Com o espelho de ponto, é possível garantir a conformidade com a legislação trabalhista e evitar erros no cálculo da folha de pagamento, assegurando transparência e precisão na gestão de horas trabalhadas.

O RH gerencia processos essenciais para a segurança jurídica da empresa e de seus colaboradores. 

Um desses processos é a emissão e o acompanhamento do espelho de ponto, documento obrigatório que registra a jornada de trabalho.

Manter esse controle atualizado evita problemas trabalhistas e garante conformidade com a legislação. Um gerenciamento eficiente reduz riscos e assegura cálculos precisos na folha de pagamento.

Portanto, preparamos este guia completo, onde você conhecerá os principais detalhes sobre o espelho de ponto e sua importância para a gestão empresarial.

Continue conosco e boa leitura!

O que é o espelho de ponto?

O espelho de ponto é um relatório que garante um controle eficiente da jornada de trabalho. Ele registra os horários de entrada, saída e pausas dos funcionários, ajudando tanto a empresa quanto os colaboradores a manterem tudo organizado.

Atualmente, esse registro pode ser feito de várias formas: cartão de ponto, biometria, código de barras ou até aplicativos digitais. 

O importante é que cada marcação ajude a empresa a acompanhar as horas trabalhadas e a garantir um pagamento justo, seguindo a legislação.

Muita gente acha que o espelho de ponto não é necessário no home office, mas ele continua sendo fundamental. 

Afinal, controlar o banco de horas e manter a transparência sobre a carga horária evita dores de cabeça para todo mundo.

Além de ser uma obrigação legal, esse controle fortalece relações de trabalho mais justas e organizadas

Como o espelho de ponto funciona?

Como você já viu, o espelho de ponto é um documento indispensável para organizar a jornada de trabalho dentro das empresas. 

Nesse relatório, ficam registradas informações como:

  • Horários de entrada e saída;
  • Atrasos e saídas, autorizadas ou não;
  • Faltas e ausências.

Para que tudo fique claro e sem dúvidas, o espelho de ponto deve ser apresentado aos funcionários, que precisam assiná-lo para validar os registros. 

Esse processo evita problemas trabalhistas e garante que cada profissional receba corretamente pelo seu tempo de trabalho.

Quais informações devem constar no espelho de ponto?

De acordo com o art. 84 da Portaria 671, ele deve conter informações obrigatórias que asseguram a precisão dos registros de ponto.

Confira os principais dados que devem estar presentes no relatório:

  • Dados do empregador: nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO (quando aplicável);
  • Dados do trabalhador: nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
  • Período e data de emissão do relatório;
  • Horário e jornada contratual do empregado;
  • Marcações registradas no REP (Registrador Eletrônico de Ponto) e eventuais ajustes realizados no sistema de tratamento de ponto;
  • Duração das jornadas trabalhadas, incluindo possíveis reduções de horário noturno.

Além dessas exigências, a legislação garante ao colaborador o direito de acesso mensal ao relatório, que pode ser disponibilizado de forma digital ou impressa.

Importância do relatório espelho de ponto

Manter o espelho de ponto atualizado e acessível evita problemas trabalhistas, assegura o cumprimento da legislação e fortalece a relação entre empregador e funcionário. 

Empresas que utilizam sistemas eletrônicos de gestão de ponto garantem mais eficiência e segurança na administração da jornada de trabalho.

A Portaria 671 e uso do espelho de ponto

A Portaria 671, em vigor desde 8 de novembro de 2021, trouxe atualizações importantes para as regras de fiscalização do trabalho, modernizando normas das antigas Portarias 1510 e 373.

Quando o assunto é espelho de ponto, o art. 82 da Portaria 671 define diretrizes claras para garantir que o registro da jornada de trabalho seja feito de forma correta e transparente. 

Essas regras ajudam empresas e funcionários a manterem um controle justo das horas trabalhadas, evitando problemas e garantindo o cumprimento da legislação. Confira o que diz o artigo:

“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório espelho de ponto eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.”

Uso da LGPD no espelho de ponto

Garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é fundamental para a segurança e privacidade das informações registradas no espelho de ponto. 

A legislação impõe diretrizes claras sobre a coleta, armazenamento e uso dos dados pessoais, exigindo que as empresas adotem medidas para proteger essas informações. 

Além de evitar sanções, seguir as normas da LGPD fortalece a confiança dos colaboradores e assegura que os registros de jornada sejam gerenciados de forma transparente e segura. 

Implementar um sistema de controle de ponto que atenda aos requisitos legais é um importante passo para que a sua empresa esteja em conformidade com a lei. Fique atento!

Agora que entendemos como o espelho de ponto funciona, vamos conhecer os diferentes tipos disponíveis e suas características.

Tipos de espelho de ponto

Conheça os tipos de espelho de ponto.

Fazer o controle de ponto é parte essencial da rotina de trabalho do RH de qualquer empresa, garantindo que a jornada de trabalho seja registrada corretamente.

Entretanto, você sabia que existem diferentes tipos de espelho de ponto? Cada um tem as suas vantagens e desvantagens, dependendo da necessidade do negócio. Portanto, continue conosco e conheça quais são os principais!

Espelho de ponto manual e mecânico

Se você já viu um livro de ponto, sabe como funciona o espelho de ponto manual. Os funcionários anotam seus horários e assinam no final do mês. Simples, mas sujeito a erros e até fraudes.

O espelho de ponto mecânico surgiu para modernizar esse processo. Nesse caso, os colaboradores registram o ponto com um cartão, inserindo-o em um relógio cartográfico que imprime os horários. 

O problema? Alguém ainda precisa conferir tudo manualmente, o que pode ser trabalhoso e pouco preciso.

Eletrônico

Com o avanço da tecnologia, surgiu o espelho de ponto eletrônico, que já facilita bastante a vida do RH. 

Aqui, o registro é feito por meio de crachás, biometria ou senhas, reduzindo falhas humanas e tornando o controle mais confiável.

Esse modelo é mais seguro, mas pode exigir um investimento maior em equipamentos. Para empresas que precisam de um sistema mais preciso, vale muito a pena!

Ponto digital

Agora, se sua empresa busca algo prático, moderno e flexível, o espelho de ponto digital é a melhor opção. 

Aplicativos ou plataformas online permitem que colaboradores em home office ou regime híbrido registrem o ponto de onde estiverem.

Além de trazer mais praticidade para o dia a dia, essa solução garante conformidade com a legislação trabalhista e facilita auditorias. Ou seja, menos dor de cabeça para todo mundo!

O funcionário tem direito?

Sim! O espelho de ponto é um direito do funcionário e um dever da empresa, conforme determina a legislação trabalhista. 

Empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas a registrar a jornada de trabalho e disponibilizar esse registro sempre que solicitado.

Para negócios com menos de 10 colaboradores, a lei não exige o controle de ponto, mas esse recurso pode garantir transparência e prevenir possíveis conflitos trabalhistas.

O registro adequado beneficia tanto empregadores quanto funcionários, assegurando um histórico claro das horas trabalhadas.

Como solicitar e emitir o espelho de ponto?

Se o seu funcionário precisa solicitar o espelho de ponto, basta que ele entre em contato diretamente com você ou sua equipe de RH.

Cada empresa pode definir um prazo de entrega do documento, então vale verificar essa informação com antecedência.

Normalmente, ele é enviado em formato digital (PDF), mas isso pode variar conforme a política interna da empresa. 

Como o espelho de ponto é gerado?

Graças aos sistemas eletrônicos de ponto, gerar o espelho de ponto ficou muito mais simples. 

Em poucos cliques, a equipe de RH pode selecionar o período desejado, o nome do colaborador e emitir o documento automaticamente.

Esse processo traz diversas vantagens, como:

  • Transparência para empresa e funcionários, evitando dúvidas e conflitos;
  • Segurança contra fraudes e inconsistências no controle de jornada.

Otimize o controle de jornada da sua empresa com o dot8

Imagine um sistema de controle de ponto 100% digital, sem a necessidade de relógios REP, acessível tanto pelo computador quanto pelo celular. 

Com ele, sua empresa pode monitorar registros de jornada de forma automatizada, reduzir riscos trabalhistas e visualizar indicadores completos com facilidade.

O dot8 é um SAAS inteligente que simplifica a gestão de ponto, garantindo maior precisão nos registros e automatizando a emissão do espelho de ponto, tornando o processo mais detalhado e confiável.

Empresas que adotam o dot8 contam com diversas opções de registro de ponto, centralizando todas as marcações em um único sistema. 

Além disso, a plataforma utiliza autenticação segura para validar cada registro, garantindo conformidade e transparência nos dados trabalhistas.

Conclusão

Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que você tenha compreendido tudo sobre o que é o espelho de ponto e a sua importância na gestão e controle de jornada. 

Hoje, você aprendeu que o espelho de ponto é um documento essencial que toda empresa deve fornecer aos funcionários mensalmente, reunindo informações detalhadas sobre a jornada de trabalho. 

Além de garantir a transparência, esse relatório facilita a gestão do controle de ponto e assegura a conformidade com as normas trabalhistas. 

Para evitar erros ou inconsistências, o uso de um controle de ponto digital é a solução ideal. Com o dot8, sua empresa automatiza registros, reduz riscos de fraudes e otimiza a rotina do RH, garantindo segurança e eficiência no acompanhamento da jornada dos colaboradores. 

Se você deseja saber mais sobre como o dot8 funciona e como ele pode ser seu aliado nas tarefas mais complicadas da gestão de ponto, entre em contato agora mesmo com o nosso time de especialistas!

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Até a próxima!