Ponto digital: O guia definitivo para otimizar a jornada de trabalho da sua empresa
Este é o seu guia completo sobre Controle de Ponto Digital! Se você deseja saber como:
- Agilizar o fechamento da folha de ponto
- Eliminar fraudes no controle da jornada do colaborador
- Proteger a sua empresa de riscos trabalhistas
Você está no lugar certo. Nos acompanhe!
Índice
O que é o ponto digital?
Como funciona o ponto digital?
Por que o ponto digital é o futuro em relação aos outros tipos de ponto?
Afinal, o ponto digital é seguro?
Por que sua empresa deve investir no ponto digital?
Como funciona a implementação do ponto digital?
Como fazer sua equipe se adaptar ao ponto digital
Quais os riscos de não utilizar o ponto digital em sua empresa?
Pontos chave para escolher o ponto digital para sua empresa
O que é o ponto digital?
Como funciona o ponto digital?
Por que o ponto digital é o futuro em relação aos outros tipos de ponto?
Afinal, o ponto digital é seguro?
Porque sua empresa deve investir no ponto digital
Como funciona a implementação do ponto digital?
Como fazer sua equipe se adaptar ao ponto digital
Quais os riscos de não utilizar o ponto digital em sua empresa?
Pontos chave para escolher o ponto digital para sua empresa
O que é o ponto digital?
O controle de ponto digital é uma excelente alternativa, em relação aos outros tipos de gestão de ponto, que reúne tecnologia e inovação para o monitoramento da jornada de trabalho de uma empresa.
Essa solução fornece mecanismos de antifraude, proporcionando um controle de ponto mais seguro, além de automatizar a digitalização no registro da jornada de trabalho.
Com o sistema de ponto digital, as informações da sua empresa estarão armazenadas em nuvem, onde o acesso a esses documentos pode ser feito de forma remota, para a conferência e validação de pagamentos.
Construímos um guia completo para te orientar sobre o ponto digital que ainda deixa muitas pessoas com dúvidas. Confira nosso conteúdo e fique por dentro das principais informações.
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Como funciona o ponto digital?
O desenvolvimento constante de novas tecnologias, como o armazenamento de informações em nuvem, proporciona mais velocidade para o dia a dia de todos.
Assim, a utilização de aplicativos e sistemas para gestão de ponto digital está cada vez mais presente na realidade das empresas.
Neste sentido, um sistema de controle de ponto digital, é uma plataforma que pode ser utilizada em um computador, tablet ou smartphone.
Assim, o funcionário pode bater seu ponto, sem necessariamente estar dentro da empresa. Com isso, o gestor consegue acompanhar em tempo real esse registro e realizar a tratativa dos dados recebidos.
A funcionalidade do ponto digital é tão simples quanto a sua implementação. Ou seja, em poucos minutos a tecnologia já está apta para ser usada.
Não é nada parecido com os sistemas de ponto antigos, que precisam de manutenção o tempo todo e não resguardam a empresa no caso de fraudes, por exemplo.
Por fim, a facilidade em utilizar o controle de ponto digital permite uma melhor gestão de equipe, além de ser um ótimo aliado para monitorar comportamentos internos e externos da empresa.
Aplicativo
Aplicativo
É impossível falar do ponto digital sem reforçar uma das suas principais qualidades: a flexibilidade de registrar as horas trabalhadas por aplicativos, de forma segura e inteligente.
Isso mesmo!
O funcionário tem a tranquilidade de poder bater o seu ponto usando apenas o seu celular, tablet ou notebook. Independente da localização, para qualquer tipo de regime de jornada de trabalho, através do celular estando online ou offline.
Diferente dos sistemas de ponto como o relógio cartográfico, que se encontra apenas na empresa, agora, o colaborador registra sua jornada independente da sua localização, sem o menor problema.
E claro, esse registro é feito com segurança, pois o aplicativo possui um sistema antifraude. Falaremos melhor sobre isso no decorrer do texto.
Vale lembrar, que o ponto digital é reconhecido por lei através da portaria 671, expedida pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP). Falaremos mais dela no decorrer deste artigo!
Todas as marcações realizadas pelo uso do ponto digital, são registradas automaticamente no sistema da empresa.
Então, os dados dos colaboradores podem ser acessados tanto pelo RH – para realizar a tratativa dos pontos-, quanto pelo próprio funcionário, se ele quiser verificar seus registros.
Para realizar alterações, é preciso justificar no próprio sistema o motivo para a modificação. Somente após análise do gestor é que isto poderá ser feito. Esta proteção é o que impede a ocorrência de fraudes, reforçando a exatidão das informações computadas.
Sistema
Sistema
Tão importante quanto o uso do aplicativo, o sistema do controle de ponto digital permite que os pontos batidos no aplicativo retornem imediatamente ao sistema gerencial.
Em poucos cliques a tratativa dos pontos pode ser feita, assim como o fechamento do ponto de todos os funcionários.
Para uma atuação mais pontual e analítica do RH, a integração em tempo real das informações, faz total diferença na digitalização de processos importantes como:
- Tratativa de ponto em massa
- Aprovação e análise de ajustes enviados pelo colaborador
- Cadastro de funcionários e escalas (sejam elas flexíveis ou não)
- Relatórios de controle de jornada de trabalho
Ou seja, se adaptar às novas tecnologias existentes, permite mais velocidade nas ações estratégicas de uma empresa, permitindo a execução de um trabalho excelente, prevalecendo a qualidade em todas as etapas.
Resumindo, a tecnologia fornecida pelo sistema de ponto digital DOT8, permite a tomada de decisões estratégicas, propiciando uma gestão assertiva e segura.
Por que o ponto digital é o futuro em relação aos outros tipos de ponto?
Até aqui você já conheceu diversos benefícios do controle de ponto digital.
É muito provável que você também conheça vários outros tipos de controle de ponto para o registro da jornada de trabalho. Mas sabe nos dizer qual é o melhor?
De antemão nós respondemos: o controle de ponto digital é o futuro! A solução perfeita que supera qualquer modelo antigo já criado.
Isso porque, a junção de ferramentas altamente tecnológicas permite a otimização de processos, reduzindo o tempo gasto na tratativa dos pontos, melhorando a dinâmica de trabalho do DP.
A partir disso, o gráfico abaixo representa a usabilidade do sistema de ponto digital DOT8, desde 2020 até o momento presente.
Assim, é possível perceber que o número de colaboradores batendo ponto no DOT8 cresceu e muito.
Isto significa que, a cada dia que passa, mais empresas estão escolhendo pela tecnologia digital e segurança para se protegerem.
Dito isso, iremos te apresentar os tipos de pontos existentes e as vantagens que favorecem o ponto digital. Confira!
Assim, é possível perceber que o número de colaboradores batendo ponto no DOT8 cresceu e muito.
Isto significa que, a cada dia que passa, mais empresas estão escolhendo pela tecnologia digital e segurança para se protegerem.
Dito isso, iremos te apresentar os tipos de pontos existentes e as vantagens que favorecem o ponto digital. Confira!
Controle de Ponto Manual
Livro de ponto ou cartão de ponto? Você conhece?
Livro de ponto ou cartão de ponto. Você conhece?
Duas modalidades utilizadas para registar as horas de trabalho são o livro e o cartão de ponto. Você as conhece?
Através destas ferramentas, o colaborador faz o registro da jornada manualmente, anotando seus dados em um livro de ponto ou por meio de um cartão pessoal onde ele anota o início, fim e os intervalos feitos.
Inicialmente, pode até parecer uma boa alternativa, já que as ferramentas possuem um custo baixo para implementação.
Porém, as possibilidades de adulterações nas informações são grandes. Visto que, o funcionário pode fraudar o livro de ponto a hora de fazer o preenchimento ou até mesmo fazer a marcação para outro colaborador, dificultando a organização dos dados.
Sem contar os inúmeros livros de ponto que são comprados todos os meses, acumulando papéis que podem ser facilmente fraudados.
Não o bastante, muitas empresas lidam com a perda de cartões dos funcionários, que gera desordem no momento da tratativa dos pontos e impossibilita um acompanhamento detalhado, seguro e preciso.
Assim, para evitar todos esses aborrecimentos, utilizar o ponto digital é a melhor opção.
O ponto digital impede que o registro de ponto seja fraudado, protegendo todas as informações e resguardando empresas diante do monitoramento da jornada de trabalho.
Planilhas
Planilhas
Através do Excel, uma planilha é criada onde serão inseridas as horas de trabalho de cada funcionário, além do controle e tratativa de todos os pontos.
Contudo, saiba que os riscos são grandes em realizar o controle de ponto com planilhas no Excel.
Mesmo que haja uma senha de segurança para acessar a planilha a veracidade das informações fica muito comprometida, já que os dados podem ser facilmente alterados a qualquer momento.
O que não acontece com o uso do ponto digital. Aqui, as informações são registradas de forma segura e organizadas em um sistema que pode ser monitorado em tempo real.
Outra situação alarmante, é a possibilidade de a planilha ser excluída do sistema de análise e o setor de RH perder todas as informações registradas.
Ou seja, isso não é nada agradável, independente da quantidade de funcionários que uma empresa possuir.
Sem contar o tempo que será gasto para obter esses dados novamente, essa planilha pode sofrer alterações, prejudicando os funcionários em vários aspectos e impossibilitando o fechamento da folha de ponto.
E não se engane! Todas essas intercorrências resultam em sérios problemas para as empresas, como a falta de organização dessas planilhas, além da burocracia no fechamento da folha de ponto.
Controle de Ponto Mecânico
Cartográfico
Cartográfico
O relógio de ponto cartográfico permite realizar a marcação das horas trabalhadas dos colaboradores.
O colaborador usa um cartão com o seu nome e o insere na máquina, para que sua entrada e saída seja registrada.
Sua jornada será feita através da análise de um cartão de papel ou de plástico, onde os horários de entrada, saída e as pausas ficam registrados.
Essa forma de registrar o ponto, não impede que um colaborador faça a marcação no lugar de outro funcionário.
Ou seja, o acontecimento de fraudes com o uso desse registro de ponto fica cada vez mais fácil de acontecer. Já que os cartões dos funcionários ficam ao lado do relógio de ponto e podem ser facilmente acessados.
Além disso, para usar o cartão é preciso ter muita organização e disciplina. O que interfere diretamente na quantidade de informações gerenciadas pelo RH de uma empresa.
Estes contratempos podem ser evitados com a utilização do controle de ponto digital. Considerado uma evolução tecnológica estratégica, cada funcionário pode acessar somente o seu aplicativo de forma que as informações registradas também são únicas e intransferíveis.
Controle de Ponto Eletrônico
Relógio de Ponto
Relógio de Ponto
Neste tipo de registro, o colaborador usa a sua impressão digital e, por um relógio de ponto REP, suas horas de trabalho são marcadas.
Quando o funcionário finaliza sua jornada de trabalho é enviado ao RH da empresa um relatório com todas as informações.
É importante dizer que as máquinas de controle de ponto eletrônico podem ser usadas somente dentro da empresa. Ou seja, para colaboradores que trabalham sob regime home office, o relógio de ponto eletrônico possui pouca flexibilidade.
Diante disso, o controle de ponto eletrônico pode apresentar alguns atrasos em relação ao ponto digital, perdendo em funcionalidades importantes, como:
- Custo para implementação: O sistema de ponto digital possui um valor menor a ser pago e dispõe de uma tecnologia inteligente para o uso. Portanto, não há motivos para ainda usar aparelhos antigos para registrar a jornada dos colaboradores
- Fragilidade na tratativa de pontos: Ferramentas, como o relógio de ponto, que não armazenam as informações em nuvem, podem apresentar instabilidade. O que gera alta burocracia na tratativa de ponto, pois o gestor precisa extrair as informações do REP todos os dias ou semanalmente, de forma manual.
- Inflexibilidade na utilização: Como as máquinas estão localizadas dentro das empresas, a jornada de trabalho de funcionários em home office não será contabilizada. O ponto digital impede que isso aconteça, já que a marcação pode ser feita pelo aplicativo do sistema.
- Deficiência em relatórios: O relógio de ponto não possui um sistema que auxilie no monitoramento das informações. Por conta disso, o RH fica às cegas quanto ao controle de alguns indicadores como, horas extras, banco de horas, bem como intrajornada e interjornada. Isso causa riscos e atrasa o fechamento da folha de ponto da empresa.
Porém, com muita facilidade, o relógio de ponto eletrônico pode ser integrado ao sistema de ponto digital, como o do DOT8.
Isso garante que todos os registros realizados no REP sejam retornados para nosso sistema e direcionados para a tratativa.
Identificação por Código de Barras
Identificação por Código de Barras
Neste tipo de controle de ponto, o colaborador aproxima seu cartão no leitor de uma catraca eletrônica instalada na empresa, para registro de ponto.
O cadastro é feito pelo gestor do RH da empresa, que anexa todos os dados do funcionário ao cartão, como nome completo e o número do PIS.
Assim, ele já pode usá-lo, aproximando o código ao leitor do sistema, para fazer as marcações dos seus horários de entrada, saída, bem como os intervalos.
Entretanto, o método é pouco seguro, já que qualquer colaborador pode pegar o crachá de outro profissional e fazer a marcação em seu lugar.
Por isso, infrações graves acontecem nas empresas, relacionadas a registro de ponto.
Por isso, o ponto eletrônico sai perdendo em relação ao ponto digital, onde os dados dos funcionários são armazenados e organizados em tempo real.
Algo que hoje em dia é fundamental para um melhor controle da rotina de trabalho, além de trazer mais versatilidade para todos que utilizam.
Afinal, o ponto digital é seguro?
Até aqui, você já deve ter percebido algo em comum dentre todos os controles de ponto citados acima. Sim, estamos falando das inúmeras possibilidades de fraudar os controles de ponto eletrônico e manual.
Mas, será que, diferentemente dos outros modelos, o controle de ponto digital é realmente seguro? É sobre isso que falaremos agora, fique atento!
Primeiro, é importante esclarecer que sim, o ponto digital é seguro. Porém, para que isso aconteça, é necessário que a empresa se adeque às regras da Portaria 671, para que todas as partes envolvidas estejam em segurança.
Neste sentido, a tecnologia disponibilizada pelo sistema de ponto digital, funciona de acordo com as resoluções da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), contendo situações de fraudes, além de garantir segurança e respaldo judicial tanto para a empresa, quanto para os seus colaboradores.
Como veremos no decorrer do artigo, diariamente as empresas enfrentam processos trabalhistas relacionados a jornada de trabalho, sabe por que?
Justamente pela instabilidade dos sistemas mais antigos que não proporcionam segurança no controle do registo de ponto.
Agora, com o acesso à tecnologia do sistema de ponto digital, problemas como estes são evitados, proporcionando mais proteção e tranquilidade para empresa e colaborador. Fique por dentro dos critérios de segurança do sistema digital:
Antifraude
Antifraude
Para deixar bem claro, vale reforçar que o controle de ponto digital impossibilita qualquer falsificação no registro de jornada realizado pelo sistema.
O mecanismo de antifraude age estrategicamente na identificação individual de cada funcionário. Isso porque, tanto as digitais, quanto a identificação, reforçam a intransferência de informações, barrando as possibilidades de fraude.
Ainda, as modalidades de controle antifraude têm o objetivo de evitar situações que sejam incongruentes dentro do ambiente de trabalho.
Por esta razão, algumas ações podem ser feitas pelas organizações, como a desativação do uso do QR Code com preferência para o reconhecimento facial.
O que reforça a segurança no registro das horas e impede a manipulação de dados dentro da sua empresa.
Geolocalização
Geolocalização
Através da geolocalização, as empresas recebem uma validação geográfica do local exato em que o colaborador registrou o seu ponto. Assim, o sistema de ponto digital enviará as informações registradas ao RH, que poderá fazer uma tratativa mais detalhada da jornada do colaborador.
Pensando em proporcionar esta facilidade às empresas, o ponto digital do DOT8 também possui uma ótima funcionalidade chamada de “cerca geográfica”.
Por meio dela, o funcionário pode realizar a marcação do seu ponto, pelo celular, somente num raio de distância estipulado.
Então, a empresa consegue saber a localização exata em que ele se encontra, no momento em que ele inicia seu registro de horas. Isso é muito importante, já que o funcionário pode dizer que está em um lugar, quando se encontra em outro.
Reconhecimento Facial
Reconhecimento Facial
A biometria facial é uma das modalidades mais modernas que existe, pois garante 100% de proteção antifraude. Isso faz com que ela seja a aliada perfeita para controle e organização das empresas!
Com o uso do celular, o colaborador faz a marcação de suas horas apontando o seu rosto para o leitor que aparece no aplicativo do ponto.
Ou seja, a confirmação do seu registro só será validada através do reconhecimento facial. Logo, é impossível adulterar ou transferir informações para outra pessoa.
No momento em que o colaborador fizer a marcação do seu ponto, uma imagem tridimensional da sua face é capturada e enviada para o sistema de ponto digital que irá registrar e codificar o rosto da pessoa.
Agora, a face do funcionário se torna uma chave de acesso ao aplicativo de ponto digital. Com isso, ele ganha mais praticidade no preenchimento de sua jornada de trabalho.
Já o RH otimiza seu tempo na tratativa dos pontos, uma vez que não ocorrerão mais fraudes na marcação, como acontece com os registros manuais.
Registro por QR Code
Registro por QR Code
O controle de ponto digital por QR Code, permite que as instituições efetuem o monitoramento da jornada de trabalho, através da leitura de QR codes individuais disponibilizados a cada um dos colaboradores.
Vale ressaltar, que o QR Code auxilia muito na preservação das informações dentro de uma empresa.
Pois, para efetuar o registro de sua jornada de trabalho, o colaborador será identificado por meio de um crachá exclusivo, que deve ser intransferível, sob risco de sofrer penalização aquela pessoa que compartilhar o seu cartão.
Dessa forma, ao efetuar o registro das horas, os indicadores das marcações serão produzidos e enviados ao RH, facilitando o acompanhamento das informações através do QR Code, que será utilizado para validar o registro de ponto.
Registro por PIN ou CPF
Registro por PIN ou CPF
Este registro de ponto digital compreende dois aspectos importantes: o uso de um PIN, que funcionará como uma senha, que pode ser atrelado ao CPF do funcionário.
No primeiro, o colaborador bate o ponto acessando o aplicativo com a sua senha fornecida, para ter acesso ao sistema. Mas também pode ser necessário fazer o reconhecimento facial para a validação da jornada de trabalho.
Porém, essa senha de acesso é muito fácil de ser compartilhada entre os colaboradores. E isso facilita que uma pessoa registre o ponto no lugar de outra.
Por isso, o DOT8 atribuiu a essa modalidade, a validação do ponto por meio do CPF, evitando adulterações no sistema. Assim, ao acessar o aplicativo, além de digitar a sua senha de acesso, o colaborador precisa digitar o seu CPF para validar o ponto.
Portanto, esse mecanismo impede a falsificação de informações, pois o compartilhamento do CPF é comumente evitado pelas pessoas, devido às altas chances de uso indevido por terceiros.
Biometria digital ou por voz
Biometria digital ou por voz
A biometria é um recurso tecnológico e seguro, muito utilizado para acessar sistemas bancários, assim como na proteção de documentos.
Visto que ninguém apresenta características físicas idênticas, muitas empresas usam este dispositivo para que seus colaboradores façam o registro da jornada de trabalho.
Sendo assim, os funcionários usarão a sua impressão digital para registrar seus horários de início, fim e pausas em sua jornada.
O que otimiza a marcação de ponto e impossibilita que um colaborador bata o ponto no lugar do outro, evitando falsificações.
Além da leitura da impressão digital, existem outras formas de validar o ponto com o registro biométrico. Ele também pode ser feito através do comando por voz, onde será validado sotaques e entonações para que o registro da jornada seja efetuado.
Legislação - é permitido pela Lei?
Legislação - é permitido pela Lei?
De acordo com a legislação trabalhista, a portaria 671 rege o controle de ponto nas empresas. Essa determinação ocorre de acordo com a lei, sendo uma obrigatoriedade para empresas acima de 20 funcionários.
O registo pode ser efetuado de forma manual, eletrônica ou digital, sempre cumprindo os requisitos.
Dessa forma, o controle das informações é validado, podendo ser acessado sempre que necessário. Assim, a Portaria 671 do MTP revoga outras duas Portarias: a 373 e a 1510, englobando textos permitidos para o controle de ponto, que são:
- Manual (REP-C): Registrador de Ponto Convencional, que normalmente fica disponível internamente nas empresas, para registrar a entrada, saída e os intervalos dos colaboradores. Pode ser também conhecido como relógio de ponto.
- Alternativo (REP-A): Registrador de Ponto Eletrônico Alternativo, que possui um software que faz o armazenamento de informações relacionadas ao registro da jornada de trabalho dos funcionários, que pode ser feita com uso de celulares, computadores ou tablets; Programas ou sistemas
- (REP-P): Registrador de Ponto via Programa, proporcionando uma tecnologia digital, que dispõe de um servidor robusto, integrado a um sistema de nuvem, para armazenar dados referente à jornada de trabalho de funcionários, como entrada e saída durante seu expediente.
Por fim, é de suma importância estar sempre alinhado às normas da Portaria 671 utilizando um sistema de controle de ponto adequado, como o DOT8. Assim, sua empresa trabalhará de forma transparente, com a utilização de um sistema altamente tecnológico e seguro como o nosso.
Por que sua empresa deve investir no ponto digital?
Utilizar o controle de ponto digital na sua empresa, garante o gerenciamento seguro e inteligente contra possíveis fraudes, reduzindo o tempo gasto com a tratativa dos registros de ponto.
Dentre as principais vantagens que o sistema de ponto digital proporciona, podemos citar:
- Ótimo custo benefício
- Automação de processos
- Monitoramento de processos trabalhistas
- Segurança efetiva das informações
Ótimo custo benefício
Ótimo custo benefício
Tecnologias que proporcionam aperfeiçoamento de processos, como o ponto digital, já são o futuro para o universo empresarial.
Agora que você já conhece todas as vantagens dessa ferramenta, deve estar pensando quais são os custos para integrar essa tecnologia à sua empresa.
Mas, de antemão te afirmamos, o ponto digital é a solução perfeita que atende perfeitamente às demandas específicas de todas as empresas, possuindo elas um número pequeno ou grande de funcionários.
Pensando em abranger suas necessidades, no DOT8 você pode fazer uma simulação e descobrir qual investimento mensal é compatível à realidade da sua empresa e fazer a melhor escolha. Então, solicite uma simulação gratuita agora mesmo!
Automação de processos
Automação de processos
Você sabia que a automação de processos pode revolucionar a forma como sua empresa trabalha?
Através desta ferramenta, você proporciona o aumento da eficiência, fortalecendo a qualidade dos seus serviços, além de reduzir custos e erros operacionais.
Diante de todas as tecnologias disponíveis, é possível automatizar todos os seguimentos de processos. Isso permite que a atenção dos funcionários estejam direcionadas para atividades que agregam valor ao negócio, fomentando a produtividade em todos os setores da instituição.
Essa ferramenta pode ser utilizada pelo gestor, setor de RH ou DP, a fim de tornar o processo de tratamento de ponto mais ágil, eficiente e eficaz.
Neste sentido, o DOT8 automatiza o tratamento do registro de ponto dos colaboradores, ao fazer o preenchimento da carga horária quando houver apontamentos fora do horário estabelecido ou se a carga horária estiver incompleta.
Terceirização da folha de ponto
Terceirização da folha da ponto
Pensando em facilitar a dinâmica do ambiente de trabalho, o DOT8 oferece o serviço exclusivo da terceirização da folha de ponto para as empresas.
Sabemos o quanto a rotina de trabalho do RH demanda atenção e disponibilidade de tempo. Diante disso, muitas empresas não conseguem realizar o controle de ponto de forma precisa.
Com isso, há uma grande perda de tempo realizando tratativas desnecessárias e se preocupando com o controle de ponto, algo que não é produtivo para a empresa e acaba sendo uma grande burocracia.
Pensando nisso, o Sistema de ponto digital DOT8 decidiu inovar a trativa da folha de ponto, abrangendo etapas importantíssimas. Confira:
- A empresa consegue definir os parâmetros a serem seguidos com nossa equipe de especialistas.
- Toda a tratativa do registro da jornada de trabalho, envolvendo pontos ímpares, afastamentos, atestados, é uma demanda de responsabilidade nossa.
- Ao final de cada mês, a empresa receberá a folha de ponto fechada de seus funcionários, prontinha para ser enviada ao setor de contabilidade.
- Redução de custo e otimização do tempo, facilitando uma análise mais estratégicas no ambiente de trabalho.
Em outras palavras, nossa solução tecnológica permite um melhor funcionamento do controle de informações além de potencializar a gestão de pessoas. Para saber mais, não deixe de nos contatar!
Monitoramento de processos trabalhistas
Monitoramento de processos trabalhistas
A sua empresa possui estratégias para agir de forma preventiva no que diz respeito aos riscos trabalhistas? Você consegue imaginar as consequências oriundas de uma inspeção mal feita? Pois bem, vamos te explicar!
No mundo corporativo, é muito comum a ocorrência de falhas mediante ao controle da jornada dos funcionários. Isto, pode gerar diversos processos trabalhistas relacionados aos indicadores, que são passíveis de infração no controle de ponto. Logo, é fundamental recorrer a um ponto digital para te resguardar e precaver de problemas futuros.
Para suprir essa necessidade, o DOT8 desenvolveu uma estrutura que atua de forma preventiva, permitindo que sua empresa consiga supervisionar ações fraudulentas dos colaboradores, com a possibilidade de agir estrategicamente caso enfrente processos judiciais futuros.
A plataforma notifica o gestor, caso haja alguma incongruência no sistema de ponto digital, para que ele consiga se antecipar e corrigir o problema.
Outra grande vantagem, é a capacidade de analisar estrategicamente o ponto dos colaboradores, auxiliando os gestores e os capacitando para uma melhor análise e interpretação das informações registradas na folha de ponto, como:
- Fiscalização de intra e interjornada
- Cumprimento correto do descanso semanal remunerado (DSR)
- Tratativa de faltas injustificadas
- Análise estratégicas de horas extras
Agindo desse modo, será possível se antecipar diante de uma possível fiscalização do Ministério do Trabalho, evitando ao máximo sofrer um processo.
Então, para ter certeza que seu ambiente de trabalho está sendo devidamente monitorado, é fundamental uma boa fiscalização.
Para isso, o DOT8 é a solução ideal para automatizar essa fiscalização e prevenir sua empresa de riscos trabalhistas! Quer saber mais? Entre em contato conosco agora mesmo!
Segurança efetiva das informações
Segurança efetiva das informações
Soluções tecnológicas, como o ponto digital, são essenciais para barrar infrações nos ambientes corporativos.
Com isso, uma ótima alternativa para se precaver, é fazer o monitoramento estratégico dos registros de ponto dos colaboradores.
Este é um fator importantíssimo para otimizar a dinâmica do Departamento Pessoal, pois além de beneficiar o dia a dia dos funcionários, aspectos internos importantes podem ser observados, tais como:
- O controle em tempo real da pontualidade do funcionário, de acordo com sua escala de trabalho;
- Emissão de relatórios para facilitar o acompanhamento do gestor;
- Conferência da localização dos funcionários no momento exato da batida do ponto;
Portanto, com o controle em tempo real do DOT8, todas essas demandas são monitoradas proporcionando mais segurança ao gestor de RH, além de produzir provas para a empresa e resguardando também o trabalhador.
Como funciona a implementação do ponto digital?
A implantação do sistema de ponto digital funciona de forma segura, pois faz a integração dos dados da empresa a um sistema tecnológico, que dispensa a instalação de equipamentos dentro das empresas.
No momento da implementação, são realizados:
- Configuração das escalas dos colaboradores de forma rápida e digital;
- Liberação do acesso ao aplicativo, com a possibilidade de integração ao relógios de ponto;
- Cadastro de todos os colaboradores no sistema, alinhando seus respectivos cargos e funções.
Processo concluído! Agora o sistema de ponto digital já está pronto para a utilização de todos.
Neste sentido, o acesso dos funcionários ao sistema acontecerá via web, tablet ou celulares, por meio de um aplicativo.
Ou seja, a implementação do sistema é bem simples e rápida, unificando as informações da folha de pagamento da empresa ao sistema digital.
No DOT8, nossa equipe realiza toda a configuração das escalas de trabalho dos colaboradores, efetuamos o cadastro efetivo de cada funcionário liberando o acesso ao sistema, sem burocracia nenhuma.
Participamos de todo o processo, para que a melhor experiência seja entregue ao nosso cliente.
Para isso, fornecemos treinamento especializado junto ao nosso suporte, onde todas as dúvidas são tiradas, além de alinhar o sistema de acordo com as necessidades da empresa.
É possível fazer integrações no sistema de ponto digital?
É possível fazer integrações no sistema de ponto digital?
Com certeza! A tecnologia avançada do ponto digital permite que ele seja integrado aos mais diversos sistemas de folha de pagamento.
Isso mesmo! Esta integração permite que o gestor do RH exporte todos os dados referentes à jornada de trabalho dos seus colaboradores, para o sistema que fará a tratativa, com muita facilidade.
Neste sentido, a configuração dos relatórios será feita imediatamente de acordo com as necessidades do seu negócio, proporcionando velocidade no monitoramento e tratativa do ponto.
E isso é fundamental para efetuar o pagamento de seus colaboradores, além de otimizar as horas de trabalho da sua equipe.
Como fazer sua equipe se adaptar ao ponto digital
É natural que as mudanças causem dúvidas e resistência em algumas pessoas.
Por isso, o processo de adaptação ao uso do ponto digital é fundamental, para que os colaboradores tenham conhecimento total das funcionalidades do sistema.
Uma vez que os impactos irão proporcionar efeitos positivos em toda a empresa.
Logo, se o desejo é facilitar a rotina do ambiente corporativo, uma comunicação transparente no momento de apresentar a novidade, beneficiará a todos.
Além de mostrar que a empresa se preocupa com a dinâmica dos funcionários.
Ainda sim, é muito comum que alguns funcionários tenham questionamentos e enfrentem problemas no registro da jornada de trabalho.
Pensando nisso, separamos algumas dicas que podem adequar a equipe a essa nova realidade. Confira:
- Antes de tudo, compartilhe a novidade a todos
- Dê treinamento referente ao uso do ponto digital
- Ofereça suporte humanizado a sua equipe
Antes de tudo, compartilhe a novidade a todos
Antes de tudo, compartilhe a novidade a todos
Uma comunicação prévia é peça chave no processo de adaptação!
Assim que a implementação do ponto digital for decidida, é importante compartilhar a informação com o funcionário, para que eles tenham tempo de absorver a mudança e entender que a aplicação do sistema será benéfica tanto para a organização, quanto para sua rotina de trabalho.
Dê treinamento referente ao uso do ponto digital
Dê treinamento referente ao uso do ponto digital
Após ser compartilhado a implementação do ponto digital, as pessoas já estarão acostumadas com a ideia. Agora, falta explicar sobre a utilização da ferramenta.
Assim, para que a marcação do ponto e o controle da jornada de trabalho sejam feitos corretamente, o registro deve acontecer mediante a orientação dada. E o objetivo da capacitação é justamente esse, explicar os benefícios e sanar as dúvidas, além de alinhar as expectativas de todos.
Quanto mais intuitiva e prática for a ferramenta, melhor será o seu uso. Isto significa que a escolha do sistema implementado é uma etapa fundamental de todo o processo.
Pelo sistema de ponto digital DOT8, as marcações de ponto são feitas em pouquíssimos minutos. Sabe porque? A gente te explica! O funcionário precisará apenas:
- Baixar o aplicativo do DOT8
- Realizar o seu cadastro
Além desta etapa extremamente necessária, outros aspectos precisam ser abordados também. Abordar os motivos pelos quais a integração foi feita é extremamente importante e reforçará o uso do sistema. Por exemplo:
- Vantagens para o colaborador
- Diminuição de fraudes relacionado ao registro do ponto
Dessa forma, fica evidente que este processo do treinamento é muito significativo e reduz muitos obstáculos, mesmo que imprevistos aconteçam, como o funcionário se esquecer de fazer uma marcação.
Por isso, realize o treinamento com seus funcionários e permita que eles participem ativamente na adaptação desta nova tecnologia.
Ofereça suporte humanizado a sua equipe
Ofereça suporte humanizado a sua equipe
Como já falamos anteriormente, todo processo que modifica uma empresa inteira, precisa sempre de adaptações e acompanhamentos.
Logo, é fundamental que as empresas não esqueçam de prestar assistência aos seus funcionários.
Mesmo após o compartilhamento das informações e o treinamento referente às funções do ponto digital, algumas pessoas podem apresentar dúvidas quanto a utilização da ferramenta e de como é feito o registro das horas. Ou ainda, continuar resistentes, ignorando o novo sistema.
Então, receber um suporte adequado e bem direcionado, como o do DOT8, agiliza a aceitação da plataforma por parte do toda a equipe, aprimorando a experiência do usuário sem perder a qualidade da gestão das informações.
Nos mantemos ativos via e-mail, telefone e whatsapp. Nossos clientes, dispõe de mecanismos de fácil acesso para sanarem suas dúvidas e continuarem a utilizar o sistema sem maiores dificuldades.
Quais os riscos de não utilizar o ponto digital em sua empresa?
Processos trabalhistas
Processos trabalhistas
Mesmo sendo obrigatório o cumprimento das leis, referente a jornada de trabalho, o índice de processos abertos no Tribunal da Justiça do Trabalho só cresce.
Com isso, empresas em todo o Brasil, sofrem constantemente com estas ações por não se preocuparem devidamente com o monitoramento correto da jornada de trabalho dos funcionários.
Isso porque, quando uma empresa não controla a jornada de trabalho, muitos colaboradores podem declarar que sofrem cobranças indevidas e abusos relacionados ao seu cumprimento de horas.
Pensando neste contexto, um funcionário pode alegar que a empresa deve lhe pagar pelas horas extras que ele trabalhou.
Se a empresa não conseguir provar a contagem exata destas horas, ou ainda não se defender mostrando a tratativa de ponto deste profissional, provavelmente ela perderá o processo.
Sendo assim, a empresa que não se protege contra estes danos, pode ser duramente penalizada.
Só no ano de 2022, mais de 330.000 processos trabalhistas foram realizados só no estado de São Paulo, segundo a Justiça do Trabalho.
Empresas como o Banco Itaú, se encontram nas primeiras posições do rank de processos trabalhistas.
O que torna ainda mais urgente a supervisão correta do controle de horas, assim como uma boa gestão para instruir e monitorar as horas trabalhadas.
Portanto, utilizar um ponto digital integrado (mais precisamente o DOT8), é um recurso fundamental para garantir segurança a sua empresa, frente a processos trabalhistas movidos pelos colaboradores.
Nosso monitoramento consiste em automatizar por completo o acompanhamento de todos os dados dos funcionários que utilizarem a ferramenta para a marcação de sua jornada.
Tudo para precaver sua empresa de processos trabalhistas, além de evitar transtornos relacionados à tratativa de pontos, reduzindo o acontecimento de ações fraudulentas.
Isto significa que, quanto mais tecnologia e integração uma ferramenta oferecer, mais segura ela será! Conte com a gente para potencializar a segurança da sua empresa.
Pagamento de horas extras excessivas
Pagamento de horas extras excessivas
A falta de um sistema de controle de ponto nas instituições, causa graves intercorrências para empresa e colaboradores, principalmente quando o contexto envolve a realização de horas extras posterior a jornada de trabalho.
De acordo com a Justiça do Trabalho, as horas trabalhadas para além da jornada acordada com o funcionário, devem ser pagas adicionando pelo menos 50% do valor da hora normal de trabalho ou compensada através de banco de horas.
Dessa forma, a funcionalidade de um sistema de controle de ponto digital, serve não só para monitorar o registro da jornada de trabalho, mas também para produzir dados que resultam em provas para a empresa, se porventura algum colaborador reivindicar esse excesso de horas.
É muito comum a existência de processos trabalhistas onde o principal motivo é o não pagamento das horas extras. Então, se a empresa não possui documentos que provem o contrário, na maioria das ocasiões, a Justiça valida essas requisições e o colaborador precisará ser ressarcido.
Logo, para não sofrer danos agressivos como este, é fundamental que sua empresa utilize um sistema de controle de ponto, trabalhando sempre com segurança em primeiro lugar!
Redução de burocracias internas
Redução de burocracias internas
A versatilidade e a facilidade para registrar a marcação de ponto pelo sistema digital, evita o esquecimento das batidas por parte, visto que o acesso é feito em poucos minutos por um computador, tablet ou smartphone.
Isso só comprova o quão prático e facilitador o ponto digital é. Vale dizer também, que o uso da plataforma pode ser adaptado com as necessidades de cada empresa e seus colaboradores.
Portanto, se você e sua empresa desejam estar atualizados frente às novas tecnologias, sem precisar usar documentos impressos, tão pouco engavetar informações que correm o risco de serem alteradas.
Todas essas burocracias podem ser facilmente evitadas com a implementação de um sistema digital, simples, intuitivo e seguro, como o do DOT8.
Pontos-chave para escolher um ponto digital para a sua empresa
Como você já deve ter percebido, existe uma infinidade de sistemas de controle de ponto digital. Todos eles oferecem vantagens e desvantagens para o ambiente corporativo.
Logo, utilizar um sistema estratégico e seguro para fazer o controle correto da jornada de trabalho de seus colaboradores, permite que sua empresa esteja sempre em segurança e evite problemas, como adulteração de documentos e processos trabalhistas.
Todos esses contratempos são evitados com o uso do sistema de controle digital do DOT8.
Mas se você ainda tem dúvidas, fique atento aos benefícios de escolher nosso sistema:
Viu só? Com o sistema DOT8 sua empresa tem acesso a todas essas vantagens com segurança e agilidade que só uma plataforma robusta como a nossa oferece!
Como o DOT8 auxilia empresas a controlar seus pontos digitalmente
- Segurança: englobando todas as informações em nuvem, certificando a veracidade dos dados computados e resguardando todos os usuários do sistema, segundo a LGPD;
- Otimização dos processos: facilidade nas tratativas de pontos e aumento da produtividade do RH;
- Estrutura tecnológica: ferramentas que proporcionam uma integração rápida de todos os dados cadastrados, com acompanhamento em tempo real;
- Segurança efetiva das informações.
Com o sistema de ponto digital integrado do DOT8 fica fácil fazer a gestão da sua equipe, assim como o tratamento completo do registro de ponto dos colaboradores.
Nossa plataforma robusta, facilita a marcação de ponto, com acesso a um sistema monitorado em tempo real.
Pensando na realidade das pequenas e médias empresas, possuir boa gestão na tratativa de ponto, é peça chave para ganhar mais produtividade no ambiente corporativo.
Por isso, usufruir de ferramentas tecnológicas é fundamental, para que falhas graves sejam impedidas e a transparência no registro da jornada dos colaboradores prevaleça sempre.
Agindo dentro da lei, seguindo as diretrizes da Portaria 671 do MTP, a sua empresa estará sempre segura.
E para proporcionar tal estabilidade ao ambiente corporativo, nada melhor do que o sistema de ponto digital do DOT8, a solução ideal para otimizar a jornada de trabalho da sua empresa. Então, não perca tempo e fale conosco. Vamos adorar te atender!
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Algumas das empresas que controlam seus pontos com o DOT8:
