Assim como as folhas de ponto e métodos de controle, a legislação que os cerca também mudou ao longo dos anos, mas não no mesmo ritmo. Desde 1989, quando foi introduzido o artigo 74, que estabeleceu a obrigatoriedade do registro diário, na Lei 7.855, poucas alterações substanciais foram notadas. As principais foram:
- Portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
- Portaria 373 também do MTE, em 2011;
- Lei 13.874, decorrente da Medida Provisória 881/19, em 2019.
Veja a seguir os pontos mais importantes que esse conjunto de leis prevê:
1- Portaria 1.510 MTE
A portaria 1.510 foi aprovada em 2009. Ela aumentou a segurança e confiabilidade das informações das folhas de ponto e simplificou os processos contábeis e de fiscalização, em função da padronização dos relógios de ponto e do formato dos dados coletados pelos aparelhos. Suas principais mudanças recaíram justamente sobre os REPs e os Sistemas de Registro de Ponto Eletrônico (SREP).
- Memória de Registro de Ponto: armazenamento virtual das informações referentes aos pontos dos empregados, que não podem ser apagados ou alterados. A lei também previa especificações para o formato digital dos dados.
- Porta fiscal: entrada USB para extração dos dados armazenados na Memória de Registro de Ponto.
- Display digital: contendo hora, minutos e segundos, com precisão mínima de um minuto por ano.
- Capacidade de funcionamento de 60 dias na ausência de energia elétrica.
- Mecanismo de emissão de comprovantes de marcação de ponto para cada registro efetuado.
2- Portaria 373 MTE
Vigente desde 2011, a Portaria 373 pode ser vista como um adendo à sua antecessora. Se a anterior delimita regras para ponto eletrônico, a Portaria em voga trata de métodos mais modernos de controle e gestão da jornada de trabalho, ao regulamentar o registro e controle de ponto online, além de softwares de gerenciamento do ponto.
Dessa forma, a lei permite a desburocratização de todo o processo, desde a retirada da obrigatoriedade de homologação do MTE (sistemas de ponto digital alternativo não carecem), até o acesso às informações por parte dos gestores, empregados e fiscais. Para que estejam de acordo com a lei, esses sistemas precisam respeitar as seguintes normas:
- Estar disponíveis no local de trabalho;
- Possibilitar a identificação dos empregados e empregador;
- Permitir a extração eletrônica e impressa dos registros, de maneira fiel às marcações dos empregados;
É importante ressaltar: para adotarem essa metodologia, as empresas precisam firmar com os empregados um Acordo Coletivo de Trabalho.
3- Lei 13.874 (MP 881/19) - Lei da Liberdade Econômica
As mais recentes mudanças na legislação trabalhista ficaram a cargo da Lei 13.874 de 2019, oriunda da chamada MP da Liberdade Econômica, que flexibilizou alguns aspectos da legislação trabalhista para reduzir a burocracia e os custos. A alteração mais chamativa foi a obrigatoriedade dos registros de jornada para empresas com mais de 20 empregados, até então, organizações com 10 ou mais funcionários eram obrigadas a aderir ao ponto eletrônico ou digital.
- Empresas com até 20 funcionários não são obrigadas a efetuar controle de ponto, ainda assim precisam arcar com horas extras por pagamento ou banco de horas;
- Permissão para empresas efetuarem o registro prévio automático do intervalo (período de almoço, por exemplo);
- Ponto por exceção pode ser adotado mediante convenção ou acordo coletivo de trabalho. Ou seja, é permitido registrar apenas as ocorrências que fogem à normalidade dos horários de trabalho e repouso acordados entre empresa e empregado.
Outros pontos de atenção
- Súmula nº 338 do TST - Para empresas que usam ponto cartográfico: cartões de ponto com horários uniformes (sempre iguais) de entrada não são considerados como prova do registro.
- Súmula nº 366 do TST - Não é considerado para fins de hora extra e atraso os registros feitos 5 minutos antes ou depois do horário previsto de início e fim da jornada.
- Obrigatoriedade do ponto - Nem todos os empregados têm de realizar registros da jornada. Empregados que trabalham externamente, profissionais que necessitam de flexibilidade na jornada e cargos de confiança, como gestores e diretores, estão isentos dessa obrigação.
- Acesso dos empregados - A lei determina que todo empregado tem o direito de ter acesso à sua folha de ponto, física ou digital. Se o controle for manual, o empregado precisa assiná-la diariamente. Caso o controle e ponto seja digital ou eletrônico, faz-se necessária a validação mensal no espelho de ponto.