Entenda a importância da folha de ponto e escolha o melhor modelo para a sua empresa!

Você sabia que erros simples na folha de ponto são uma das maiores causas de processos trabalhistas no Brasil?

A folha de ponto é o registro oficial da jornada de trabalho dos colaboradores. Ela concentra entradas, saídas, intervalos e horas extras de forma individual, garantindo clareza tanto para a empresa quanto para o trabalhador. 

Sem esse controle, fica praticamente impossível comprovar a jornada em caso de auditorias ou ações trabalhistas.

Além de ser uma obrigação legal, o controle da jornada de trabalho é importante para garantir a produtividade e a eficiência dentro das empresas, evitando horas extras excessivas e garantindo a distribuição adequada das tarefas entre os colaboradores.

Desse modo, existem diversos modelos de folha de ponto, desde os manuais até os digitais, que oferecem praticidade e recursos de automação de processos. 

Por isso, neste conteúdo, vamos te explicar tudo o que você precisa saber sobre o assunto e como escolher a melhor opção para o seu negócio. 

Boa leitura! 

O que é folha de ponto? 

Você já deve saber que a folha de ponto é um documento essencial para controle e segurança tanto da empresa quanto dos colaboradores. Isso porque, ela contém informações sobre toda a jornada de trabalho, tais como: 

• Registros de entrada e saída;
• Faltas e atrasos;
• Banco de horas e horas extras. 

Ou seja, a folha de ponto serve como base para o gestor de RH realizar corretamente todos os cálculos que envolvem a jornada do colaborador. 

Sendo assim, ela precisa ser um documento individual e transparente, evitando possíveis ações trabalhistas. 

Desse modo, a folha de ponto é uma ótima aliada tanto para as empresas quanto para os funcionários, já que serve como prova oficial em possíveis auditorias ou processos trabalhistas. 

Portanto, esse é um documento que precisa ser preenchido com a maior assertividade e cuidado, por isso, se você não compreendeu bem a importância dele, vamos te explicar o que diz a legislação trabalhista a respeito.

Como funciona a folha de ponto? 

Como já sabemos, a folha de ponto é um documento de muita importância tanto para a empresa quanto para os colaboradores. 

Isso porque, ela comprova a jornada de trabalho mensal dos profissionais e garante que as empresas cumpram a legislação. 

Desse modo, existem muitos modelos disponíveis no mercado, que vão desde anotações manuais a aplicativos de controle de ponto, sendo muito mais seguros e ágeis para as empresas. Algumas dessas opções, são: 

• Folha de ponto manual;
• Folha de ponto no Excel;
• Folha de ponto eletrônico;
• Folha de ponto digital.

Mas já vamos te explicar sobre cada uma delas, assim você conseguirá fazer a melhor escolha para o seu negócio. Antes, precisamos te falar sobre o que uma folha de ponto precisa ter para estar conforme a lei. Vamos lá?

O que a legislação trabalhista diz sobre folha de ponto? 

De acordo com o art. 74 da CLT e a Portaria 671, empresas com 20 ou mais colaboradores são obrigadas a manter o registro de ponto. 

O formato pode variar, manual, mecânico ou eletrônico,  mas o importante é que o documento esteja atualizado e disponível para consultas.

Em outras palavras, é preciso fazer a manutenção correta da folha de ponto de cada profissional individualmente, isso porque é ela que comprova o desempenho dos funcionários caso seja necessário. 

Quais são as principais informações da folha de ponto? 

Qualquer modelo de folha de ponto, sendo no Excel ou não, precisa ser composto por uma série de dados tanto dos colaboradores quanto da empresa.

Isso porque eles garantem a oficialidade do documento caso for necessário. Portanto, vamos te mostrar todas as informações que devem estar inseridas na folha de ponto, confira:

Empresas  

No caso, alguns dados também são necessários para a identificação da empresa. Eles são importantes para garantir o vínculo trabalhista em situações de auditorias ou ações trabalhistas. 

Entre alguns dados previstos para esse documento, estão: 

• Nome da empresa;
• Razão social;
• CNPJ;
• Endereço da empresa.

Agora que você já está por dentro de todas as informações que precisam conter, aproveite para ficar por dentro das principais vantagens e desvantagens sobre a folha de ponto no excel. 

Funcionários 

Como já dissemos anteriormente, a folha de ponto é um documento individual e, por isso, precisa ter informações que identifiquem os funcionários de forma única. 

Pensando nisso, para distinguir um funcionário do outro, é preciso conter os seguintes dados: 

• Nome completo;
• Data de admissão;
• Número do PIS;
• Jornada de trabalho;
• Cargo e área de atuação. 

Quais são os modelos de folha de ponto? 

Hoje, existem diferentes modelos de folha de ponto que se adaptam à realidade de cada empresa: manual, em planilhas, mecânica ou digital.

Isso porque, além de ser uma exigência legal, ela é uma ferramenta importante para garantir a gestão eficiente de recursos humanos, a fim de evitar atrasos, faltas e outros tipos de irregularidades que possam afetar a produtividade de um negócio. 

Pensando nisso, vamos te apresentar quatro modelos de folha de ponto que podem ser utilizados para controlar a jornada de trabalho dos funcionários. Olha só: 

Folha de ponto manual 

Esse modelo ainda é utilizado por muitas empresas, mas o grande problema que ela apresenta sérios riscos com a proteção de dados e integridade das informações

Isso porque, a folha de ponto manual é o modelo mais simples disponível no mercado. Em outras palavras, os colaboradores registram manualmente os pontos de entrada, saída e intervalos, em um caderno ou livro de ponto.

Veja como esse método pode ser muito falho em relação aos dados dos profissionais, a transparência e veracidade dos dados inseridos, além de correr riscos de fraudes e alterações sem autorização prévia.

Sendo assim, algumas das desvantagens da folha de ponto manual, são: 

• Preenchimento incorreto das informações;
• Possibilidade de perda de dados;
• Maior chance de fraudes e alterações;
• Maior risco de processos trabalhistas contra a empresa. 

Inclusive, ela pode servir como provas em auditorias ou ações judiciais e, por isso, ter um modelo que pode ocasionar falhas, rasuras ou até mesmo buddy punching, não é nada seguro para as organizações.

Folha de ponto no Excel

A folha de ponto no Excel pode ser uma ótima saída para as empresas realizarem o controle da jornada de trabalho dos colaboradores, um dos motivos é o custo-benefício. 

Em outras palavras, o Excel é uma ferramenta muito completa e de baixo custo para as organizações, principalmente se ele já vier instalado nas máquinas de trabalho dos colaboradores, não gerando custo para adquirir um novo software. 

Outro ponto é a facilidade e flexibilidade da ferramenta, que pode ser uma vantagem. Isso porque, esse software já é bem conhecido entre o universo corporativo e as pessoas costumam estar familiarizadas com ele. 

Dessa forma, para acessar, alterar, criar novas fórmulas ou gráficos e gerenciar as planilhas pelo Excel se torna uma prática fácil e rápida na rotina do RH. 

Entretanto, ela apresenta uma série de desvantagens que precisam ser avaliadas em relação ao seu uso dentro de cada empresa. Veja: 

Desvantagens da folha de ponto no Excel 

Se você está preocupado em manter os dados dos seus funcionários e da sua empresa em segurança, além de ser muito mais assertivo no registro da jornada de trabalho dos profissionais, talvez a folha de ponto no Excel não seja a melhor opção. 

Isso porque, ela possui uma série de desvantagens relacionadas com a falta de segurança dos dados e facilidade para falhas humanas ou fraudes. Abaixo, vamos te mostrar especificamente cada uma delas.

Falta de recursos de automação e integração 

Sabemos como a automação de processos e integração de ferramentas podem facilitar o dia a dia de uma empresa, pensando nisso, pode-se dizer que o Excel não é a melhor ferramenta para oferecer esse tipo de serviço. Isso porque ele é operado manualmente, ou seja, não oferece recursos para lidar com tarefas repetitivas.

Outro ponto importante de destacar é que o Excel passa recorrentemente por atualizações, disponibilizando novas versões e, pode ser, que em algum momento os dados não sejam transferidos para a versão mais recente da maneira correta ou, até mesmo, que eles nem sejam transferidos.

Falha humana ou fraude na transferência dos dados 

Quando citamos anteriormente que a flexibilidade dessa ferramenta poderia ser uma vantagem, aqui vamos te explicar por que ela pode ser uma desvantagem também. 

Em outras palavras, mesmo que a flexibilidade garanta um maior domínio sobre as alterações da folha de ponto no Excel, ela pode estar sujeita a falhas de digitação na transferência dos dados, e até mesmo, a fraudes. 

Isso porque, o Excel é uma ferramenta que pode ser facilmente adulterado, é usado para esse fim, pode colocar em questionamento a segurança e integridade dos dados inseridos nele. 

Além disso, se a empresa está em crescimento, por exemplo, a manutenção desses dados pode ficar cada vez mais difícil. 

Isso porque, a cada novo funcionário, é um novo registro que precisa ser controlado, levando a possíveis erros ou problemas de eficiência da plataforma. 

Falta de segurança nos dados 

Outra desvantagem bem evidente é a falta de segurança nos dados tanto da empresa quanto dos colaboradores, e esse é um ponto fundamental em diversos aspectos, mas principalmente porque este pode se tornar um documento oficial em caso de processos trabalhistas ou auditorias.

Entre tantos aspectos, o Excel também não possui um sistema que garante a segurança dos dados inseridos nas planilhas, ou seja, todas as informações adicionadas nelas podem ser facilmente acessadas e alteradas. 

Esse tipo de situação pode gerar diversos problemas, como a falta de integridades do documento, levando a empresa sofrer com processos trabalhistas. 

Além disso, a visualização de dados pode ser uma dificuldade para os gestores dessas planilhas, isso porque, embora o Excel permite a criação de dados e outros recursos visuais, ainda pode existir uma dificuldade na identificação de padrões nos registros de ponto dos colaboradores. Outro ponto relevante aqui é caso sua empresa tenha filiais ou mais de um escritório, por exemplo. 

Existe uma dificuldade em gerenciar os dados de uma única planilha para todas as unidades, o que pode gerar muitos problemas operacionais e não ser nada produtivo para as equipes de trabalho. 

Por isso, entendendo que a folha de ponto no Excel pode não ser a melhor opção para a sua empresa, abaixo vamos te dar a melhor solução para automatizar os processos do setor de RH. 

Folha de ponto mecânica

A folha de ponto mecânica é bem mais segura do que os modelos apresentados anteriormente, mesmo apresentando suas desvantagens. Mas já vamos falar sobre isso. 

Antes você precisa entender como ela funciona, sendo assim, a folha de ponto mecânica nada mais é do que o relógio de ponto cartográfico, aquele em que o funcionário precisa inserir o seu cartão e registrar as entradas, saídas e intervalos. 

Ou seja, os problemas apresentados nos modelos anteriores, relacionados a fraudes, rasuras ou anotações erradas, aqui, já não existem mais. Por isso, ele pode ser considerado um pouco mais seguro que os outros. 

Contudo, a folha de ponto mecânica também precisa ser transcrita pelas equipes de RH. E pode até parecer uma tarefa fácil, mas calcular todas as horas trabalhadas, atrasos e faltas, horas extras e outros insumos gerados pelos colaboradores dá muito trabalho. 

Além disso, é um processo que requer muita atenção, cuidado e tempo dos gestores e profissionais do setor de RH, não excluindo a possibilidade de erros nos cálculos, por exemplo. 

Folha de ponto digital 

Com a folha de ponto digital tudo fica mais simples, isso porque ela é um dos formatos mais seguros disponíveis no mercado hoje em dia e vamos te explicar o porquê. 

Nesse modelo, os colaboradores possuem a autonomia de registrar os seus pontos de entrada, saída e intervalos através de um aplicativo disponível para celulares, tablets ou computadores. 

Ou seja, todas às vezes que o profissional registrar um ponto, o sistema preencherá todas as informações necessárias da sua jornada de trabalho, automatizando e simplificando os processos. 

Além disso, esse sistema pode garantir uma segurança ainda maior em relação aos dados dos colaboradores, isso porque o controle de ponto digital conta com funcionalidades capazes de te avisar de qualquer inconsistência ou erro na folha de ponto, além de gerar relatórios de forma automática para facilitar a rotina do RH. 

Qual a diferença entre folha de ponto e arquivos AFD e AEJ? 

Antes de mais nada, é fundamental saber que os arquivos AFD, AEJ e a folha de ponto são documentos relacionados à jornada de trabalho de cada colaborador. 

Sendo assim, o objetivo deles é garantir que as empresas contabilizem e comprovem a jornada de trabalho dos colaboradores, além de assegurar que os direitos trabalhistas sejam cumpridos. 

Portanto, os arquivos são documentos obrigatórios previstos na portaria 671, além de ser citado também no art.74 da CLT. 

Por isso, vamos te mostrar cada um deles individualmente para que você entenda suas especificações. 

AFD

O arquivo AFD deve conter informações sobre todas as marcações de ponto dos colaboradores, como horários de entrada e saída, intervalos e horas extras.

AEJ

O arquivo AEJ deve conter informações sobre todas as ocorrências relativas à jornada de trabalho dos colaboradores, como faltas, atrasos, licenças e afastamentos.

Existem outros pontos importantes sobre os arquivos. Veja: 

• Os arquivos devem ser gerados em formato XML e enviados mensalmente ao e-Social, plataforma do governo federal para registro de informações trabalhistas e previdenciárias;

• O não envio ou o envio com erros dos arquivos AFD e AEJ pode resultar em penalidades para a empresa, como multas e autuações.

Já no caso da folha de ponto é um pouco diferente. Esse documento deve ser guardado pela empresa por, no mínimo, 5 anos e pode ser utilizado como comprovante em caso de processos trabalhistas ou fiscalizações. 

Algumas características da folha de ponto são:

• Deve conter informações sobre as horas trabalhadas, intervalos e horas extras;
• Pode ser um documento físico ou digital;
• Deve conter a assinatura do colaborador e da empresa;
• Pode ser comprovante para casos de processos trabalhistas ou fiscalizações.

Portanto, pode-se dizer que enquanto a folha de ponto é um documento que comprova a jornada de trabalho realizada pelo colaborador, os arquivos AFD e AEJ são registros eletrônicos utilizados para enviar essas informações ao governo federal. 

Ambos são importantes para garantir o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias. 

Como a folha de ponto impacta diretamente nos custos e na gestão das empresas?

Mais do que cumprir uma obrigação legal, a forma como você controla a jornada de trabalho influencia diretamente nos custos, na rotina do RH e até na segurança da sua empresa.

Você já sabe que o processo é manual ou feito em planilhas, o risco de erros é grande. Já com um controle de ponto eletrônico, você ganha em precisão e tranquilidade.

Veja alguns pontos-chave:

Redução de custos com processos trabalhistas

Para se ter uma ideia, em 2024, temas ligados a horas extras e ao intervalo intrajornada foram os campeões de disputas trabalhistas no Tribunal Superior do Trabalho (TST). 

Somados, ultrapassaram a marca de 118 mil processos julgados apenas nesse período, com crescimento próximo de 20% em relação ao ano anterior. 

Esse dado mostra como falhas no controle da jornada continuam sendo uma das principais causas de ações contra empresas. 

Ao adotar um sistema de controle de ponto digital, sua empresa pode reduzir, consideravelmente, o risco de inconsistências nesses registros, evitando multas, indenizações e passivos trabalhistas que comprometem o caixa. 

Economia de tempo para o RH e gestores

No modelo atual ou em Excel, o RH pode gastar horas somando jornadas, validando horas extras e ajustando inconsistências.

Com o ponto eletrônico digital, esses cálculos são feitos automaticamente, liberando a equipe para tarefas mais estratégicas, como desenvolvimento de pessoas e melhoria de cultura organizacional.

Maior previsibilidade de custos da folha de pagamento

A automatização garante registros precisos de horas extras, banco de horas e adicionais. Isso dá ao gestor clareza sobre a folha de pagamento, facilitando o planejamento financeiro e evitando surpresas no fechamento do mês.

Conformidade legal sem complicações

O controle de ponto eletrônico já considera as regras da CLT e convenções coletivas, ajustando automaticamente cálculos de horas extras, adicional noturno e intervalos. 

Assim, a empresa se mantém sempre conforme a lei, evitando penalidades por descumprimento da legislação.

Quais as melhores dicas para fazer uma folha de ponto segura? 

Depois de tudo que contamos até aqui, para realizar o controle da folha de ponto de forma segura, existem algumas dicas importantes que você precisa seguir.  Aqui, vamos abordar três aspectos principais, Veja só: 

Armazenamento de dados 

É muito importante que uma empresa consiga garantir a segurança e confiabilidade dos dados armazenados da folha de ponto. Sendo assim, os modelos de controle de ponto digitais podem ser a melhor solução.

Além disso, eles são ferramentas que garantem o controle de acesso adequado, ou seja, eles conseguem assegurar que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e alterar os dados da folha de ponto.

Cálculos assertivos 

Outra dica importante é garantir os cálculos assertivos por meio de uma folha de ponto segura. 

Em outras palavras, para evitar erros e garantir que os cálculos sejam feitos de forma assertiva, é importante contar com uma solução automatizada e precisa, como as opções digitais. 

Utilizando as opções de controle de ponto online, por exemplo, é possível que os cálculos sejam mais assertivos sem a possibilidade de erros humanos. 

Além disso, é importante que a solução utilizada esteja sempre atualizada de acordo com a legislação trabalhista em vigor. 

Tecnologia e automação de processos 

A tecnologia e a automação de processos são duas das principais vantagens dos controles de ponto online disponíveis no mercado. 

Com elas, é possível automatizar diversas etapas do processo de controle de ponto, desde a coleta dos dados até os cálculos e a geração de relatórios. 

Portanto, quando uma empresa utiliza as ferramentas mais atuais dentro de seus processos, elas garantem mais agilidade e eficiência das equipes de trabalho, principalmente do setor de RH, além de reduzir substancialmente a possibilidade de erros.

Dito isto, podemos concluir que o controle de ponto digital é a opção mais segura e prática para as empresas, e sabendo disso, vamos te contar porque o dot8 pode ser a melhor escolha para a sua rotina de trabalho. 

Como o monitoramento de riscos trabalhistas do dot8 pode ser o aliado da sua empresa?

Para quem administra uma empresa ou cuida do RH, um dos maiores desafios é evitar erros no controle da jornada que acabam virando processos trabalhistas. 

O monitoramento de riscos trabalhistas do dot8 foi desenvolvido justamente para dar mais clareza sobre esses pontos e facilitar a gestão do dia a dia.

Identificação de riscos antes que virem problemas

Com o sistema, é possível acompanhar de perto situações que podem gerar questionamentos futuros. 

Ele permite enviar notificações, tanto automáticas quanto manuais, mantendo a comunicação aberta com o colaborador e reduzindo as chances de conflitos.

Dashboards que facilitam a tomada de decisão

As informações ficam disponíveis em painéis visuais e de fácil leitura. Isso ajuda gestores e equipes de RH a enxergar, em tempo real, jornadas excessivas ou padrões de trabalho que precisam de atenção, tornando as decisões mais rápidas e fundamentadas.

Automação para ganhar tempo e precisão

O dot8 usa análise de dados em grande escala (Big Data) para transformar registros de ponto em relatórios claros. 

Assim, tarefas que antes eram feitas manualmente passam a ser automáticas, economizando tempo e trazendo mais segurança nas informações.

Suporte humano sempre disponível

Outro ponto importante é o atendimento. Em vez de depender de respostas automáticas, quem usa o dot8 conta com uma equipe de consultores reais, prontos para entender a situação e resolver o problema de forma prática e atenciosa.

Não deixe que erros na folha de ponto se transformem em problemas maiores. Experimente o dot8 e transforme a gestão da sua equipe em algo simples, seguro e eficiente. Solicite uma demonstração gratuita agora e veja como é fácil manter a jornada de trabalho sob controle!

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo! Agora você já sabe como a folha de ponto impacta diretamente na rotina do RH, na conformidade legal e até na saúde financeira da empresa. 

Mais do que um simples documento, ela é uma ferramenta essencial para manter segurança, organização e transparência na gestão da jornada de trabalho.

E se você quer continuar se aprofundando em temas que ajudam na administração do seu negócio e no dia a dia do RH, não pare por aqui.

Acesse o nosso blog e descubra outros conteúdos exclusivos sobre folha de ponto, legislação trabalhista e soluções para otimizar a gestão de pessoas na sua empresa.

Até a próxima!