Um controle de ponto online gratuito resolve bem a rotina de muitas empresas pequenas. Ele pode registrar entradas e saídas e mostrar, no fim do mês, quantas horas cada pessoa trabalhou. 

Se a sua equipe cabe em uma planilha ou em um aplicativo sem mensalidade, esse arranjo provavelmente já funciona há algum tempo.

Contratar mais gente ou abrir uma nova unidade aumenta a complexidade do controle, mas não decide sozinho se a ferramenta continua adequada. Isso depende de duas frentes.  

A primeira são os requisitos legais que se aplicam ao registro da jornada na sua empresa. A segunda são as necessidades da operação, como o volume de marcações a conferir todo mês. 

O que um controle de ponto online gratuito consegue fazer?

Uma ferramenta gratuita pode registrar a jornada e gerar um relatório mensal com as horas de cada colaborador. 

Para uma equipe pequena, com horário fixo e poucas variações, isso cobre a maior parte do que a rotina pede.

No mercado, a gratuidade aparece em dois formatos diferentes. O plano gratuito permanente pode ser usado sem prazo, em geral com limite de colaboradores ou de funções. 

O período de teste é um acesso temporário a uma solução paga, que exige contratação para continuar depois do prazo. 

Confira em qual formato a sua opção se encaixa, porque os limites de cada um aparecem em momentos diferentes. 

Planilha de controle de ponto

A planilha funciona bem como ferramenta de cálculo e organização. Com fórmulas simples, ela soma horas e separa as horas extras do mês. 

Também ajuda a acompanhar o banco de horas e a montar escalas, sem custo e com controle total sobre a estrutura.

O limite aparece quando a planilha deixa de ser apoio e passa a ser o próprio registro da jornada. Quem tem acesso ao arquivo consegue alterar um horário, e nem sempre a alteração fica identificada. 

Se a empresa tem obrigação de registrar a jornada e escolhe o formato eletrônico, a Portaria MTP nº 671/2021 exige um dos tipos de sistema que ela define. Uma planilha comum, fora desse enquadramento, serve como apoio de cálculo. 

Aplicativo de ponto gratuito

Um app de controle de ponto gratuito tira a marcação do papel: o colaborador registra pelo celular, e o horário fica salvo com data e hora. 

Alguns planos sem custo incluem geolocalização e espelho de ponto, que é o relatório com todas as marcações do período. Gratuito ou pago, o que define se o aplicativo pode servir como registro oficial são os requisitos técnicos. 

Quando o app funciona como Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P), o software precisa ter certificado de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI). 

Também precisa atender aos requisitos técnicos do Anexo IX da Portaria. Em qualquer tipo de sistema eletrônico, o fornecedor deve entregar à sua empresa o Atestado Técnico e  Termo de Responsabilidade. Antes de adotar a ferramenta, peça ao fornecedor o número do registro no INPI e esse atestado. 

Onde o controle de ponto online gratuito deixa de atender? 

O controle de ponto gratuito deixa de atender em duas situações. A primeira é quando a ferramenta não cumpre uma obrigação de registro que se aplica à sua empresa. 

A segunda é quando o volume de marcações exige mais conferência do que alguém consegue fazer à mão. Os dois limites são independentes, e um pode chegar antes do outro.

Quando o registro passa a ter exigências legais?

O registro da jornada se torna obrigatório em estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, pelo art. 74, §2º, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). 

A contagem é feita por estabelecimento: uma empresa com duas lojas de 15 pessoas não atinge o limite em nenhuma delas. O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico, e o intervalo pode ser pré-assinalado.

Se a empresa escolher o registro eletrônico, a Portaria 671 estabelece requisitos de integridade e de disponibilidade dos registros. O escopo de cada um aparece entre parênteses: 

  • Marcações originais preservadas (todos os tipos): o sistema não pode ter dispositivo que permita alterar os dados registrados pelo empregado. O tratamento posterior se limita a complementar omissões, como ausências e movimentações do banco de horas, ou a indicar marcações indevidas. O espelho mostra as marcações originais e as tratadas;
  • Arquivo Fonte de Dados (todos os tipos): o AFD é gerado pelo registrador e entregue à fiscalização quando solicitado;
  • Arquivo Eletrônico de Jornada e espelho de ponto (programa de tratamento): são gerados pelo programa de tratamento, qualquer que seja o registrador;
  • Comprovante de cada marcação (REP-C e REP-P): o trabalhador precisa ter acesso a um comprovante após cada registro;
  • Assinatura eletrônica (REP-A, REP-P e programa de tratamento): os arquivos usam certificado digital ICP-Brasil;
  • Armazenamento (REP-P): as marcações ficam em um armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade.

No caso do Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A), também é necessária autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho. A ferramenta só pode ser utilizada enquanto o instrumento autorizador estiver vigente. 

Um sistema gratuito pode atender às exigências legais, desde que cumpra todos os requisitos aplicáveis à modalidade utilizada. O preço da ferramenta não determina sua conformidade. 

Uma ferramenta genérica, sem eles, não atende, qualquer que seja o preço. Use esses requisitos como ponto de partida para verificar a documentação e o funcionamento da ferramenta. 

Os registros precisam permanecer acessíveis para conferências, fiscalização e eventuais demandas trabalhistas. 

A prescrição trabalhista alcança, em regra, os créditos dos últimos cinco anos, e a ação pode ser proposta até dois anos após o fim do contrato, conforme a Constituição Federal e a CLT.

Esses prazos não devem ser usados isoladamente para decidir quando descartar documentos. Verifique a política de guarda da ferramenta e preserve os registros necessários para demandas em andamento.

Por isso, verifique a política de guarda da ferramenta e se você consegue exportar e acessar os registros depois que o plano termina. 

Quando conferir o controle de ponto toma tempo demais?

Uma empresa com 18 pessoas, quatro marcações por dia e 22 dias úteis gera cerca de 1.584 marcações por mês. Se todas estão no mesmo estabelecimento, a empresa fica abaixo do limite legal de registro. 

Mesmo com o controle de ponto online gratuito funcionando bem, alguém precisa conferir horas extras e saldos de banco de horas antes de fechar a folha.

Esse trabalho cresce a cada contratação e a cada turno novo. Os planos gratuitos com limite de colaboradores param de atender quando a equipe passa do número permitido. A partir daí, a empresa muda de plano ou divide o controle entre ferramentas.

O limite de volume não tem um número fixo. Ele aparece quando a conferência mensal passa a depender de exportar dados e redigitar informações em outro lugar.

Como saber se a sua empresa já passou do que controle de ponto o gratuito resolve?

Responda às perguntas abaixo. As três primeiras tratam de conformidade, e as outras três, de volume. Um “sim” indica um ponto a verificar, e não a necessidade automática de trocar de ferramenta. 

Responder “não” a todas também não comprova que o registro está em conformidade. O checklist serve para priorizar o que conferir primeiro. 

  1. Algum estabelecimento da empresa tem mais de 20 trabalhadores?
  2. O registro eletrônico é feito em uma ferramenta que não fornece o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade? 
  3. Alguém consegue alterar uma marcação sem que a alteração fique registrada?
  4. A equipe está perto do limite de colaboradores do plano gratuito?
  5. A conferência do ponto ocupa horas do mês que deveriam ir para a operação?
  6. A empresa usa escalas ou banco de horas que a ferramenta não calcula?

Para comparar esse tempo com a mensalidade de um sistema, use como referência quanto custa um sistema de ponto eletrônico.

O que muda ao passar para um sistema de ponto pago?

O que muda ao passar para um sistema de ponto pago?

Para quem marca o ponto, pouca coisa muda: o registro continua no celular ou no computador. A decisão de migrar depende dos recursos que a operação passou a exigir: cálculo automático de horas, registros centralizados, gestão de várias unidades e menos trabalho manual. 

Contratar um sistema pago não garante conformidade. Ela depende de a ferramenta, paga ou gratuita, atender aos requisitos aplicáveis. Se a ferramenta atual atende a esses requisitos e a conferência cabe na rotina, a troca pode esperar. 

Quando um item do checklist pede verificação, comece por ele: confira os requisitos da Portaria com o fornecedor atual antes de comparar alternativas. 

Em cada opção avaliada, veja também quanto da conferência mensal deixa de depender de exportação e planilha. 

No Dot8, o sistema opera como REP-P, com registro de programa de computador no INPI, um dos requisitos do art. 91 da Portaria 671. 

O espelho de ponto em tempo real, incluído desde o plano Básico, mostra as marcações e as horas trabalhadas ao longo do mês. Assim, a conferência pode ser feita aos poucos, em vez de ficar toda para o fechamento. 

Para operações com empresas ou filiais em CNPJs diferentes, o mesmo plano inclui a gestão de múltiplos CNPJs. 

Para comparar o Dot8 com a ferramenta que você usa hoje, fale com a equipe e agende uma demonstração.

Perguntas frequentes sobre controle de ponto online gratuito

O funcionário pode registrar o ponto pelo próprio celular?

Pode. A Portaria 671 admite programas instalados em dispositivos como coletores de marcações do REP-P. 

O app precisa fazer parte de um sistema que atenda aos requisitos do registro eletrônico. O tratamento dos dados pessoais segue a Lei Geral de Proteção de Dados. Um comparativo de aplicativos de ponto ajuda a ver as opções disponíveis.

Quem trabalha externamente precisa registrar o ponto?

Depende da atividade. Empregados em atividade externa incompatível com a fixação de horário ficam fora do controle de jornada. Para isso, a condição precisa estar anotada na carteira de trabalho e no registro de empregados. 

Se o horário pode ser controlado, o registro segue as mesmas regras de obrigatoriedade. No registro manual ou mecânico, o horário fica em ficha ou papeleta com o empregado.

A ferramenta permite modificar ou apagar uma marcação original, em vez de preservar o registro e identificar os tratamentos realizados? 

Não dispensa. No registro por exceção, a empresa anota apenas o que foge da jornada regular, como horas extras e faltas. Esse formato exige acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

O que fazer com os registros antigos ao trocar de ferramenta?

Antes de encerrar a ferramenta antiga, exporte os espelhos de ponto e, se houver, os arquivos AFD e AEJ de todo o período de uso. 

Guarde esses arquivos junto com o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade da ferramenta anterior. A troca de sistema não muda a necessidade de manter acesso aos registros já feitos. 

Controle de ponto online gratuito serve enquanto a regra e o volume cabem nele

A planilha apoia o cálculo e a organização da jornada. O aplicativo gratuito pode servir ao registro eletrônico quando atende aos requisitos aplicáveis. 

A troca faz sentido quando a ferramenta deixa de cumprir uma obrigação que vale para a sua empresa. Também faz sentido quando a operação passa a precisar de recursos que ela não oferece. 

As seis perguntas acima podem virar uma revisão periódica. Refaça a checagem a cada contratação em volume ou abertura de unidade, porque é nesses momentos que um dos dois limites costuma aparecer. 

Quando a resposta mudar, você vai saber qual ponto verificar primeiro e o que pedir a qualquer ferramenta, gratuita ou paga.