O home office foi um modelo que grande parte das empresas adotaram durante a pandemia do coronavírus. Mas, mesmo que o trabalho remoto tenha sido um sucesso, essa modalidade gerou diversos desafios aos empreendedores. Assim, descubra quais são eles.
Entenda o cenário atual e os desafios do home office
Saiba que esse modelo de trabalho em 2020 atingiu 43% das empresas, de acordo com a BTA. Hoje em dia, em pleno 2022, segundo uma pesquisa da Microsoft, cerca de 58% dos brasileiros preferem a modalidade híbrida ou 100% remota.
Não se pode negar as vantagens do home office. Dessa forma, aquelas que mais se destacam são:
- Evitar o trânsito;
- Maior tempo com a família;
- Redução do estresse;
- Ambiente mais tranquilo para trabalhar.
Uma modalidade também desafiadora
Só que esse modelo também possui desafios. Assim, tanto para empreendedores quanto para a sua equipe, o principal deles é equilibrar os prós e os contras de se trabalhar de casa. Dito isso, os maiores problemas dessa modalidade são:
- Como garantir a produtividade dos funcionários longe da empresa;
- Dificuldade em saber o que está sendo feito por cada um da equipe;
- Como manter os funcionários motivados.
Caso a sua empresa ainda esteja se ajustando a essa realidade ainda de muitos, entenda melhor os principais desafios do trabalho remoto.
Os benefícios do home office para as empresas
Esse modelo de trabalho atrai a atenção tanto dos colaboradores quanto das empresas. Afinal, oferece diversas vantagens para ambos, em especial, para o RH do seu negócio. Assim, veja os pontos positivos que mais se destacam a seguir.
Flexibilidade
Horários mais flexíveis é um dos benefícios do home office. Então, para a empresa, isso é essencial, já que, permite que o funcionário trabalhe no momento do dia em que ele é mais produtivo.
Seja de manhã ou à tarde, há uma maior liberdade de escolha, o que garante entregas mais rápidas e com mais qualidade, de fato.
O colaborador, por outro lado, também se beneficia disso, pois pode lidar com assuntos pessoais, como ir a uma consulta, sem que isso atrase o seu trabalho.
Redução de custos
Tanto a equipe quanto o empresário obtêm vantagens no quesito economia. Afinal, o funcionário não tem despesas com alimentação e transporte, por exemplo. Além disso, os custos da própria empresa diminuem, como:
- Internet;
- Água;
- Energia;
- Limpeza;
- Infraestrutura.
Existe também uma redução nos encargos sociais do seu negócio. Isto é, custos indiretos que a empresa paga ao Estado e que serão revestidos para o trabalhador no futuro.
A gestão de liderança no home office pode ser complicada
Neste primeiro desafio, muitos empreendedores falham. Isso porque, não conseguem exercer a função de líder à distância. De fato, muitos preferem ver os seus funcionários no local de trabalho desempenhando as suas tarefas.
Só que produtividade não se mede por meio da presença física. Por isso, a solução para esse obstáculo é que os gestores e donos de seus próprios negócios mudem a sua maneira de liderar.
Para ter um time ativo e produtivo, sem dúvida, é essencial construir uma relação com eles de confiança, respeito e conexão.
O uso da tecnologia é um desafio para alguns profissionais
A tecnologia é a principal aliada de quem trabalha à distância. Dessa forma, o que a sua equipe precisa é de:
- Uma boa rede de internet;
- Ferramentas seguras de comunicação e compartilhamento de documentos;
- Bons equipamentos, por exemplo, um desktop ou notebook com processador rápido;
- Treinamento em tecnologia.
Para superar esse clássico desafio do home office, o empresário deve investir nessa área e nos recursos ideais para que toda a empresa se adapte a esse modelo de trabalho.
Adaptação dos profissionais para o universo do home office
Não são só os líderes que possuem desafios nessa modalidade. Pois, a sua equipe também. Assim, é normal encontrar dificuldade em cumprir com as suas funções de trabalho em casa. Os motivos, de fato, são muitos como:
- Falta de um espaço adequado para trabalhar;
- Ruídos;
- Circulação de pessoas;
- Família.
Mudanças, em geral, desestruturam qualquer pessoa. Isso, sem dúvida, pode afetar a produtividade de alguém. Mas, em relação ao home office, superar tudo isso é apenas uma questão de tempo.
Saiba o que fazer para acelerar a adaptação
Há algumas medidas que podem te ajudar a se acostumar com o trabalho remoto bem mais rápido, confira:
- Espalhe placas de “não perturbe”, a fim de evitar a interrupção de familiares;
- Crie uma rotina;
- Tenha um ambiente na casa exclusivo para funcionar como sua área de trabalho;
- Programe o seu tempo entre uma reunião e outra;
- Deixe a sua agenda sempre em ordem e atualizada;
- Crie um checklist;
- Mantenha o contato com clientes e colegas;
- Tenha pausas para um cafezinho ou para relaxar o corpo.
Com essas pequenas, mas significativas ações, você vai se sentir mais produtivo e com mais foco em seu trabalho remoto.
O contato social costuma ser um problema no home office
Não se pode negar que o dia a dia em uma empresa é bem agitado e envolve o contato direto tanto com colegas quanto com clientes. Portanto, essa interação ajuda a descontrair a rotina.
Trabalhar de casa, no entanto, reduz e muito o contato social. Dessa forma, é comum que o trabalhador se sinta só e distante de sua equipe. Isso, por sua vez, pode gerar uma baixa na produtividade e também na disposição em fazer as suas funções.
Comunicação à distância
Hoje em dia, o que não faltam são apps e sites que podem contornar esse desafio. Aliás, existe a interação em tempo real ou não, a escolha é sua. Então, alguns deles que você pode testar durante o home office são:
- Microsoft Teams;
- Telegram;
- Discord;
- Google Meet;
- Slack;
- Whatsapp;
- Zoom;
- Skype.
É claro que esses recursos não superam o contato presencial. No entanto, reduzem a sensação de solidão que um trabalho remoto pode gerar.
Atender o cliente nesse cenário é um desafio e tanto
Interagir com os clientes à distância não é uma tarefa simples. Isso porque, é mais difícil ver a sua linguagem corporal. Dessa forma, é mais complicado saber quando você deve mudar o seu jeito de se comunicar com ele, por exemplo.
O contato remoto também passa a impressão de ser mais frio e distante. Em contrapartida, oferece benefícios como tempo ganho, já que não é preciso enfrentar o caos de um trânsito.
Para combater essa dificuldade do home office, faça as suas reuniões virtuais com o cliente em um espaço mais confortável, com uma boa câmera e microfone.
Assegure-o da sua produtividade e de toda a sua equipe. Além disso, mostre o que a sua empresa tem feito para superar os desafios do trabalho remoto.
Definir o horário de trabalho para todos os profissionais
No modelo presencial, existe a hora que você entra e sai da empresa. Assim, tudo é muito bem organizado. No entanto, no remoto esse limite não é muito claro. Então, é comum se estender além do horário.
Isso com o tempo pode causar o que se chama de Síndrome de Burnout. O que, aliás, gera exaustão e queda na produtividade. Por isso, é essencial criar um cronograma de horários e segui-lo à risca.
Ferramentas que ajudam a tornar o home office mais produtivo
Ter as ferramentas certas para a atuação remota é muito importante. Afinal, é por meio delas que é possível organizar melhor os fluxos de trabalho virtual. Aliás, é também com elas que se mantém uma comunicação entre a equipe, a empresa e os clientes.
Só que é preciso investir nos recursos mais adequados ao seu negócio. Dessa forma, veja logo abaixo, quais são os mais fundamentais, a fim de gerar mais produtividade e ajudar a gerenciar o home office.
Trello
Este é um dos programas mais indicados para aumentar a produtividade da sua empresa. Isso porque, ele é simples de usar e possui um apelo visual interessante. Além disso, funciona no método Kanban.
Como funciona?
No Trello, é possível incluir todas as demandas de trabalho do seu negócio. Ou seja, todas as tarefas em andamento e as já finalizadas.
Você pode criar cartões para cada atividade em diferentes colunas. Dessa maneira, dá para visualizar bem tudo o que está sendo feito e por quem. Aliás, dá para adicionar ainda:
- Anexos (Dropbox, Google Drive e OneDrive);
- Comentários;
- Marcar membros da sua equipe;
- Checklist;
- Prazo de entrega;
- Etiquetas.
Todas as funções que o Trello oferece podem agregar muito ao dia a dia da sua empresa, bem como, facilitar na fluidez da comunicação entre empresário e equipe.
Google Meet
Este é o aplicativo de videoconferências do Google, portanto, uma ferramenta essencial para o home office. Com ele, então, é possível melhorar a comunicação com os seus colaboradores de modo remoto, a partir de qualquer dispositivo, quando e onde quiser.
Também dá para interagir com os seus clientes, sem que eles precisem se deslocar até você ou vice-versa. Por isso, é um recurso bem simples e prático.
Pelo Google Meet é possível ainda fazer demonstrações dos seus produtos ou serviços. Assim, basta gravá-los e publicar onde quiser. Além disso, dá para fazer reuniões individuais ou coletivas com os seus funcionários.
OneTab para ajudar no home office
Ele é uma extensão do Chrome, é grátis e reúne todas as suas páginas na web abertas em uma só aba. Ou seja, uma ferramenta bem útil, afinal, com ela é possível:
- Ter mais espaço na barra de guias;
- Libera memória RAM;
- Ter um navegador mais rápido e leve.
Para quem precisa consultar vários sites ao mesmo tempo, é um recurso fundamental. Além disso, ele possui outras funções como:
- Exporta e importa uma lista de URLs;
- Transforma a sua lista de sites em uma página na web compartilhada.
Isso significa que invés de copiar e colar em um e-mail todas as URLs que pesquisou, é só criar uma página com todas essas abas com o OneTab e compartilhar em um único link.
Zoom
Mais uma ferramenta home office de videoconferência para a sua empresa. Dessa forma, dentre todas as suas funções, algumas que mais se destacam são as seguintes:
- Ativa, bem como, desativa o microfone e a câmera bem rápido;
- Interface do Zoom é bem fácil e simples de usar;
- É possível gravar as chamadas;
- Os membros podem compartilhar suas telas para uma apresentação.
Outro recurso interessante, ainda mais no trabalho remoto, é a chance de trocar o plano de fundo da tela, por exemplo, por um virtual. Dessa forma, os participantes da reunião não veem o que tem atrás de você.
WeTransfer
Este é um serviço virtual que permite a transferência de arquivos, em especial, os mais pesados. Assim, de forma gratuita, é possível enviar até 2 GB.
Já a sua versão paga, transfere cerca de 200 GB de uma só vez. Além disso, conta com uma pasta de até 1 TB para os seus arquivos.
Como a empresa se beneficia dessa ferramenta?
Independente da sua área de atuação, essa ferramenta de home office é muito útil para quem trabalha com muitos arquivos, ainda mais os pesados. Então, se você trabalha com um dos serviços abaixo, pode se beneficiar muito com esse recurso:
- Edição de vídeos;
- Programação;
- Design digital.
Com o WeTransfer, não é preciso ficar dividindo, bem como, compactando os conteúdos que precisa enviar para o cliente ou para a equipe.
Google Drive
O Google Drive é um serviço de armazenagem em nuvem. Dessa forma, conta com uma versão paga e gratuita. A sua principal função é liberar espaço nos dispositivos da equipe (computador, celular ou tablet).
Também é possível compartilhar arquivos com toda a empresa a partir do Drive. Aliás, o usuário pode criar documentos mesmo sem conexão de internet, isto é, offline.
Um sistema de controle de ponto digital
Este sistema funciona em nuvem, portanto, não precisa de conexões a cabo ou fios. Assim, basta configurar os dados da sua empresa.
Dito isso, quando um funcionário registrar o seu ponto, as informações ficarão armazenadas em um servidor. Por isso, o empresário ou gestor pode consultá-las a todo momento.
Supere os desafios do home office
Esses são os principais obstáculos de quem atua de forma remota. No entanto, como visto, cada um deles possui uma solução. Portanto, cabe a você adotá-las e orientar a sua equipe a fazer o mesmo para que toda a empresa saia lucrando.
