A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes da gestão de uma empresa. É nela que se concentram todos os registros de salários, encargos, benefícios e descontos dos colaboradores, informações que impactam diretamente o financeiro do negócio e o cumprimento das obrigações legais.

Portanto, preparamos este guia completo, com tudo o que você precisa saber sobre a folha de pagamento, e como automatizá-la dentro da sua empresa. 

Boa leitura!

O que é folha de pagamento? 

A folha de pagamento é um documento essencial no ambiente corporativo. Isso porque,  com ela, é possível registrar todos os pagamentos feitos aos funcionários de uma empresa, desde o salário base e horas extras à comissões, adicionais e benefícios acordados. 

Ou seja, a folha de pagamento tem como finalidade comprovar os pagamentos realizados, além de ser uma ferramenta importante para o controle financeiro e o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais. 

Quais são as diferenças de folha de pagamento e holerite?

Podemos considerar que holerite e folha de pagamento são termos sinônimos, mas com algumas distinções.

O holerite é um demonstrativo que a empresa deve fornecer, apresentando de forma detalhada os vencimentos e descontos aplicados. 

Ele garante transparência, funciona como comprovante oficial em fiscalizações, auditorias ou processos trabalhistas e ainda é frequentemente solicitado em operações financeiras do colaborador, como financiamentos e créditos.

Bom, assim como na folha de pagamento, é preciso que ele tenha uma série de informações obrigatórias, e abaixo vamos te contar quais são:

  • Cabeçalho: dados da empresa, dados do funcionário, mês de referência, salário;
  • Corpo: código de referência, descrição dos itens do holerite, referência, vencimentos, descontos;
  • Rodapé: conta bancária do colaborador, salário base, base de cálculo do INSS, base de cálculo do IRRF, base de cálculo do FGTS, dependentes, totais.

O que diz a lei sobre a folha de pagamento?

Entenda o que diz a legislação sobre a folha de pagamento.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determina que toda empresa deve preparar mensalmente a folha de pagamento e entregá-la aos seus funcionários.

Além disso, o Decreto nº 3.048/1999, que regulamenta a Previdência Social, detalha algumas regras importantes.

O art. 225 deixa claro que a empresa deve manter arquivada uma via da folha de pagamento, com os comprovantes correspondentes. Isso garante que, em caso de fiscalização, a organização tenha como comprovar cada lançamento. 

Outro ponto importante é a transparência. A lei exige que o trabalhador seja informado sobre os descontos feitos no salário dos seus colaboradores, especialmente àqueles ligados à contribuição previdenciária.

Também deve ficar claro o valor que a própria empresa recolhe a remuneração do colaborador. Sendo assim, a legislação busca assegurar duas questões:

  • Organização e controle por parte da empresa, que precisa registrar tudo corretamente;
  • Clareza para o trabalhador, que tem o direito de saber exatamente o que recebe e o que é descontado.

Quais as informações que devem constar na folha de pagamento? 

Como informamos acima, na folha de pagamento também é necessário conter uma série de informações para a identificação dos colaboradores e dos valores reais a serem pagos pela empresa. 

Vamos te mostrar todas elas a seguir: 

  • Identificação do empregado: nome completo do colaborador, CPF, carteira de trabalho, cargo ocupado, salário contratual estabelecido;
  • Período de referência: data de início e fim período de trabalho no qual a folha de pagamento se refere;
  • Remuneração do empregado: salário base acordado, horas extras, adicionais noturnos (quando aplicável), comissões (quando aplicável), gorjetas e gratificações (quando aplicável); 
  • Descontos: valores do INSS, imposto de renda, vale-transporte (quando aplicável), contribuição sindical (quando aplicável);
  • Proventos: valores que o empregado deve receber. Ex. Férias, 13º salário, horas extras, adicionais, entre outros; 
  • Totais líquidos: valor final que a empresa deve repassar ao colaborador, após todos os descontos e encargos legais. Esse registro precisa estar correto para evitar inconsistências em auditorias ou fiscalizações

Mas para que não reste nenhuma dúvida sobre os valores que devem constar na folha de pagamento, vamos te explicar separadamente e de forma detalhada tudo sobre a remuneração dos funcionários. 

Salário base 

Cabe ao empregador e ao setor de RH assegurar que o salário base esteja corretamente registrado, pois ele serve de referência para férias, 13º salário, contribuições previdenciárias e adicionais. 

Qualquer inconsistência pode gerar passivos trabalhistas e autuações fiscais, aumentando o risco jurídico da empresa.

Mas você deve estar se perguntando se o salário base não é o mesmo que remuneração, não é mesmo? Já te adiantamos que não, mas no próximo tópico te contamos o porquê. 

Qual a diferença entre salário e remuneração? 

Bom, é muito comum o uso dos termos salário e remuneração para o mesmo fim, mas o que você não deve saber é, justamente, que eles possuem diferenças significativas.

O salário corresponde à parte fixa pactuada em contrato ou convenção coletiva. Já a remuneração é o custo total do colaborador para a empresa, englobando adicionais, benefícios e demais encargos. 

Para o gestor, compreender essa diferença é essencial para projetar a folha, estimar a carga tributária e manter o controle financeiro da organização.

Ou seja, além do salário-base, a remuneração engloba benefícios como adicionais, gratificações, comissões, horas extras e as outras demais vantagens.

Horas extras 

No caso, as horas extras são definidas a partir da carga horária trabalhada além da jornada regular. Desse modo, é necessário registrar separadamente na folha de pagamento, isso porque, elas possuem um adicional previsto por lei na remuneração do colaborador. 

Em geral, as horas extras são repassadas como um acréscimo de 50% ou mais do valor do salário do profissional. Mas para que você entenda melhor, vamos te explicar no exemplo abaixo: 

Suponhamos que um colaborador receba R$10,00 por hora. Cada hora extra gerará, no mínimo, R$15,00 de custo para a empresa. 

Embora pareça pouco em um único lançamento, quando acumulado em todos os funcionários, esse valor pode impactar significativamente a folha e o fluxo de caixa da organização. Por isso, o controle é estratégico para evitar custos imprevistos.

No entanto, além desse adicional sobre o valor da hora, as horas extras também impactam em outros pagamentos ao trabalhador, por exemplo, no 13º salário, nas férias ou nas contribuições previdenciárias.  

Adicionais 

Os adicionais são, justamente, aqueles valores integrados à remuneração dos colaboradores. Ou seja, os valores pagos ao funcionário devido a alguma condição ou desempenho de determinadas atividades no trabalho. 

Por isso, eles devem ser identificados separadamente na folha de pagamento, além de serem calculados conforme as regulamentações estabelecidas pela legislação trabalhista. Bom, os adicionais que podem aparecer descritos na folha de pagamento são vários, dentre eles estão:

  • Adicional de horas extras: como mencionamos acima, esse é o valor aplicado às horas trabalhadas além da jornada de trabalho regular; 
  • Adicional noturno: já esse adicional, é aplicado aos trabalhadores com jornadas de trabalho noturnas. Aqui, será acrescentado ao salário 20% ou mais da base salarial diurna;  
  • Adicional de periculosidade: esse é um valor adicionado à remuneração do funcionário que realiza atividades consideradas perigosas para a saúde ou integridade física;
  • Adicional de insalubridade: aqui, seguindo a mesma lógica do adicional anterior, é pago aos funcionários que trabalham em  ambientes que podem causar danos à saúde;
  • Bonificações: para os casos aplicáveis, é o valor pago aos profissionais como incentivo ou recompensa por cumprimento de metas estabelecidas.

Benefícios 

Os benefícios também são informações que precisam estar incluídas na  folha de pagamento. Sendo assim, eles são aqueles valores adicionais pagos pela empresa ao funcionário além do salário-base. 

No caso, alguns desses benefícios podem ser obrigatórios ou opcionais, entretanto, toda empresa que os oferecer precisa detalhar cada um na folha de pagamento. 

Abaixo, vamos citar quais são os mais comuns. Veja: 

  • Vale-transporte;
  • Vale-alimentação;
  • Plano de saúde;
  • FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
  • Férias;
  • 13º salário;
  • Entre outros. 

Portanto, mesmo te contando algumas regras sobre a folha de pagamento, ainda pode restar alguma dúvida sobre essa prática dentro das empresas e quais são as normas que a legislação trabalhista estabelece para ela. Pensando nisso, vamos te contar a seguir tudo o que você precisa saber sobre a lei. 

O que a legislação estabelece sobre folha de pagamento? 

Bom, algumas empresas nem sabem que existe uma lei específica para a folha de pagamento, mas, na verdade, não existe um layout único para essa folha. 

Em outras palavras, a legislação trabalhista estabelece todos os dados que precisam estar inseridos na folha de pagamento, no entanto, não estabelece como eles devem ser distribuídos. 

Sendo assim, a lei que faz essa prática ser obrigatória nas organizações é o art. 225, inciso I, parágrafo 9º do Decreto 3.048//99. 

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

Além disso, no parágrafo 9º a legislação ainda estabelece: 

I – Discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;

II – agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;

III – destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

IV – destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais;

V – indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Portanto, agora você já sabe que a folha de pagamento é um documento obrigatório, que as empresas devem se atentar a todas as informações obrigatórias. 

Quais os descontos que podem ser feitos?

A folha de pagamento também precisa contemplar os descontos legais, que são valores deduzidos dos salários dos colaboradores. 

Desse modo, é necessário conhecer cada um deles para calcular corretamente a remuneração líquida de cada funcionário.

Sendo assim, a seguir vamos te mostrar separadamente todos os descontos possíveis de estarem na folha de pagamento.

INSS

O INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) é o desconto obrigatório destinado ao financiamento da seguridade social. 

Ou seja, esse desconto é calculado sobre o salário do colaborador e varia segundo a faixa salarial e as alíquotas estabelecidas no ato do contrato. 

FGTS

Já o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) é a porcentagem do salário do trabalhador descontada mensalmente para ser usada em situações específicas, como: 

  • Demissão sem justa causa;
  • Aquisição da casa própria; 
  • Saques extraordinários ou aniversário; 
  • Entre outros. 

Portanto, esses valores são depositados diretamente em uma conta vinculada ao colaborador. 

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um imposto federal que incide sobre os rendimentos dos colaboradores.

Ou seja, o desconto é calculado de acordo com a tabela progressiva de imposto de renda, considerando a faixa salarial e as deduções permitidas.

Vale-transporte

O desconto referente ao vale-transporte é realizado para custear as despesas com o deslocamento do colaborador entre sua residência e o local de trabalho. 

Portanto, o valor descontado é calculado com base numa porcentagem específica, no número de dias trabalhados e no valor das passagens utilizadas pelos colaboradores. 

Vale-refeição

No caso do desconto de vale-refeição ou vale-alimentação segue a mesma lógica do vale-transporte, quando a empresa oferece esse benefício.  

Desse modo, ele está disponível, é deduzido um valor proporcional do salário do empregado para cobrir parte do custo.

Esse desconto é realizado de acordo com o valor do benefício concedido e as regras estabelecidas pela empresa.

Contribuições sindicais

As contribuições sindicais também são passíveis de descontos na remuneração. Sendo assim, eles são realizados quando o colaborador é filiado a um sindicato. 

Essas contribuições são obrigatórias e têm o objetivo de financiar as atividades do sindicato em defesa dos interesses da categoria profissional.

Portanto, todos esses valores são determinados pelo sindicato e podem variar de acordo com convenções coletivas.

Faltas e atrasos

Faltas e atrasos no trabalho podem resultar em descontos proporcionais na remuneração dos colaboradores.

Dessa forma, as regras para esses descontos devem estar estabelecidas no contrato de trabalho ou em normas internas da empresa. 

Sendo assim, o valor descontado é calculado com base na quantidade de horas não trabalhadas ou no período de atraso em relação à carga horária estabelecida.

Entenda como funciona o processo de desoneração da folha de pagamento

A desoneração da folha de pagamento é uma medida governamental, cujo objetivo é reduzir os custos trabalhistas, além de incentivar as empresas a contratarem mais talentos.

Mas você sabe como ela funciona? Calma! Logo abaixo, iremos te explicar tudo sobre este importante tema.

Essa medida ocorre através de um sistema que permite substituir a tradicional contribuição previdenciária patronal.

Isso permite que a empresa aplique uma alíquota sobre o faturamento bruto, em vez de calcular sobre a folha de pagamento.

A adesão à desoneração da folha de pagamento é uma opção estratégica, exigindo uma decisão no início do ano fiscal por meio de um processo de migração planejado.

Este procedimento leva em consideração a atividade exercida pela empresa, exigindo a escolha do regime tributário mais adequado, ajustes contábeis e uma análise aprofundada dos custos e benefícios.

Após a conclusão da migração, a empresa consulta uma tabela específica para determinar a alíquota aplicável ao faturamento. O resultado representa a nova contribuição previdenciária patronal devida.

É fundamental destacar que a desoneração da folha de pagamento não abrange todos os tributos vinculados à folha, como o FGTS e o adicional de periculosidade.

Essa estratégia tributária demanda uma abordagem personalizada, considerando os detalhes específicos de cada organização.

Agora, vamos aos cálculos… 

Como é feito o cálculo da folha de pagamento? 

Esse cálculo é muito complexo e pode variar de acordo com cada empresa e colaborador. Entretanto, se você seguir os passos a seguir é muito possível que conseguirá chegar nos resultados corretos. Então vamos lá? 

Para fazer o cálculo correto, você precisa seguir 5 passos, o primeiro deles é calcular corretamente o salário base do colaborador. Aqui, é muito importante se atentar aos valores acordados entre as partes no ato da contratação. 

Logo após é a hora de calcular os adicionais como hora extra, adicional noturno, insalubridade e entre os outros que já comentamos ao longo do conteúdo. Desse modo, aqui é necessário levar em consideração o que diz a legislação em cada um dos casos. 

Num terceiro momento é necessário realizar o desconto de valores como a contribuição previdenciária, imposto de renda, pensão alimentícia, entre os outros tipos já citados anteriormente. 

Após esse processo, chegou o momento de acrescentar os benefícios de cada colaborador. Em outras palavras, adicionar valores de vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e outros benefícios que a empresa oferece. 

Por último, é o momento de calcular o valor líquido a ser pago ao colaborador. Esse valor se refere ao valor final e real que deve ser repassado ao profissional, com todos os acréscimos e descontos realizados.  Mas para ficar ainda mais fácil de ser entendido, vamos à prática? 

Sobre os cálculos

  • Suponhamos que a sua empresa tem um profissional que recebe de salário base R$ 2500,00;
  • Esse mesmo profissional trabalhou 180 horas mensais e realizou 10h de horas extras;
  • Considere que a sua empresa pegue R$20,00 por hora extra trabalhada.
  • Considere que esse profissional recebe adicional de insalubridade, paga pensão alimentícia e possui o vale-transporte ofertado pela empresa. 

Salário base: o salário base é R$2.500,00. 

Horas-extras: R$20,00 x 10h = R$ 200,00 

Adicional de insalubridade: esse cálculo deve acrescentar 10% do salário base, portanto: 

R$2.500,00 + 10% = R$250,00 

Agora vamos aos descontos… 

Desconto contribuição previdenciária: esse cálculo deve ser realizado sob 7,5% do salário base, portanto: 

R$2.500,00 – 7,5% = R$ 187,50

Vale-transporte: considere o desconto de 6%. Portanto: 

R$2.500,00 – 6% = R$ 150,00

Pensão Alimentícia: considere que neste exemplo, o profissional deve pagar R$ 200,00 de pensão alimentícia. 

Por fim… 

Remuneração do profissional: aqui, você deve somar todos os benefícios e descontar todos os anteriores. Portanto: 

R$2.500,00 (salário base) + R$200,00 (horas extras) + R$250,00 (insalubridade) = R$2.950,00 (valor sem desconto) 

R$2.950,00 (valor sem desconto) – R$187,50 (previdência) – R$150,00 (transporte) – R$200,00 (pensão alimentícia) = R$ 2.412,50.

Portanto, esse profissional deve receber, de salário líquido, o valor de R$ 2.412,50. 

Na prática, fica muito mais fácil de entender, não é mesmo? No entanto, vale reforçar que este é apenas um exemplo, e, para uma folha de pagamento, deve ser considerada outras informações e cálculos, como: 

  • Férias;
  • 13º salário;
  • FGTS.
  • Entre outros. 

Como automatizar os cálculos da folha de pagamento? 

Existe no mercado atual, uma variedade de softwares de recursos humanos disponíveis, que realizam esse processo de forma mais eficiente, evitando erros de cálculo e fornecendo informações mais precisas.

Para encontrar o sistema adequado, é essencial conduzir uma pesquisa, levando em consideração as necessidades específicas da empresa.

Além disso, é fundamental avaliar os melhores sistemas disponíveis no mercado e verificar se eles atendem a todas as necessidades identificadas. 

Por isso, encontrar parceiros que realizam uma demonstração do sistema é fundamental para compreender como ele funciona na prática e se, de fato, ele irá solucionar os seus problemas e automatizar sua folha de pagamento. 

No entanto, independentemente da abordagem escolhida, é muito importante estar atento e contratar um sistema de controle de ponto que garanta dados precisos para a elaboração da folha de pagamento.

Quais as vantagens de automatizar os cálculos da folha de pagamento?

Automatizar o controle da jornada de trabalho e, consequentemente, a folha de pagamento dos seus colaboradores é um passo fundamental para: 

  • Economizar com horas extras; 
  • Ter controle da jornada de trabalho;
  • Realizar pagamentos assertivos;
  • Evitar processos trabalhistas. 

No entanto, os benefícios não param por aí. Por isso, vamos te contar logo abaixo as melhores vantagens de ter um sistema completamente digital em sua empresa. Olha só: 

Centralização de informações

Com um sistema de controle de ponto automatizado, todas as informações referentes à jornada de trabalho e folha de pagamento ficam armazenadas de forma centralizada e segura. 

Ou seja, essa prática garante que as informações estarão disponíveis em tempo real tanto para gestores quanto para colaboradores, a qualquer momento e em qualquer lugar.

Eficiência 

A automatização da folha de pagamento reduz consideravelmente os riscos de erros humanos, além de assegurar que todas as informações sejam processadas de maneira consistente e precisa. 

Ou seja, essa prática, mais uma vez, parece ser a solução que melhor se encaixa para as empresas que não desejam perder os seus dados ou sofrer com algum tipo de alteração e fraude. 

Esse tipo de ferramenta é muito eficiente, diminuindo os processos do dia a dia e garantindo a confiança entre as partes envolvidas. 

Garantia das normas trabalhistas

Além dos benefícios anteriores, a folha de pagamento é um documento que está sujeito a regulamentações fiscais e trabalhistas rigorosas.

Por isso, com um sistema que garante toda a automatização desse processo, reduzindo a chance de erros humanos ou fraudes, certamente, as empresas ficam muito mais seguras de que todas as normas trabalhistas estejam em dia. 

Nenhum gestor gostaria de ter surpresas como multas ou penalidades por falta de segurança dos dados envolvendo seus colaboradores, não é mesmo?

Por que o controle de ponto digital é a melhor opção para automatizar a folha de pagamento? 

Os softwares de controle de ponto podem contribuir de diversas maneiras com os setores de RH das empresas.

Entre elas está a automatização de processos, reduzindo a chance de erros e aumentando a eficiência do processo de registro de ponto. Outro ponto que podemos destacar é a produtividade e transparência da equipe de gestão de pessoas.

Isso porque, ele consegue prever possíveis problemas nos pontos dos colaboradores por meio de relatórios de frequência, horas extras, atrasos e muito mais. 

Portanto, a alternativa de ter um controle de ponto digital facilita os processos da sua empresa, criando um ambiente muito mais seguro para tornar o processo de fechamento da folha de pagamento muito mais prático e eficiente. Dito isso, está na hora de você conhecer o dot8 e tudo o que pode fazer pela sua empresa. Veja abaixo: 

Como o dot8 pode auxiliar a sua empresa? 

O dot8 é um sistema de controle de ponto digital que automatiza todo o processo de entrada e saída dos colaboradores, sendo assim, ele elimina a necessidade das planilhas e reduz a chance de erros de cálculo, por exemplo. 

Além do mais, com esse software, os profissionais podem registrar o ponto tanto do aplicativo pelo celular quanto pelo computador, tornando esse processo muito mais simples e eficiente. 

O setor de RH também pode usar as informações colhidas pelo dot8 para integrar com outros sistemas que possibilitam uma gestão de recursos humanos muito mais assertiva.

Outros pontos fortes desse sistema de controle de ponto são a produtividade, transparência, proteção de dados e muito mais.

Contudo, para saber todo o impacto positivo que levamos para a sua empresa, só conhecendo nossos serviços de perto. Portanto, não perca mais tempo! Entre em contato conosco e descubra o melhor para o seu negócio! 

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que este guia tenha ajudado você a entender melhor a importância da folha de pagamento e como ela impacta diretamente a gestão e os resultados da sua empresa.

Como vimos, a folha não é apenas um registro de salários e descontos. Ela garante transparência, segurança jurídica e contribui para manter a saúde financeira do negócio.  Além disso, quando automatizada, reduz erros, economiza tempo e traz mais eficiência para o RH e DP.

Cuidar da folha de pagamento é, na prática, cuidar do coração da sua empresa: os colaboradores e a relação de confiança que você constrói com eles.

Quer se aprofundar ainda mais em temas que ajudam na gestão de pessoas e no crescimento do seu negócio? Aproveite para ler outros conteúdos interessantes em nosso blog.

Até a próxima!