O controle de ponto para pequenas empresas é uma prática fundamental para otimizar o tempo do gestor responsável e garantir a conformidade com a lei. Isso porque ele certifica que os registram suas horas de trabalho de maneira correta e precisa.
Além disso, ter uma gestão eficiente e avaliar a produtividade das equipes de trabalho pode ser uma vantagem significativa para empresas que possuem o seu quadro de funcionários reduzido.
O que é controle de ponto?
O controle de ponto é um sistema utilizado pelas empresas para registrar e monitorar a jornada de trabalho de seus colaboradores. Desse modo, ele é fundamental para acompanhar e documentar as horas trabalhadas por cada funcionário, garantindo assim o cumprimento das obrigações legais e facilitando a gestão de recursos humanos.
Tradicionalmente, o controle de ponto era realizado por meio de métodos manuais, como planilhas de registro ou relógios de ponto mecânicos. No entanto, com o avanço da tecnologia, surgiram soluções mais eficientes e precisas, como os sistemas de ponto digital.
Assim, é possível manter os dados dos colaboradores muito mais seguros, além de garantir inúmeros benefícios para as pequenas empresas, justamente, porque muitas vezes essas organizações não possuem mão de obra suficiente para lidar com tantos processos e automatizá-los em uma única ferramenta facilita a rotina do RH.
Esses benefícios variam muito de acordo com a suas necessidades, mas, de forma geral, alguns deles são:
- Registro da jornada de trabalho eficiente;
- Garantia de cumprimento legal;
- Gestão de horas trabalhadas e horas extras;
- Identificação de atrasos e faltas;
- Possíveis relatórios de produtividade;
- Entre outros.
Portanto, podemos dizer que o controle de ponto para pequenas empresas é uma ferramenta fundamental. Isso porque, com ele é possível simplificar os processos e otimizar a gestão de RH, além de focar no desenvolvimento e produtividade dos colaboradores.
No entanto, a grande dúvida é se esse tipo de controle é obrigatório para as pequenas empresas e, é exatamente sobre isso que vamos falar no próximo tópico.
É obrigatório fazer o controle de ponto em pequenas empresas?
Muitos gestores de pequenas empresas questionam se é necessário implementar um sistema de controle de ponto em suas operações. Por isso, vamos te dar detalhes sobre isso.
A legislação trabalhista Brasileira diz que apenas as empresas com mais de 20 funcionários têm a obrigatoriedade de realizar o controle da jornada de trabalho.
Consolidação das leis trabalhistas (CLT)
art. 74 § 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré assinalação do período de repouso.”
No entanto, como dissemos no tópico anterior, o controle de ponto para pequenas empresas tem o objetivo de garantir tanto que as normas trabalhistas sejam cumpridas quanto que a gestão de RH não fique sobrecarregada com a quantidade de demandas e processos que podem ser automatizados.
Desse modo, mesmo que não exista a obrigatoriedade dessa atividade para as empresas que possuem menos de 20 funcionários, a prática é uma grande aliada no momento de garantir que todas as normas trabalhistas e direito dos colaboradores estejam resguardadas.
Isso porque, com esse controle é possível avaliar abusos de jornadas, horas trabalhadas não remuneradas e diversos outros problemas que podem resultar em complicações legais no futuro.
Por isso, para que você entenda exatamente o que a lei estabelece sobre o controle de ponto para pequenas empresas, vamos te explicar a seguir.
Controle de ponto para pequenas empresas segundo a legislação
Para que fique muito claro o que a legislação trabalhista propõe sobre o controle de ponto, vamos voltar um pouquinho?
Até 2019, a lei dizia que toda empresa com mais de 10 colaboradores tinha a obrigatoriedade de controlar a jornada de trabalho dos profissionais. Entretanto, neste mesmo ano, a Lei de Liberdade Econômica foi sancionada e algumas práticas sofreram alteração.
A obrigatoriedade de controlar a jornada de trabalho dos funcionários foi uma delas. A partir daí, essa atividade passou a ser obrigatória apenas para as empresas que possuem 20 ou mais colaboradores, que está descrita no parágrafo 2º citado no tópico acima.
Além disso, essa norma é apenas para aqueles profissionais que se enquadram na CLT e, ela estabelece que o controle de ponto registre apenas horas extras, intervalos, férias, atrasos e faltas.
Mas, afinal, como funciona o que é estabelecido para o controle de ponto digital?
Bom, nesse caso, como a legislação não especifica qual o sistema de controle de ponto é permitido, as empresas podem escolher qual o melhor modelo para atender às suas necessidades.
Desse modo, se a organização optar pelo controle de ponto digital, ela precisa seguir as normas da Portaria 671. Por isso, vamos te contar o que é essa portaria e o que ela estabelece para as empresas.
Portaria 671
As Portarias 1510 e 373 foram substituídas pela nova Portaria 671, em novembro de 2021. E a principal mudança que ocorreu foi a maior abrangência às questões relacionadas ao registro de ponto nas empresas brasileiras.
Podemos até dizer que tal mudança foi motivada pelas transformações digitais e a evolução das relações de trabalho nos últimos anos. Com isso, a Portaria 671 passa a regularizar outros modelos de registro de ponto, sendo eles:
- REP-C (Registradores Eletrônicos de Ponto Convencional);
- REP-A (Registradores Eletrônicos de Ponto Alternativo);
- REP-P (Registradores Eletrônicos de Ponto por Programa);
Sendo assim, ao serem regularizados, tornou-se obrigatória a emissão de comprovante de registro de ponto, assim como o detalhamento do espelho de ponto.
Além disso, a portaria também trouxe mudanças significativas, como a extinção dos arquivos ADFT e ACJEF e a criação de um novo padrão.
Em outras palavras, essas mudanças buscam fornecer diretrizes claras sobre o registro de ponto, garantindo a transparência, a segurança e a conformidade com as leis trabalhistas em relação ao controle de jornada dos colaboradores.
5 razões fundamentais para investir em um controle de ponto para pequenas empresas
Investir em um sistema de controle de ponto pode trazer diversos benefícios para as pequenas empresas. Por isso, abaixo, vamos te dar cinco razões fundamentais para considerar a implementação dessa prática em seu negócio.
Confira:
1. Automatização e otimização da gestão de horas
Um sistema de controle de ponto automatizado elimina a necessidade de processos manuais e reduz o tempo gasto em atividades administrativas.
Em outras palavras, se você é gestor de uma pequena empresa, é importante saber que um sistema de ponto pode contribuir para a otimização do seu tempo e garantir que nenhum dado seja lançado com possíveis erros, por exemplo.
Isso porque, a automatização desses processos é responsável por simplificar a gestão de dados, o cálculo de horas trabalhadas, facilitar a criação de relatórios e otimizar as atividades burocráticas do setor, liberando tempo para que os gestores se concentrem em práticas estratégicas e que tragam resultados para o negócio.
2. Avaliação e acompanhamento da produtividade das equipes
Outro ponto fundamental em uma empresa, independente do seu tamanho, é o monitoramento de presença, pontualidade e produtividade dos colaboradores. Sendo assim, com um sistema de controle de ponto é muito mais possível acompanhar esses pontos em uma pequena empresa.
Com o ponto digital, por exemplo, é possível realizar um registro preciso das horas trabalhadas pelos colaboradores, o que permite identificar padrões, acompanhar a produtividade tanto individuais quanto em grupos, identificar oportunidades de melhorias, além de reconhecer aqueles que mais se empenham na rotina de trabalho.
3. Redução de erros operacionais e transparência nas interações
Ao adotar um sistema de controle de ponto eficiente, é muito provável que o gestor responsável pelo departamento pessoal da empresa reduza consideravelmente a possibilidade de erros humanos.
Isso porque, o que antes era realizado de forma manual, como as anotações de horários, agora passa a ser automatizado.
Além disso, o controle de ponto digital promove mais transparência nas interações entre a organização e os colaboradores, justamente porque ele garante que os registros de ponto sejam precisos, confiáveis e de fácil acesso para ambas as partes.
4. Garantia do cumprimento das normas trabalhista
O 4º motivo fundamental para você aderir ao controle de ponto dos seus colaboradores é o cumprimento das normas trabalhistas. E como já explicamos em outro momento, mesmo que sua empresa não tenha a obrigatoriedade de utilizar esse tipo de ferramenta, ela pode trazer diversos benefícios para o negócio.
O principal deles, certamente, é evitar possíveis irregularidades e problemas legais futuros. Desse modo, com o controle de ponto para pequenas empresas, você consegue registrar de forma precisa os pontos dos funcionários, além de:
- Cumprir devidamente com todos os pagamento de horas extras;
- Respeitar devidamente os intervalos Interjornada e intrajornada
- Respeitar devidamente o DSR (Descanso Semanal Remunerado);
- Cálculo assertivo de banco de horas.
Viu só como um único sistema pode salvar o seu negócio de processos trabalhistas?
5. Monitoramento de jornadas de trabalho externas
Para as empresas que possuem colaboradores em jornadas externas ou em regime de home office, o controle de ponto é tão importante quanto para o regime presencial.
Desse modo, essas modalidades também exigem monitoramento adequado das horas trabalhadas e garantia de que os direitos dos profissionais serão respeitados pela empresa.
Por isso, ao investir em um sistema de controle de ponto, você garante uma gestão eficaz e transparente em qualquer regime de trabalho, passando muito mais segurança aos seus colaboradores.
Qual o melhor controle de ponto para pequenas empresas?
Ao escolher um sistema de controle de ponto para pequena empresa, é importante considerar diversos fatores, alguns deles são:
- As necessidades específicas do negócio;
- O tamanho da equipe de trabalho;
- A facilidade de uso do sistema de ponto;
- As funcionalidades oferecidas pelo sistema de ponto;
- Entre outros.
Desse modo, embora não exista uma única resposta para essa pergunta, há no mercado opções que são muito mais eficientes e práticas. A partir dessa informação, vamos te apresentar alguns modelos de ponto para que você tire suas próprias conclusões.
Relógio de Ponto Convencional
O Relógio de Ponto convencional, basicamente, é o dispositivo mais antigo para registrar a jornada de trabalho dos funcionários. Em outras palavras, ao bater ponto, o colaborador registra os seus dados e recebe um comprovante do aparelho.
Sendo assim, esse modelo precisa ser instalado nas dependências da empresa, além de ser possível registrar o ponto presencialmente, o que limita muito as escalas de trabalho externas e o regime home office.
Com esse modelo, a empresa ainda pode passar por diversas dificuldades com as suas equipes de trabalho.
Isso porque, ao ter que bater ponto em uma única máquina fixa, além de contar com o deslocamento de funcionários e o gasto excessivo de papel, as longas filas podem atrapalhar o retorno ao trabalho e a produtividade dos profissionais.
Planilhas Eletrônicas
Para pequenas empresas com orçamento limitado, as planilhas de controle de ponto podem ser grandes aliadas do setor de RH no momento de gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores.
No entanto, mesmo que seja uma opção econômica, ela apresenta uma série de desvantagens e riscos para o seu negócio. Alguns deles são:
- Falta de transparência;
- Possíveis erros de cálculos;
- Erros de digitação e fraudes;
- Possibilidade aumentada de processos trabalhistas;
Portanto, mesmo que a sua empresa ainda seja pequena e você busque por soluções mais fáceis e econômicas, talvez as planilhas não sejam a melhor opção. Por isso, abaixo vamos te apresentar um modelo simples, econômico e seguro.
Aplicativos de Controle de Ponto
Com o avanço da tecnologia, diversos métodos foram desenvolvidos para facilitar o controle de ponto, mas sem dúvidas alguma, o aplicativo de ponto foi o melhor deles.
Isso porque esse modelo permite que os colaboradores registrem sua presença por meio do smartphone tablet ou sistema web, utilizando geolocalização, QR code, reconhecimento facial ou outros métodos muito mais seguros de verificação.
Além disso, o controle de ponto online oferece recursos como acompanhamento de horas trabalhadas, horas extras, solicitação de ajustes, dados para geração de relatórios e acompanhamento da produtividade dos profissionais e muito mais.
E a melhor parte do aplicativo de controle de ponto, certamente, é o seu custo-benefício. Isso porque, ele é uma ferramenta extremamente barata e com uma série de funcionalidades que vão garantir a segurança e a produtividade do setor de RH.
Como escolher o melhor sistema para substituir as planilhas de controle de ponto?
Você um ponto a frente.
Como escolher o melhor sistema para substituir as planilhas de controle de ponto?
Você um ponto a frente.
Pensando no melhor para a sua empresa, nós vamos te mostrar o passo a passo de como implementar esse serviço na sua empresa. Vamos lá?
Como implantar um controle de ponto na sua empresa
Agora que você já sabe tudo sobre controle de ponto para pequenas empresas, além de ter aprendido a importância de ter um sistema seguro em seu negócio, está na hora de mudar.
E sabemos que toda essa mudança requer um bom planejamento e uma abordagem estruturada com os seus colaboradores, não é mesmo?
Por isso, para auxiliá-lo nesse processo, abaixo vamos te mostrar algumas etapas fundamentais para você garantir o sucesso do novo controle de ponto em sua empresa.
Confira!
Comunique e envolva os colaboradores
Antes de implementar o controle de ponto, é essencial comunicar claramente a todos os colaboradores sobre as mudanças que serão realizadas. Desse modo, os gestores devem explicar os benefícios do sistema de controle de ponto.
Aqui, é o momento de destacar informações como:
- Transparência do sistema tanto para a empresa quanto para os funcionários;
- Precisão dos registros de entrada e saída;
- Possibilidade de gerar relatórios de produtividade e desempenho;
- Cumprimento da Legislação Trabalhista Brasileira.
Envolver os colaboradores desde o início, permitindo que expressem suas preocupações e dúvidas, pode contribuir muito com um ambiente de maior entendimento e aceitação.
Disponibilize treinamentos para gestores e colaboradores
É importante garantir que tanto os gestores quanto os colaboradores estejam familiarizados com o novo sistema de controle de ponto.
Por isso, é necessário realizar treinamentos para explicar como utilizar o sistema corretamente, como registrar as informações de forma precisa e como interpretar os relatórios gerados.
Dessa forma, você estará garantindo que a margem de erro será menor e a eficiência do produto seja aproveitada da melhor forma possível.
Faça um acompanhamento periódico
Para se certificar de que tudo está correndo como deveria, após a implementação do controle de ponto, é importante realizar um acompanhamento periódico do sistema de ponto.
Por isso, crie o hábito em seus gestores de verificar se os colaboradores estão registrando suas entradas e saídas adequadamente e se isso está sendo acompanhado da maneira correta, além de conferir os resultados dos dados gerados.
Essa prática, pode contribuir para a identificação de eventuais problemas e recalcular os ajustes necessários.
Monitore e analise os dados gerados pelo controle de ponto
O controle de ponto gera dados valiosos sobre a presença, a pontualidade e as horas trabalhadas dos colaboradores. Por isso, aproveite esses dados para obter insights sobre a produtividade da equipe, identificar padrões e tomar decisões concisas.
Sendo assim, analise regularmente os relatórios gerados pelo sistema e utilize as informações para promover melhorias no gerenciamento do tempo e no planejamento das equipes de trabalho.
Além disso, não se esqueça que para o sucesso dessa implantação é preciso um compromisso contínuo tanto dos gestores quanto dos colaboradores.
No caso de você seguir todas essas etapas e garantir uma comunicação clara com os profissionais da sua empresa, saiba que está no caminho certo para automatizar e otimizar os processos do seu negócio.
Conclusão
Depois de acompanhar todo esse conteúdo e entender a importância dessa ferramenta na rotina de trabalho de uma empresa, investir em um sistema de controle de ponto passou a ser indispensável para você, não é mesmo?
Isso porque, descobrimos muito uma série de vantagens para o seu pequeno negócio, como:
- Aprimoramento da gestão de tempo;
- Melhora da produtividade das equipes;
- Garantia do cumprimento das normas trabalhistas;
- Automação e otimização da gestão da jornada de trabalho;
- Avaliação da produtividade dos profissionais;
- Redução de erros operacionais;
- Transparência nas interações;
- Entre outros.
Olha quanta coisa um controle de ponto eficiente pode fazer por você. Contudo é muito importante que as necessidades do negócio sejam atendidas, por isso, se mantenha sempre atualizado sobre as melhores tendências e as práticas com mais potencial de gerar resultados positivos.
E por falar em controle de ponto online, conheça o DOT8, com ele sua empresa sempre estará um ponto a frente.
