, por exemplo, governança envolve definir quem pode visualizar relatórios completos, quem pode realizar ajustes, como esses ajustes ficam registrados e qual é o fluxo de validação. 

Envolve também evitar que dados circulem fora do ambiente seguro do sistema, em planilhas paralelas ou mensagens informais.

A LGPD trouxe um conceito importante: responsabilidade demonstrável. Não basta afirmar que a empresa protege dados. 

É preciso demonstrar isso. Quando há política interna clara, controle de acessos bem definido, registros organizados e tecnologia adequada, o RH deixa de atuar apenas como área operacional e passa a exercer uma função de proteção institucional.

Por outro lado, quando não há critérios definidos, cada gestor acessa o que quer, os ajustes não deixam rastro e os dados circulam livremente, o risco não é pontual, ele se torna estrutural.

A maturidade na gestão de dados trabalhistas começa dentro do próprio RH. É ali que se constrói, ou se fragiliza, a segurança jurídica da empresa.

Por onde começar a adequação à LGPD no RH e DP?

A adequação à LGPD não começa no sistema. Começa na consciência. Enquanto a proteção de dados for vista como um tema “do jurídico” ou “da TI”, o risco continuará espalhado pela operação. 

No RH e no DP, isso é ainda mais delicado, porque estamos lidando diariamente com informações pessoais, sensíveis e estratégicas.

O primeiro movimento necessário é cultural

As pessoas precisam entender que dados não são apenas documentos administrativos. São informações que pertencem a alguém e que exigem responsabilidade no tratamento. Isso vale para toda a empresa, não apenas para quem está diretamente no RH. 

Gestores que pedem relatórios por mensagem informal, colaboradores que armazenam planilhas localmente ou líderes que solicitam informações médicas sem necessidade também fazem parte do ciclo de risco.

Sem conscientização, qualquer política vira papel

Para quem atua diretamente com dados trabalhistas, o cuidado precisa ser ainda maior. Não basta saber o que é a LGPD. 

É preciso compreender como ela altera decisões práticas do dia a dia: quem pode acessar determinado relatório, como registrar um ajuste no ponto, onde armazenar atestados médicos, como compartilhar informações com segurança.

Depois da etapa cultural, vem a etapa estrutural

É fundamental revisar processos: onde os dados entram, por onde circulam, quem acessa, onde ficam armazenados e por quanto tempo permanecem guardados. 

Muitas empresas descobrem, nesse momento, que possuem fluxos paralelos, controles informais e armazenamento descentralizado. Mapear esses processos é o que permite identificar fragilidades antes que elas se tornem problemas. 

Em alguns casos, contar com apoio especializado faz diferença. Profissionais com experiência em compliance e proteção de dados conseguem enxergar riscos que passam despercebidos na rotina interna e ajudam a ajustar políticas, contratos e práticas operacionais. Mas existe um ponto que não pode ser ignorado: adequação à LGPD não é projeto com início, meio e fim.

Ela exige acompanhamento constante

Novos sistemas são implementados, novos gestores assumem posições, novas rotinas surgem. Se não houver revisão contínua, aquilo que estava adequado pode rapidamente se tornar vulnerável. 

No RH, proteger dados não é uma tarefa pontual. É um processo permanente de atenção, organização e responsabilidade.

Como o Dot8 pode ser o aliado da sua empresa?

No decorrer do artigo, você descobriu que se existe um ponto onde LGPD e passivo trabalhista se encontram, esse ponto é o controle de jornada. Porque é ali que convivem, ao mesmo tempo:

• Dados pessoais;

• Dados sensíveis (biometria);

• Histórico de comportamento;

• Registros que podem virar prova judicial.

E é nesse ambiente que muitas empresas ainda operam com controles frágeis, acessos amplos demais e ajustes pouco rastreáveis. 

O Dot8 entra nessa questão não apenas como um sistema de ponto, mas como uma camada de governança sobre a jornada.

A plataforma foi estruturada para monitorar riscos trabalhistas continuamente. Isso significa que ela não apenas registra horas, ela identifica padrões, excessos recorrentes, inconsistências e situações que podem gerar questionamentos futuros. Sob a ótica da LGPD, isso faz diferença por dois motivos.

Reduz intervenção manual. Ou seja, quanto menos planilhas paralelas, menos exportações desnecessárias e menos controles informais, menor a exposição de dados pessoais.

Alterações, históricos e movimentações deixam registro dentro do ambiente do sistema, o que aumenta a capacidade de demonstrar integridade da informação em caso de fiscalização ou ação judicial.

Outro ponto relevante é a centralização inteligente dos dados. Quando informações de jornada ficam organizadas em dashboards estruturados e auditáveis, o RH deixa de depender de arquivos soltos e passa a trabalhar com dados consolidados dentro de um ambiente controlado. Isso não substitui política interna, não substitui treinamento, e sim, sustenta a governança.

E existe uma mudança silenciosa acontecendo no mercado: empresas não são mais questionadas apenas sobre “quantas horas foram trabalhadas”. 

Elas são questionadas sobre “como esses dados foram tratados”, te auxiliando na prevenção possíveis de passivos trabalhistas.

Quem não consegue responder isso com segurança técnica fica exposto. Se você ainda trata o controle de ponto apenas como ferramenta operacional, vale um alerta: a forma como seus dados estão estruturados hoje pode ser o ponto mais frágil da sua defesa amanhã. O momento de revisar isso não é depois de uma notificação.

Portanto, se você deseja saber como o Dot8 pode estruturar o controle de jornada da sua empresa sob a ótica da LGPD e reduzir riscos que hoje passam despercebidos, converse com um especialista. 

Analise sua estrutura atual antes que ela seja analisada por um juiz ou por uma fiscalização. Empresas maduras revisam seus riscos antes que eles virem problema. A decisão é sua.

Perguntas Frequentes (FAQ) sobre LGPD no RH e DP

1. O RH precisa de consentimento assinado do colaborador para tratar seus dados?

Não necessariamente. No RH, a maioria dos dados é tratada com base em obrigação legal (como o envio do eSocial) ou para a execução do contrato de trabalho. 

O consentimento só é exigido para finalidades que não se enquadram nessas bases, como o uso da imagem do colaborador em campanhas de marketing ou a inclusão em benefícios opcionais que não fazem parte do contrato padrão.

2. Por quanto tempo o RH pode armazenar os dados de um ex-colaborador?

A LGPD estabelece que os dados devem ser eliminados após o término da finalidade. No entanto, o RH deve manter as informações pelo prazo de prescrição trabalhista e previdenciária. 

Geralmente, recomenda-se guardar os dados por pelo menos 2 anos após a rescisão (para defesa em ações trabalhistas) e por prazos maiores (até 30 anos) para fins de comprovação de tempo de contribuição e FGTS.

3. O uso de biometria facial ou digital no ponto é permitido pela LGPD?

Sim, mas com rigor. A biometria é um dado sensível e seu tratamento exige medidas de segurança reforçadas. 

A empresa deve garantir que o sistema de ponto possua criptografia e que os dados não sejam utilizados para finalidades diferentes do controle de jornada. 

Além disso, a governança deve ser transparente, informando ao colaborador como esses dados são protegidos contra vazamentos.

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que tenha ficado claro que LGPD no RH e no DP não é um tema distante, nem restrito ao jurídico ou à TI.

Ela está presente na admissão, no controle de ponto, no armazenamento de atestados, nos relatórios enviados a gestores e, principalmente, na forma como os dados de jornada são organizados, acessados e protegidos.

O maior risco não está, necessariamente, em grandes vazamentos. Ele costuma nascer na rotina: acessos amplos demais, ajustes sem rastreabilidade, planilhas paralelas, ausência de governança clara.

E quando esses pontos são questionados, seja em uma fiscalização, seja em uma ação trabalhista, a discussão deixa de ser apenas operacional. Ela passa a ser sobre responsabilidade.

O RH moderno não pode mais olhar para dados apenas como informação administrativa. Dados são ativos estratégicos. E a forma como são tratados pode fortalecer ou fragilizar a segurança jurídica da empresa.

A boa notícia é que adequação não começa com pânico. Começa com diagnóstico, estrutura e decisão consciente.

Se este conteúdo trouxe reflexões importantes para a sua realidade, recomendamos que você continue aprofundando esse tema. 

Acesse agora o blog e explore os conteúdos que podem transformar a forma como sua empresa enxerga risco trabalhista e proteção de dados. Informação estratégica é o que separa empresas reativas de empresas protegidas.

Nos vemos no próximo artigo!