A planilha de controle de ponto se tornou uma grande aliada dos gestores de RH, isso porque, ela é capaz de acompanhar o registro de ponto dos colaboradores de forma rápida e sem nenhum custo.
Sabendo disso e entendendo a importância do controle das jornadas de trabalho dentro das empresas, vamos te mostrar como esse método pode contribuir para o rastreio das horas trabalhadas, registros de entrada e saída, cálculo de remuneração e mais.
Contudo, você também verá as vantagens e desvantagens das planilhas de controle de ponto e, com isso, poderá fazer a melhor escolha para o seu negócio.
Confira abaixo o que você irá aprender com esse conteúdo:
Como funciona a planilha de controle de ponto no Excel?
Antes de qualquer coisa é fundamental que você entenda a importância de manter o controle de ponto dos colaboradores em dia. Isso porque, ele é a principal ferramenta para a empresa documentar a jornada de trabalho de seus profissionais.
O primeiro ponto que define a importância de ter uma gestão de ponto assertiva é, exatamente, como ela pode contribuir com a legalidade do acordo firmado entre empresa e profissional.
Em outras palavras, saber a quantidade de horas que os seus funcionários cumpriram de forma individual, facilita seu entendimento sobre quanto cada um deve receber no período mensal ou o número de horas extras realizadas por eles, além de conseguir ter uma maior assertividade sobre a produtividade das equipes de trabalho.
Sendo assim, é possível realizar essa gestão pelo excel e vamos te explicar como. A plataforma permite que o RH da sua empresa crie uma espécie de livro de ponto, ou seja, uma planilha onde seja possível registrar as horas trabalhadas, horários de entrada e saída, entre outros dados importantes para esse controle.
Contudo, a planilha de controle de ponto pode não ser a melhor alternativa para a sua empresa, principalmente porque o cuidado com os dados dos seus colaboradores precisa ser redobrado. Além disso, esse é um documento que pode ser facilmente editado e não garante nenhum tipo de proteção.
Agora, vamos mostrar como é possível inserir as planilhas de controle de ponto na rotina do RH da sua empresa. Confira!
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Como inserir a planilha de controle de ponto na rotina do RH?
Como já te contamos anteriormente, o controle de ponto é um processo essencial para o monitoramento da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Em outras palavras, ele é o principal documento que registra as horas de entrada e saída, horas extras, faltas e atrasos, entre outras informações dos funcionários.
Para inserir uma planilha de controle de ponto na rotina do setor de RH, primeiramente, precisamos pensar numa estrutura que irá atender as necessidades da empresa.
Após esse processo, o caminho é entender se vale a pena criar uma nova planilha de acordo com o que foi estabelecido anteriormente, ou se as planilhas de controle de ponto disponíveis gratuitamente na internet solucionam o problema da empresa.
Feito isso, é o momento de uma das partes mais importantes: Informar os funcionários sobre as mudanças estabelecidas e ensiná-los o que deve ser feito a partir dessa nova rotina.
Cadastro dos colaboradores na Plataforma
A planilha de controle de ponto pode ser uma grande aliada do setor de RH no momento de gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores, isso porque, ela é uma ferramenta prática e eficiente. Por isso, abaixo vamos te explicar um dos passos fundamentais para adaptar a planilha de controle de ponto na sua empresa.
Em primeiro lugar, você precisará cadastrar todas as informações dos seus funcionários na planilha, tais quais:
- Nome completo do colaborador;
- Horário de entrada e saída;
- Pausas e intervalos;
- Atrasos e faltas;
- Data referente aos dias trabalhados;
- E outras informações que constar na planilha.
Lembrando que o cuidado para cadastrar corretamente todos os dados é fundamental, contudo, a flexibilidade das planilhas de controle de ponto permite que essas informações sejam alteradas facilmente caso estejam erradas.
Outro ponto importante de destacar nesse processo é que as informações devem manter uma constância de cadastro. Ou seja, para não acumular dados fora da planilha e aumentar as chances de erros, o gestor responsável pela planilha deve manter uma rotina diária, semanal ou mensal de cadastro.
Além disso, é muito importante garantir a precisão dos registros da jornada de trabalho dos colaboradores. Sendo assim, o responsável pela planilha deverá ficar atento quanto à todos os cadastros citados acima.
Vantagens desse método
Um dos pontos positivos das planilhas de controle de ponto é o fato delas serem gratuitas, ou seja, uma vez que você a adquire, não terá nenhum custo com a manutenção dessa ferramenta.
Já a outra condição que faz esse sistema ser vantajoso para uma empresa é a facilidade em manipular a planilha de controle de ponto. Em outras palavras, ela não oferece nenhum tipo de trabalho extra, você só precisa abri-la e inserir as informações conforme as linhas e colunas.
Desse modo, para facilitar a vida do setor de RH, também é possível automatizar alguns cálculos e inserir códigos que contabilizem as horas sem muitos esforços.
Mas será que essas vantagens são o suficiente para evitar erros, fraudes e trazer mais transparência na relação da sua empresa com os seus funcionários? Descubra as desvantagens desse método e avalie se essa é a sua melhor opção.
Quais as desvantagens da planilha de controle de ponto no Excel?
Bom, diferente das vantagens, aqui decidimos enumerar os motivos pelos quais as planilhas de controle de ponto podem não ser a melhor opção para as empresas que prezam pela transparência e comunicação.
Vamos te mostrar todas as falhas que podem ocorrer com esse modelo de controle de ponto, e logo após, te contaremos como você pode substituí-la por métodos mais seguros.
Falta de transparência
Uma das principais desvantagens da planilha de controle de ponto é a falta de transparência da empresa com os seus colaboradores sobre a jornada de trabalho de cada um deles.
Isso acontece porque não existe uma forma de garantia sobre os pontos batidos, ou seja, será que essas informações são reais? Será que os pontos foram manipulados depois do horário que deveriam ser batidos?
Esse método abre margem para que muitas dúvidas como essas comecem a surgir, não garantindo nenhum controle do RH sobre as informações e, por isso, nenhuma forma de repassá-las assertivamente.
Possibilidade de erros nos cálculos
Outro ponto fundamental para pensar na hora de utilizar as planilhas para esse controle, são os possíveis erros nos cálculos de horas trabalhadas dos funcionários. Esses problemas podem acontecer justamente por ser possível alterar dados manualmente na planilha, inserir dados em linhas e colunas erradas é um exemplo disso.
Além disso, o que também pode acontecer são erros nas fórmulas das planilhas, dessa forma, qualquer cálculo sobre as horas dos colaboradores será distorcido. Por isso, mesmo que essa seja uma alternativa muito válida para as empresas, precisamos levar em consideração se é a melhor delas.
Possibilidade de erros de digitação e fraudes
Por último mas não menos importante estão os erros por digitação e fraudes, que são muito possíveis de acontecer num sistema de controle de ponto feito por planilhas. Ou seja, a segurança desse método é bastante questionável.
- Os horários podem ser manipulados a qualquer momento?
- Os dados dos meus colaboradores estarão seguros nesse tipo de sistema?
- Quem tem acesso a planilha de controle de ponto?
Essas são algumas das dúvidas que podem surgir tanto da empresa quanto dos colaboradores, e junto com elas, vem a falta de confiança e transparência sobre a legalidade dos contratos de trabalho.
Além das fraudes que podem acontecer, algo também questionável são os possíveis erros de digitação dos responsáveis pelo manuseio da planilha. Isso também é um ponto que abre espaço para possíveis questionamentos dos funcionários e, até mesmo, processos trabalhistas.
Como escolher o melhor sistema para substituir as planilhas de controle de ponto?
Depois de te contar tudo sobre as vantagens e desvantagens da planilha de controle de ponto, provavelmente você chegou a uma decisão, certo? E caso ela seja em encontrar métodos mais seguros, automatizados e de custo baixo, temos uma dica para te dar!
Como escolher o melhor sistema para substituir as planilhas de controle de ponto?
Você um ponto a frente.
Como escolher o melhor sistema para substituir as planilhas de controle de ponto?
Você um ponto a frente.
O modelo de controle de ponto digital pode ser a melhor alternativa para a sua empresa, isso porque, ao mesmo tempo que ele garante a segurança de dados dos seus colaboradores, é um sistema de custo baixo.
Além disso, o software de controle de ponto pode contribuir de diversas maneiras com os setores de RH das empresas. Entre elas está a automatização de processos, reduzindo a chance de erros e aumentando a eficiência do processo de registro de ponto.
Esse método também conta com um custo muito mais baixo do que os modelos tradicionais e comparado com as planilhas, mesmo que elas sejam gratuitas, a segurança que ele oferece protegendo a sua empresa de possíveis processos trabalhistas por erros ou fraudes em registros de ponto, vale a pena.
Outro ponto que podemos destacar é a produtividade e transparência da equipe de gestão de pessoas. Isso porque, ele consegue prever possíveis problemas nos pontos dos colaboradores por meio de relatórios de frequência, horas extras, atrasos e muito mais.
Portanto, a alternativa de ter um controle de ponto digital facilita os processos da sua empresa, criando um ambiente muito mais propício para aplicar decisões estratégicas e alcançar os resultados esperados das equipes de trabalho.
Dito isto, vamos te mostrar todos os benefícios que o DOT8 oferece para as empresas e em como eles podem ser grandes aliados no controle da jornada de trabalho dos seus funcionários.
Automatização de processo
O DOT8 é um sistema de controle de ponto digital que automatiza todo o processo de entrada e saída dos colaboradores. Sendo assim, ele elimina a necessidade das planilhas e reduz a chance de erros de cálculo, por exemplo.
Além disso, com esse software, os profissionais podem registrar o ponto tanto do aplicativo pelo celular quanto pelo computador, tornando esse processo muito mais simples e eficiente.
O setor de RH também pode usar as informações colhidas pelo DOT8 para integrar com outros sistemas que possibilitam uma gestão de recursos humanos muito mais assertiva.
Proteção de dados
Outro benefício que esse controle de ponto digital garante é o alto nível de proteção de dados. Em outras palavras, o DOT8 conta com tecnologias de criptografia avançada para proteger os dados de todos os colaboradores cadastrados nele.
Além disso, o sistema de controle de ponto do DOT8 também está em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e, por isso, pode garantir toda a proteção das informações coletadas e armazenadas por ele.
Produtividade e transparência
Outra característica marcante do DOT8 é a promoção da transparência entre empresa e colaboradores. Isso só é possível porque todos têm acesso às suas próprias informações como frequência, horas extras, faltas e atrasos.
Existem outros relatórios que apenas os gestores têm acesso, como os relatórios de frequência dos funcionários, por exemplo. Sendo assim, eles servem como uma forma mais precisa de observar a produtividade dos colaboradores, e se necessário, tomar atitudes mais eficientes.
Contudo, nada impede os profissionais de solicitarem esses documentos ao setor responsável pelo gerenciamento do DOT8 em qualquer suspeita de erro e fraude. Até porque, o próprio sistema já garante uma maior assertividade sobre os dados inseridos nele.
Apto para diversos modelos e escalas de trabalho
Além de todas as vantagens já citadas, o DOT8 também pode ser usado por empresas que possuem muitos modelos e escalas de trabalho diferentes. Ou seja, uma empresa que possui colaboradores que trabalham de forma presencial ou home office pode utilizá-lo para controle de ponto dos profissionais.
Outros exemplos para esse tópico são as organizações que trabalham com funcionários externos como caminhoneiros, vendedores ou representantes da marca. Além de também ser uma ótima ferramenta para as empresas que possuem mais de um turno.
Viu só como ele é versátil e flexível às suas necessidades? Mas não para por aí, Esse controle de ponto também conta alguns benefícios diferenciais, olha só:
- Assessoria jurídica: Com a assessoria jurídica você pode evitar possíveis processos trabalhistas. Isso porque, contamos com uma equipe de advogados pronto para tirar dúvidas e enviar relatórios de risco todos os meses.
- Auditoria Trabalhista: Na auditoria, nós verificamos a regulamentação da sua empresa, de convenções trabalhistas e escalas de trabalho. Além de garantir a concordância com a legislação trabalhista brasileira.
- Terceirização da folha de ponto: Aqui, você pode terceirizar todo o tratamento de ponto dos seus profissionais e deixar o setor de RH livre para focar no que realmente importa.
Conclusão
Apesar das planilhas de controle de ponto serem uma opção prática e acessível para muitas empresas, ao longo desse conteúdo consideramos que existem soluções mais seguras e precisas para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores.
O controle de ponto digital DOT8 é um exemplo disso. Isso porque, ele oferece inúmeros recursos para a segurança de dados das empresas e dos profissionais, tais quais: Reconhecimento facial, geolocalização, entre outros.
Sendo assim, é fundamental que as empresas avaliem cuidadosamente as opções de controle de ponto disponíveis no mercado e escolham a que melhor se adapte às suas necessidades.
Lembrando que investir em tecnologia pode trazer diversos benefícios para a gestão de uma empresa. Considerando o aumento da eficiência e produtividade, a segurança nos processos e a construção de um ambiente horizontal, transparente e justo.
