A Portaria 671, divulgada pelo Diário Oficial em 8 de dezembro de 2021, tem a responsabilidade de modernizar e atualizar algumas das várias regras que envolvem a carteira de trabalho, Previdência Social e Controle de ponto.
Para além disso, a Portaria 671 veio para revogar as duas anteriores: 373 e 1510, justamente com o intuito de regulamentar as relações de trabalho e políticas públicas em um só lugar, além de facilitar o entendimento sobre as normas estabelecidas.
Ou seja, nós não podíamos deixar de te explicar tudo o que você precisa saber para modernizar o controle de ponto da sua empresa, trazendo mais segurança e conforto para o rh.
Então, confira abaixo tudo o que irá aprender por aqui:
O que é a Portaria 671?
Para dar início, a Portaria 671 surgiu a partir de um objetivo: regulamentar quatro pontos fundamentais na jornada de trabalho. E você deve estar se perguntando quais são, não é mesmo?
Bom, podemos definir eles, basicamente, como relações de trabalho, legislação trabalhista, políticas públicas e inspeção de trabalho.
Além disso, essa nova Portaria que foi publicada dia 11 de novembro de 2021, traz mudanças importantes como a revogação das portarias 1510 e 373, que anteriormente, regiam o controle de ponto eletrônico nas empresas.
Desse modo, ela passa a ter o papel de consolidar diversas normas trabalhistas infralegais, trabalhando junto com Decreto nº10.854, como forma de garantir que todas as regras relacionadas à carteira de trabalho, registro de empregados e outros, serão seguidas corretamente.
Portaria 671 e o Marco Regulatório Trabalhista Infralegal
A Portaria 671 está diretamente relacionada ao Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, e você deve estar se questionando o porquê, mas para que entenda um pouco mais sobre esse viés, vamos precisar nos aprofundar em o que são decretos e portarias.
Sendo assim, é notório que a legislação trabalhista brasileira se compõe de inúmeras leis, normas, decretos, portarias e súmulas, né? Desse modo, já podemos afirmar que nem sempre somente as leis são o suficiente para determinar algo.
Em outras palavras, algumas vezes, é preciso de normas infralegais para legitimar e regulamentar tudo aquilo que já está previsto nela. Por isso o termo “infralegal”, ele aponta que é um ato de subordinação à própria lei.
Entendendo essas diferenças entre a lei e as normas infralegais, podemos dizer que os decretos e portarias são feitos exatamente para determinar como os direitos previstos por lei serão obedecidos, seja pela empresa ou pelo colaborador.
Desse modo, uma prática que você nunca encontrará, por exemplo, é um decreto ou portaria que elabore uma nova lei ou diminua algum direito trabalhista. Essas atividades não estão associadas à competência deles, certo?
Mas então, porque a portaria 671 e o Decreto n°10854 tem relação com o Marco Regulatório Trabalhista Infralegal? Justamente porque eles se encaixam como suporte para a legislação em vigor.
Ou seja, este decreto em específico, tem o papel de organizar, simplificar e consolidar as normas infralegais, que no caso, são outros decretos e portarias. Sendo assim, ele compila os temas relevantes e revoga outros.
E, no caso da Portaria 671, ela surgiu para complementar o decreto nº10.854 com novas regras relacionadas à legislação já definida. Mas vamos te contar quais são elas mais a frente, por isso, continue a leitura.
O que mudou com a nova portaria 671/21?
Antes de mais nada, você precisa entender um pouco mais sobre as portarias anteriores: 373 e 1510. Isso porque elas foram criadas, justamente, para regulamentar os controles de ponto alternativos, incluindo o sistema eletrônico.
Como dissemos anteriormente, as duas portarias surgiram para regulamentar os métodos alternativos do controle de ponto, desde que eles fossem aprovados por convenções e/ou acordos coletivos.
Sendo assim, elas garantiam que todas as relações entre empresas e colaboradores estavam seguras e regidas pela legislação trabalhista brasileira.
No entanto, a Portaria 671 foi criada para revogar as portarias anteriores e compilar em uma só, todas as normas necessárias relacionadas ao controle de ponto alternativo. Viu só a sua relação com o Marco Regulatório?
A partir dessa norma infralegal adotada, o uso do controle de ponto alternativo e eletrônico foi aprovado, desde que sejam definidos por convenções ou acordos coletivos. Mas já não funcionava dessa maneira nas portarias anteriores? O que mudou de fato?
Tipos de ponto eletrônico
Pois bem, a Portaria 671 definiu três tipos de controle de ponto que podem ser utilizados, e vamos te contar sobre cada um deles agora.
REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto por Programa
O REP-P é um novo tipo de controle da jornada de trabalho dos colaboradores, elaborado pela Portaria 671.
Ou seja, esse registro está relacionado à necessidade das empresas em registrar o horário de entrada e saída de seus colaboradores de forma mais precisa e confiável.
Isso porque ele conta com recursos autorizados pela legislação, como arquivamento de dados em nuvens ou servidores, registro biométrico e muito mais.
Mas para que você tenha certeza sobre a autenticidade da lei, veja abaixo:
Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso
Ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.
REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
Já o REP-A é exatamente o oposto do tipo de ponto citado acima, aqui as informações devem ser registradas sem nenhum tipo de erro, isso porque neste sistema não é possível realizar nenhuma alteração ou solicitações de ajustes.
Outro ponto do REP-A é a emissão do arquivo AFD. Esse documento deve ser emitido todas as vezes que for solicitado, seja por um auditor ou por controle da própria empresa. Desse modo, é necessário que ele seja emitido por meio de uma assinatura eletrônica é um certificado digital válido. .
REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
Por último, o registrador REP-C é o mais conhecido pela maioria dos colaboradores e empresas, isso porque ele se trata daquele sistema mais tradicional, o famoso relógio de ponto.
Na Portaria 671 tiveram algumas mudanças, mas vamos te mostrar logo abaixo quais são elas:
Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT
Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.
Em outras palavras, a Portaria 671 passou a regulamentar que o controle de ponto pode ser realizado das duas formas citadas acima: registro manual e registro mecânico. No entanto, é necessário realizar um acordo individual, realizar uma convenção coletiva ou acordo coletivo na empresa em questão.
Como foi a substituição de Informação do Arquivo AFD
Antes de entender mais sobre o arquivo AFD, você precisa saber que os arquivos anteriores foram extintos pela Portaria 671. O AFDT (Arquivo de fonte de dados tratadas) e o ACJEF (Arquivo de controle de Jornada para Efeitos Fiscais). .
Desse modo, eles foram substituídos pelo AFD (Arquivo fonte de dados), que na verdade, já constava no anexo I da Portaria 1510. Ou seja, ele foi atualizado e passou a ser o anexo V da Portaria 671.
Vamos ao novo arquivo?
Arquivo fonte de dados – AFD
Bom, existem uma série de informações que precisam estar presentes neste arquivo, e vamos te mostrar quais são logo abaixo:
- Codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1;
- Apresentou-se com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1;
- Ordenar os registros pelo Número Sequencial de Registro – NSR;
- Não conter linhas em branco;
- Os tipos dos dados nos campos podem ser: N (numérico), A (alfanumérico), D (data, no formato “AAAA-MM-dd”, onde: AAAA = ano, MM = mês, dd = dia do mês) e DH (data e hora, no formato “AAAA-MM-ddThh:mm:00ZZZZZ”, onde: AAAA = ano, MM = mês, dd = dia do mês, T = fixo com valor “T”, hh = hora (00 a 23), mm = minutos (00 a 59), 00 = segundos (fixos com valor “00”), ZZZZZ = fuso horário, onde o primeiro dígito representa o sinal (positivo ou negativo) e os outros quatro dígitos representam a hora e os minutos);
- O preenchimento dos campos deve se iniciar pela esquerda e as posições não utilizadas devem ser preenchidas com espaço;
- Para os registros dos tipos “1” a “5” deve ser gravado o Código de Verificação de Redundância, utilizando o CRC-16 (Cyclic Redundancy Check) do registro;
- O registro do tipo “7” deve utilizar o padrão SHA-256 (Secure Hash Algorithm – 256 bits) na geração do campo nº 8 (código hash);
- Ser nomeado pela junção da palavra “AFD” com: Para o REP-C: número de fabricação do REP, CNPJ/CPF do empregador e “REP-C”, Para o REP-A: CNPJ/CPF do empregador e “REP-A” e Para o REP-P: número de registro no INPI, CNPJ/CPF do empregador e “REP- P”.
O que é o Código Hash?
Lendo as informações anteriores, você deve estar se perguntando o que significa certas nomenclaturas, e agora vamos te contar o que é o código hash.
Ele nada mais é do que uma função criptográfica que serve para garantir a integridade e veracidade de um documento eletrônico. Ou seja, ele garante que o documentado não teve nenhum tipo de alteração desde sua data de criação e protege tanto a empresa quanto o funcionário de qualquer auditoria ou perícia.
Outras informações
Até aqui já te mostramos algumas informações fundamentais desse arquivo, mas é muito válido lembrar que existem alguns dados desses relatórios que foram alterados com a nova portaria e é sobre eles que vamos falar agora.
Para começar, os dados dos colaboradores que sofrem alteração, por exemplo, é o campo do PIS, que agora passa a aceitar o CPF. Além disso, dos 11 campos de preenchimento de dados nos arquivos anteriores, com a alteração, passou para 15.
A ideia inicial dessa mudança é, justamente, promover a unificação de informações em um só documento. Confira abaixo as informações acrescentadas:
- N° de fabricação, no caso de REP-C;
- Número do processo do último acordo ou convenção coletiva depositado, no caso de REP-A (caso não haja, informar “99999999999999999”);
- n° de registro no INPI, no caso de REP-P;
- Versão do Leiaute do AFD;
- CR6-16 no registro.
Qual o novo arquivo da Portaria 671?
Outra grande novidade da Portaria 671 é a criação de mais um arquivo: o AEJ. Assim como o citado anteriormente, ele possui uma série de regras que devem ser cumpridas. Por isso, nós vamos te mostrar tudo sobre ele logo abaixo.
Arquivo Eletrônico de Jornada – AEJ
As principais regras do Arquivo Eletrônico de Jornada, são:
- Apresentar o formato predeterminado neste anexo;
- Apresentar-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1;
- Apresentar-se com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1;
- Cada linha do arquivo digital representará um registro e deve conter os campos que estão no leiaute definido para o registro. Ao final de cada campo, com exceção do último campo do registro, deve ser inserido o caractere delimitador “|” (pipe ou barra vertical);
- Não conter linhas em branco.
No entanto, a nova portaria apresentou uma série de mudanças além dessas já citadas, e para você conferir quais foram, segue a leitura.
Qual a principal mudança feita pela Portaria 671?
A Portaria 671 é muito extensa, justamente, pelo seu objetivo de unificar todas as regras e normas envolvendo controle de ponto em um só lugar. Desse modo, ela possui inúmeras informações que precisam ser do conhecimento de qualquer gestor de RH.
Pensando nisso, separamos as principais mudanças para te ensinar todo o passo a passo delas. Veja bem:
Registro de empregados na Carteira de trabalho
Parágrafo 1 do art. 15:
- 1º O envio das informações previstas e prazos estabelecidos no art. 14 dispensa o reenvio para fins de anotação na CTPS.
Jornada de trabalho em atividades insalubres
Art. 64. Nas atividades insalubres, quaisquer prorrogações de jornada só poderão ser praticadas mediante autorização da x chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho correspondente, salvo nas hipóteses de:
I – jornada de doze horas de trabalho por trinta e seis horas ininterruptas de descanso; ou
II – haver acordo ou convenção coletiva de trabalho autorizando expressamente a prorrogação.
A Portaria 671, além de prever que a prorrogação de jornadas em atividades insalubres só irá ocorrer caso os órgãos competentes autorizem, ele também detalha no art.64 como essa licença deve ocorrer.
Entretanto, no art. 65, a portaria sugere que o pedido de prorrogação deve ser feito pelo portal.gov.br, por meio de um documento que contenha as informações abaixo:
I – identificação do empregador e do estabelecimento, que contenha: razão social, CNPJ, endereço, CNAE, número de empregados;
II – indicação das funções, setores e turnos cuja jornada será prorrogada, com o número de empregados alcançados pela prorrogação;
III – descrição da jornada de trabalho ordinária e a indicação do tempo de prorrogação pretendido; e
IV – relação dos agentes insalubres, com identificação da fonte, nível ou concentração e descrição das medidas de controle adotadas.
Porém, essa prorrogação será aceita apenas mediante as diretrizes que o art.67 prevê. São elas:
- Não possuir autos de infração às normas regulamentadoras, de graduação I3 e I4 nos termos da NR-28, no setor da empresa abrangido pelo pedido de autorização, no período de dois anos;
- Não ter em seu histórico acidentes de trabalho no setor da empresa abrangido pelo pedido de autorização, no período de dois anos, com consequências: significativa, severa ou fatal.
Auxílio creche
Com a portaria 671, o auxílio-creche ficou muito mais destrinchado. Ele já era previsto pelo art. 389 da CLT, que dizia:
Art. 389 Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT):
- 1º – Os estabelecimentos em que trabalharem pelo menos 30 (trinta) mulheres com mais de 16 (dezesseis) anos de idade terão local apropriado onde seja permitido às empregadas guardar sob vigilância e assistência os seus filhos no período da amamentação.
- 2º – A exigência do § 1º poderá ser suprida por meio de creches distritais mantidas, diretamente ou mediante convênios, com outras entidades públicas ou privadas, pelas próprias empresas, em regime comunitário, ou a cargo do SESI, do SESC, da LBA ou de entidades sindicais.
Agora, além das determinações já previstas anteriormente, com o art. 119 da portaria 671, o auxílio-creche ficou definido da seguinte forma:
-
1º O local a que se refere o caput obedecerá aos seguintes requisitos:
I – berçário com área mínima de três metros quadrados por criança, devendo haver, entre os berços e entre estes e as paredes, a distância mínima de cinquenta centímetros;
II – saleta de amamentação provida de cadeiras ou bancos-encosto para que as mulheres possam amamentar seus filhos em adequadas condições de higiene e conforto;
III – cozinha dietética para o preparo de mamadeiras ou suplementos dietéticos para a criança ou para as mães;
IV – o piso e as paredes deverão ser revestidos de material impermeável e lavável; e
V – instalações sanitárias para uso das mães e do pessoal do berçário.
-
2º O número de leitos no berçário obedecerá à proporção de um leito para cada grupo de trinta empregadas.
No entanto, entendendo que nem todos os formatos de negócio podem atender a esses requisitos, a nova portaria determina que a empresa pode suprir a exigência mediante a algumas condições. São elas:
- Manter uma creche ou possuir convênios com entidades públicas ou privadas, de preferência próximas ao trabalho ou residência das funcionários que precisam desse auxílio;
- O auxílio-creche que estava previsto na Portaria 3296, agora revogada pela 671. Confira na íntegra:
Art. 121. Ficam as empresas e empregadores autorizados a adotar o sistema de reembolso-creche, em substituição à exigência contida no § 1º do art. 389 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT, desde que obedeçam às seguintes exigências:
I – o reembolso-creche deverá cobrir, integralmente, as despesas efetuadas com o pagamento da creche de livre escolha da empregada-mãe, ou outra modalidade de prestação de serviços dessa natureza, pelo menos até os seis meses de idade da criança, nas condições, prazos e valor estipulados em acordo ou convenção coletiva, sem prejuízo do cumprimento dos demais preceitos de prestação à maternidade;
II – o benefício deverá ser concedido a toda empregada-mãe, independentemente do número de mulheres do estabelecimento, e sem prejuízo do cumprimento dos demais preceitos de proteção à maternidade;
III – as empresas e empregadores deverão dar ciência às empregadas da existência do sistema e dos procedimentos necessários para a utilização do benefício, com a afixação de avisos em locais visíveis e de fácil acesso para os empregados, ou por meio de comunicação escrita ou por meio eletrônico; e
IV – o reembolso-creche deverá ser efetuado até o terceiro dia útil da entrega do comprovante das despesas efetuadas, pela empregada-mãe, com a mensalidade da creche.
Art. 122. A implantação do sistema de reembolso-creche dependerá de prévia estipulação em acordo ou convenção coletiva.
Portaria 671 e LGPD
Bom, todos nós sabemos que a LGPD estabelece algumas regras para armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, no caso das empresas, segui-las é fundamental para resguardar os colaboradores de forma individual.
Sendo assim, a Portaria 671 não deixaria as diretrizes da LGPD de fora da nova regulamentação para controle de ponto e jornada de trabalho. Desse modo, ela já estabelece que todas as fabricantes de sistemas de ponto devem se adequar às normas da LGPD.
Assim, esse acordo está previsto no art. 101. Observe:
Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Portaria 671 e o Registro de Ponto
O programa de tratamento de registro de ponto é responsável por gerar o espelho de ponto eletrônico e o arquivo eletrônico de jornada, previsto pela portaria 671.
Desse modo, esse documento deve conter uma série de informações que vamos te mostrar na íntegra, confira os detalhes do art 84. abaixo;
Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).
Como saber se meu registro de ponto se adequa a Portaria 671?
Entendo todas as regras e diretrizes da nova portaria até aqui, você deve estar se perguntando como garantir que o controle de ponto e jornada de trabalho dos seus colaboradores aconteça do modo correto.
Para isso você irá precisar tirar todas dúvidas com o fabricante do seu sistema de ponto atual e caso ele não siga todas as orientações legislativas, é hora de buscar por um que melhor se adeque às necessidades da sua empresa.
Sendo assim, vale reforçar que todas as máquinas de registros de ponto devem seguir as instruções da Portaria 671 e obedecer a categoria de cada REP. No caso de não cumprir tais determinações, a empresa estará sujeita a penalidades junto à justiça trabalhista.
Agora, se você entender que essa é a melhor hora para buscar um novo sistema de ponto que se adeque às normas e as necessidades do seu negócio, nós podemos te ajudar nisso!
Como escolher o melhor sistema de controle de ponto para a nova portaria?
Primeiramente, é importante ressaltar que a portaria 671 abre espaço para novos modelos de controle de ponto e garante que as empresas podem fugir daqueles modelos mais tradicionais e complexos. Dessa forma, e pensando na necessidade de reduzir a dificuldade e aumentar a segurança de seus colaboradores, o DOT8 é a melhor alternativa.
Isso porque, a ferramenta possui inúmeras funcionalidades que contribuem com a gestão da escala de trabalho dos seus colaboradores.
Algumas delas são:
- Acompanhamento da jornada em tempo real;
- Monitoramento de intervalos;
- Controle de horas extras;
- Geração de relatórios detalhados;
Ou seja, com o DOT8 sua empresa tem a liberdade de acompanhar em tempo real a jornada de qualquer colaborador em qualquer tipo de escala. Além disso, ele possui uma plataforma avançada e desenvolvida para acompanhar o ritmo acelerado das empresas que desejam automatizar seus processos.
Sendo assim, ele é o único sistema de folha de ponto da lista com um módulo completo de monitoramento dos riscos trabalhistas por meio de Dashboards completos, alertas referentes a horas extras, DSR e outros indicadores.
O DOT8 oferece opções como assessoria trabalhista com advogados credenciados, auditoria trabalhista e terceirização da folha de ponto. Isso tudo para garantir a conformidade com a legislação brasileira.
O DOT8 se adequa à Portaria 671?
Antes de tudo, somos um software que está sempre preocupado em garantir aos seus clientes mais segurança, conforto e conformidade com as leis trabalhistas, isso já acontecia com as antigas portarias e não seria diferente com a Portaria 671.
Dessa forma, o nosso sistema de ponto está preparado para atender as necessidades de qualquer negócio e segmento, e garantir maior assertividade quando o assunto é legislação.
Portanto, entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas sobre um controle de ponto mais seguro para a sua empresa. Além disso, não deixe de acessar a nossa plataforma e realizar o teste grátis. Você um ponto à frente, sempre!
