Há cerca de 80 anos, desde que a Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT passou a ser aplicada, o controle de ponto dos colaboradores é realizado de diferentes formas.
Entre estas formas está o relógio de ponto digital, que registra marcações em tempo real, de forma integrada com outros softwares de avaliação de ponto, além de emitir todos os dias um comprovante para o colaborador.
Entretanto, a adoção de aplicativos de registro de ponto vem crescendo cada vez mais no meio corporativo.
Neste artigo, você irá conhecer um pouco mais sobre o relógio de ponto digital, além de saber quais são as suas vantagens e desvantagens e por que o aplicativo de controle de ponto vem se tornando a solução ideal para as empresas.
Boa leitura!
O que é um relógio de ponto digital?
Desde 1888, o relógio de ponto evoluiu muito. Antes era de papel ou mecânico, mas agora é digital. Foi inventado por Willard Le Grand Bundy.
A grosso modo, o relógio de ponto digital é uma ferramenta moderna de gestão de tempo e presença no ambiente de trabalho.
Com toda certeza, você já deve ter visto um desses antes. Ele se parece com uma caixinha e, em boa parte das empresas, fica pendurado na parede ou em algum pilar.
Possui várias formas de registro, como cartões magnéticos, senhas, biometria (como leitura de impressões digitais ou reconhecimento facial), entre outras.
Além disso, é capaz de armazenar todas as informações de presença e horário de trabalho de maneira digital, o que facilita a administração e o acompanhamento das horas trabalhadas.
Como funciona um relógio de ponto digital?
A grosso modo, o relógio de ponto digital funciona como um sistema que registra a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Ao fazer parte do quadro de colaboradores, tendo as informações registradas em carteira, o passo seguinte é definir uma jornada de trabalho que deve ser cumprida diariamente.
Lembrando que essa jornada não pode ultrapassar as 8 horas diárias, desde que não haja outro limite.
O profissional de RH deve realizar o cadastro do colaborador no relógio de ponto, inserindo o nome e o número do PIS, além do cadastro biométrico.
Após isso, o colaborador deve registrar suas entradas e saídas, incluindo o início do dia, a saída para o almoço, o retorno do intervalo e sua saída, finalizando o dia, totalizando quatro marcações mínimas.
Esse processo deve ser feito todos os dias para que os profissionais de RH ou DP da empresa possam acompanhar o cumprimento ou não do horário de trabalho, e emitir a folha de ponto, bem como calcular a folha de pagamento.
Para que essa emissão ocorra, na maioria das vezes, o profissional utiliza um pendrive, que carrega todas as informações necessárias para um software (contratado à parte), do qual fará a leitura das informações, e assim, o RH poderá emitir a folha.
É importante destacar que segundo o artigo 58 da CLT, há uma tolerância entre 5 e 10 minutos para a marcação de ponto. Tudo bem! Mas o que isso significa?
Nenhuma hora poderá ser descontada do colaborador caso ele bata ponto 5 minutos antes ou 5 minutos após o horário estabelecido como o empregador.
Por fim, em todas as marcações, o REP emite um comprovante de ponto, com nome do colaborador, além do horário de registro, informações sobre a empresa e outros dados importantes.
Legalidade do relógio de ponto digital
Segundo o artigo 74 da CLT, o registro de ponto se torna tarefa obrigatória para empresas com mais de 20 colaboradores.
Entretanto, com o passar dos anos, outras formas surgiram, o que gerou inúmeras dúvidas entre os profissionais de RH, bem como os colaboradores.
Assim, para que determinar requisitos e critérios específicos para os modelos de ferramentas legais foi criada a Portaria 671 do MTP, substituindo as antigas portarias 373 e 1510, cujo esclarece dúvidas e determina 3 diferentes formatos: REP-P, REP-A e REP-C.
O Registrador Eletrônico de Ponto Convencional – REP-C, segundo o texto da Portaria 671, deve estar sempre na empresa e disponível para a impressão e retirada dos dados a qualquer hora pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Inclusive, o profissional é o único que possui autorização para executar este serviço.
Vale lembrar que o REP-C só poderá ser usado como registrador de ponto para empregados que prestam serviços para a mesma empresa.
Quais são as vantagens e desvantagens ao adquirir um relógio de ponto digital?
Agora que você já conhece um pouco mais sobre a história do relógio de ponto digital e sabe como ele funciona, trouxemos para você algumas vantagens e desvantagens em adquirir esse dispositivo.
Vantagens
Segurança
Normalmente, os relógios de ponto estão vinculados à biometria digital, tornando-os mais confiáveis do que o cartão de ponto manual.
O profissional de RH cadastra a impressão digital do colaborador, registrando-a e vinculando-a ao seu perfil no sistema do relógio de ponto digital.
O sistema armazena essas informações biométricas com alto nível de segurança, geralmente convertendo-as em algoritmos matemáticos exclusivos.
Quando um colaborador deseja registrar seu ponto, ele utiliza sua identificação biométrica, como uma digital.
Então, o relógio de ponto verifica a identidade do colaborador comparando a biometria apresentada com os dados cadastrados.
Somente após uma verificação bem-sucedida, o relógio registra automaticamente a entrada ou saída do colaborador com um carimbo de data e hora.
Eliminação de papéis e controle de ponto manual
Através do REP, as empresas eliminam o uso de papéis e modernizam as atividades em relação ao fechamento de ponto, como planilhas e relatórios impressos.
Desvantagens
Gasto com o relógio e manutenção
O custo de um REP gira em torno de R$1.200,00, além das bobinas que precisam ser repostas todo o mês.
A sua empresa também terá que comprar e implementar, caso queira, um software de tratamento de ponto a parte, adequado às normas impostas pela portaria 671.
Esses dispositivos também requerem manutenção regular para garantir seu funcionamento correto.
Imagine que a sua empresa possua somente um relógio de ponto, e em um dia comum de trabalho, ele para de funcionar?
Você terá que mandar o REP para a assistência técnica, podendo ficar sem o relógio para bater ponto por vários dias, e ainda ter que arcar com os custos.
Além dessa situação, pode acontecer também da bobina de papel acabar e não ter mais em estoque, tendo que realizar nova compra e aguardar a entrega por dias.
Além disso, você deve atualizar o software periodicamente para manter o sistema seguro e em conformidade com as regulamentações em constante mudança.
Acesso remoto limitado
Nenhum relógio de ponto oferece acesso remoto, o que pode ser um desafio para empresas com colaboradores trabalhando em locais diferentes ou em home office.
Apenas sistemas de controle de ponto possuem app para suprir essa necessidade.
Imagine uma construtora que possui REP, e grande parte da sua equipe realiza trabalhos externos.
Como esses colaboradores fariam para registrarem seus pontos? Logicamente, teriam que se deslocar até a empresa para realizar o registro.
Outro exemplo seria de uma empresa de tecnologia que possui sede somente em uma determinada localidade, mas que envia seus colaboradores para realizarem trabalhos em outras cidades.
Como seria o controle de ponto desses colaboradores, caso a empresa tivesse o REP como sistema de ponto?
Nesses casos, os RH e DP teriam muitos problemas com a gestão dos pontos dos funcionários, podendo causar problemas legais no futuro.
Falta de um sistema
Sem um sistema de relatórios, por exemplo, a empresa pode encontrar dificuldades em acessar dados essenciais, como o total de horas trabalhadas por colaborador, horas extras acumuladas, folgas e faltas.
O que torna ainda mais difícil avaliar o cumprimento das regulamentações trabalhistas e calcular adequadamente os salários e benefícios dos funcionários.
Como resultado, a empresa corre o risco de cometer erros de pagamento, que podem levar a disputas legais.
Além disso, a falta de um sistema de relatórios dificulta a detecção de tendências e padrões no comportamento dos colaboradores em relação às escalas de trabalho.
O que pode impedir que a empresa identifique a necessidade de ajustes que afetem diretamente o desempenho e a satisfação dos colaboradores.
Os dashboards, por sua vez, oferecem uma visão geral em tempo real da jornada de trabalho da empresa.
Eles podem destacar alertas de horas extras, ausências não autorizadas e outras questões relacionadas ao tempo de trabalho de maneira visual e fácil de entender.
Sem essas ferramentas, a empresa pode não estar ciente de problemas em andamento até que seja tarde demais, o que também pode resultar em riscos trabalhistas futuros.
Por que o relógio de ponto ficou tão obsoleto ?
Antes de iniciarmos essa discussão, devemos entender primeiro o que é um ponto digital.
De forma geral, um app de registro de ponto é um sistema de ponto inteligente, confiável e prático. Atualmente, é a solução mais moderna no segmento.
Ele se torna uma opção mais acessível em comparação com os tradicionais relógios de ponto digitais. Isso é particularmente vantajoso, especialmente para as PMEs que possuem orçamentos limitados.
Além disso, a implementação de aplicativos de registro de ponto é simples e intuitiva.
Você pode facilmente baixar e instalar esses aplicativos em dispositivos móveis, como celulares e tablets.
A mobilidade é uma das principais vantagens dos aplicativos de registro de ponto. Seus colaboradores podem registrar o ponto de qualquer lugar com acesso à internet, proporcionando flexibilidade para ambas as partes.
As atualizações de software são simples de implementar, garantindo que você sempre tenha a versão mais recente do sistema em uso.
A automação do ponto economiza tempo para funcionários e gerentes de RH, simplificando processos e eliminando a revisão manual de registros.
Também têm armazenamento em nuvem seguro e acessível para os registros de ponto, disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.
Conclusão
O aplicativo de controle de ponto otimiza e automatiza a gestão de recursos humanos da sua empresa, garantindo o tempo necessário para se concentrar em tarefas mais importantes.
O DOT8 possui todos os diferenciais e recursos necessários para garantir que a sua empresa reduza custos e economize tempo, elevando os níveis de produtividade e eficiência da sua equipe.
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Até a próxima!
