Fazer a gestão das horas extras pode ser uma tarefa complicada quando não se tem um controle rigoroso e organizado da jornada dos funcionários.
Contudo, para evitar problemas futuros, a sua empresa precisa criar um sistema de banco de horas completo.
Para te ajudar nessa jornada, preparamos este conteúdo completo para você, onde tiramos todas as suas dúvidas sobre como o banco de horas deve funcionar.
Veja quais são os tópicos mais importantes do texto e boa leitura!
O que é banco de horas?
O banco de horas é uma alternativa de compensação de jornada que substitui a remuneração por horas extras por meio de folgas compensatórias ou redução da carga horária.
Essa modalidade permite recompensar os funcionários pelas horas adicionais trabalhadas através da redução correspondente da jornada quando necessário.
Funciona de maneira parecida a um banco convencional, acumulando horas positivas ou negativas de trabalho em vez de dinheiro.
Como funciona o banco de horas?
A jornada de cada colaborador é estabelecida assim que o contrato de trabalho é assinado, mas pode sofrer variações devido a necessidades pontuais, resultando em acréscimos ou reduções no tempo trabalhado.
Essas diferenças são registradas em um sistema conhecido como banco de horas, onde são acumuladas para futuro ajuste.
Nesse contexto, o banco de horas registra as horas trabalhadas além da jornada como créditos, e as horas não trabalhadas, ou seja, as ausências, como débitos.
Esse mecanismo permite que os colaboradores gerenciem seu saldo de horas, compensando períodos trabalhados a mais com folgas ou redução de jornada em momentos futuros.
Dessa forma, em vez de receber pagamento por horas extras, o funcionário pode optar por utilizar seu saldo positivo de horas para obter descanso adicional, enquanto que as horas faltantes podem ser “quitadas”, trabalhando em períodos adicionais, sem que haja desconto salarial por faltas.
O que diz a CLT sobre o banco de horas?
A utilização do banco de horas está regulamentada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), através do art. 59, parágrafo 2.
No artigo, há descrito que 1 (um) dia de trabalho pode ser acrescido de 2 (duas) horas extras, através de um acordo individual, coletivo ou convenção coletiva.
Além disso, descreve que a empresa pode ser isenta de pagar esse acréscimo ao colaborador, caso as horas extras sejam compensadas através da diminuição da jornada em outra data. Por isso, a opção do banco de horas se torna possível.
Já no primeiro parágrafo, prevê que as horas extras devem ser pagas com no mínimo de 50% de acréscimo ao valor da hora normal.
Entenda a diferença entre banco de horas e regime de compensação
A legislação trabalhista aborda não apenas o banco de horas, mas também o regime de compensação de horas como modalidades compensatórias.
E é fundamental que os profissionais de RH ou DP compreendam as diferenças entre esses modelos.
Antes da reforma trabalhista, a distinção entre o acordo de compensação de jornada e o banco de horas gerava confusão, principalmente em relação à sua formulação.
No entanto, com a reforma, esses dois sistemas se tornaram essencialmente equivalentes.
A única diferença mantida reside no prazo para utilização das horas acumuladas, que permanece em 30 dias para o acordo de compensação.
Enquanto o banco de horas pode ter validade de 6 (seis) meses a 1 (um) ano, dependendo se é estabelecido por acordo individual ou coletivo, respectivamente.
Para que serve o banco de horas?
A flexibilidade na relação de trabalho é potencializada pelo banco de horas, que permite ajustes dinâmicos na jornada.
Quando um novo colaborador ingressa na equipe, uma escala de trabalho é definida. Contudo, imprevistos podem tornar esse cumprimento irregular ao longo dos dias.
Seja por demandas inesperadas ou variações na produtividade, é comum o empregado exceder ou reduzir seu tempo de trabalho.
Portanto, essas horas/minutos extras são adicionados ao sistema de controle de horas, contabilizando o tempo dos colaboradores, seja ele positivo ou negativo. Essas horas funcionam como:
- Positivas: funcionam como “créditos”;
- Negativas: funcionam como “débitos”.
Durante o mês, o saldo de horas é calculado, o que pode gerar:
- Saldo positivo de horas: possibilita ao colaborador a compensação por meio de folgas ou redução da jornada;
- Saldo negativo de horas: requer que o colaborador cumpra horas extras dentro de um prazo estipulado;
- Banco de horas quitado: ocorre quando o tempo trabalhado no mês corresponde exatamente ao estipulado no contrato de trabalho.
Nesse sentido, a implementação do banco de horas permite à empresa e ao funcionário negociarem as compensações de forma flexível, sem envolver transações financeiras.
Os funcionários podem ampliar sua jornada durante períodos de alta demanda e posteriormente compensar esse tempo com redução de jornada em momentos de menor atividade.
Além disso, situações como atrasos ou faltas ao trabalho podem ser compensadas em dias posteriores, evitando descontos no salário do colaborador.
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Por que adotar o banco de horas na empresa?
A flexibilização da jornada e a possibilidade de economizar no pagamento pelas horas extras trabalhadas são os principais motivos das empresas adotarem o banco de horas.
É exatamente por esse motivo que a grande maioria das empresas e empregados consideram essa modalidade como uma troca necessária entre ambos, pois em algum momento, o colaborador precisará sair mais cedo, assim como em algum momento, a empresa precisará que ele fique até mais tarde para finalizar tarefas importantes.
Considerar a adoção do banco de horas traz diversas vantagens operacionais e promove uma relação mais harmoniosa entre empregados e empregadores.
Outra questão que é importante levarmos em consideração, é a simplificação dos processos administrativos.
Com que frequência sua equipe de RH ou DP gasta tempo calculando horas trabalhadas, ausências, atrasos e saídas antecipadas?
Em muitas empresas, esses cálculos consomem um tempo considerável.
A adoção do banco de horas centraliza todas essas variáveis, agilizando o fechamento da folha de pagamento e eliminando complexidades.
Além das implicações práticas na gestão, o banco de horas fortalece a dinâmica entre funcionários e empregadores.
Agora que você já sabe o que é o banco de horas, como ele funciona e porque ele é importante, continue fazendo a leitura do texto, pois iremos descobrir quais são os benefícios para a sua empresa ao adotá-lo. Confira!
Vantagens ao contar com o banco de horas na sua empresa
Ter um banco de horas na sua empresa pode lhe render inúmeros benefícios. Confira abaixo, quais são os principais:
- Flexibilidade para empregador e empregado;
- Diminui custos;
- Diminui as chances de erros dos cálculos;
- Reduz a folha de pagamento;
- Reduz a quantidade de pagamentos indevidos;
- Favorece o trabalho do RH ou DP;
- Otimização do clima organizacional e da saúde mental dos colaboradores.
Para os colaboradores, também existem inúmeras vantagens. Veja abaixo, quais são as principais:
- Controle sobre o tempo;
- Descanso;
- Flexibilidade entre as atividades profissionais e pessoais;
- Maior número de possibilidades de folgas;
- Flexibilidade dos horários.
Desvantagens ao contar com o banco de horas na sua empresa
Caso a sua empresa não saiba gerir o banco de horas de forma eficiente, pode apresentar problemas, gerando desvantagens para ambas partes. Confira quais são as principais desvantagens:
- Vários pagamentos de horas extras;
- Problemas para zerar o saldo de horas extras;
- Problemas de gestão das horas extras.
Qual é a diferença entre banco de horas e horas extras?
A grande diferença entre banco de horas e horas extras está na maneira como o tempo adicional trabalhado é compensado.
Nas horas extras, o colaborador recebe o pagamento de acordo com as horas além da sua jornada normal diretamente na folha de pagamento, assim como outros tipos de adicionais como o noturno.
Por outro lado, no banco de horas, a compensação pelo tempo extra ocorre através da redução do tempo diário de trabalho ou da concessão de folgas.
Estas podem ser negociadas diretamente entre a empresa e o colaborador, respeitando as normas estabelecidas para esta modalidade.
Métodos de controle de jornada
Há diferentes formas para fazer o controle de jornada dos funcionários.
Entretanto, a principal maneira de fazer esse tipo de controle é através do registro na folha de ponto individual, sendo obrigatório para empresas que possuem mais de 20 empregados. Essa medida é determinada pelo art. 47 da CLT.
O registro de ponto é essencial para negócios de todos os tamanhos, servindo como uma proteção para empregadores e empregados contra disputas legais.
A ausência desse controle pode levar a desentendimentos sobre a jornada, incluindo os horários de início e término do trabalho, potencialmente resultando em ações judiciais. Contudo, um registro preciso elimina essas questões.
Portanto, conheça agora as principais formas de realizar o controle de jornada.
Folha de ponto manual
Como o próprio nome sugere, nesse método, os funcionários são responsáveis pelo preenchimento das informações manualmente.
Assim, ele deve inserir essas informações da sua jornada todos os dias, e ao finalizar o mês, deve entregar o documento assinado ao profissional responsável pelo RH ou DP.
Esse tipo de método é bem comum em empresas de pequeno porte, bem como em empresas que possuem uma cultura mais tradicional.
Entretanto, o barato pode sair mais caro do que se imagina! Já que com esse método as empresas estão mais vulneráveis a erros e fraudes.
Outra questão importante é o aumento de responsabilidade do RH ou DP, pois o setor terá que conferir, analisar e arquivar folha por folha, o que demanda tempo, podendo prejudicar o andamento de tarefas mais importantes.
Folha de ponto mecânica
Este método oferece uma solução mais eficiente e segura em comparação com o método da folha de ponto manual.
Utilizando um relógio de ponto cartográfico, geralmente posicionado na entrada da empresa, os funcionários realizam seus registros de forma prática.
A inserção de um cartão apropriado no relógio permite o cadastro do horário de início da jornada.
Apesar disso, esse método não está isento de possíveis fraudes, como quando outro funcionário registra o cartão em nome de alguém ausente ou atrasado.
Além disso, a coleta e análise dos dados registrados no relógio de ponto mecânico também demanda um tempo considerável por parte do RH ou DP.
Isso se deve à necessidade de extrair manualmente as informações do dispositivo e transferi-las para um relatório.
Planilha de folha de ponto
As planilhas de controle de ponto são ferramentas essenciais para simplificar a gestão e monitoramento das informações relacionadas à folha de ponto.
Com a capacidade de criar fórmulas personalizadas, estas planilhas facilitam o cálculo das horas trabalhadas, a inclusão de horas no banco de horas, e automatizam diversas outras funções, permitindo a geração de relatórios individuais de maneira eficiente.
No entanto, a elaboração dessas fórmulas pode representar um desafio, exigindo tempo e conhecimento específico.
Para contornar essa dificuldade, outra alternativa é investir em modelos pré-configurados, embora isso possa implicar em custos elevados.
Além disso, é importante destacar que a utilização incorreta das fórmulas pode resultar em erros nos cálculos, prejudicando a precisão das informações até que tais equívocos sejam identificados e corrigidos.
Gestão de ponto online
Das opções que listamos, o melhor método é a folha de ponto online, pois além de ser mais seguro e prático, ela armazena todas as informações digitalmente.
O sistema de gestão de ponto online apresenta uma plataforma digital que simplifica o registro de jornada dos funcionários através de dispositivos como smartphones, tablets ou computadores.
Eliminando a necessidade de planilhas e relógios de ponto tradicionais, oferece uma solução moderna e eficiente para as empresas.
Uma vez que os funcionários registram os dados, o sistema automaticamente armazena as informações, proporcionando acesso imediato e em tempo real ao gestor.
Isso permite um acompanhamento dinâmico e inteligente da jornada, facilitando a gestão de equipe e otimizando processos administrativos.
Embora os sistemas de ponto online compartilhem esses benefícios fundamentais, alguns vão além, oferecendo recursos adicionais, como controle de banco de horas, para atender às diversas necessidades das empresas.
Métodos de controle do banco de horas
Atualmente, existem duas formas de as empresas fazerem a gestão das horas trabalhadas, a planilha e o sistema de banco de horas
Ambos atendem às necessidades das empresas, mas assim como mencionamos sobre o controle de ponto, utilizar planilhas pode gerar riscos de fraudes e erros.
Já com o sistema de banco de horas, você pode automatizar cálculos e registros.
Continue conosco, pois iremos falar sobre estes dois modelos logo abaixo. Vamos lá?
Planilha de banco de horas
É fundamental que os profissionais de RH ou DP compreendam a necessidade de manter planilhas distintas para monitorar tanto as horas regulares de trabalho quanto o banco de horas acumulado, garantindo que uma alimente a outra com informações precisas e atualizadas.
As fórmulas devem incorporar a opção de compensação, permitindo que os dados registrados possam compensar horas extras acumuladas.
Sistema de banco de horas
Como dissemos anteriormente, esse método é mais seguro e otimizado, pois os funcionários não precisam inserir as informações manualmente.
Basta que a empresa configure a plataforma conforme as suas necessidades.
Como fazer uma boa gestão do banco de horas?
Você já entendeu que o banco de horas é fundamental para o controle da jornada dos seus funcionários, certo?
Entretanto, fazer esse gerenciamento não é uma tarefa fácil, pois há diferenças entre o banco de horas positivo e negativo. Para conferir quais são estas diferenças, continue conosco e confira!
Banco de horas positivo
Um saldo positivo no banco de horas indica que o funcionário excedeu as horas de trabalho estipuladas em seu contrato, obrigando a empresa a compensar o excesso através de folgas ou diminuição da carga horária.
Portanto, é preciso manter esse saldo próximo de zero, garantindo a previsão de compensação sempre que horas extras sejam necessárias.
Assim, ao aumentar a carga de trabalho de um colaborador, é preciso, antecipadamente, acordar a forma de compensação dessas horas.
Além disso, é essencial planejar as tarefas entre a equipe, evitando sobrecarregar determinados membros, garantindo assim uma distribuição equilibrada do trabalho.
Banco de horas negativo
Já ter um saldo negativo no banco de horas, indica que o colaborador trabalha menos do que o estipulado em seu contrato para o período mensal.
Essa condição ocorre, particularmente, em meses com feriados prolongados.
Isso implica em despesas adicionais para a organização, principalmente no pagamento por horas não efetivamente trabalhadas.
Diante disso, é essencial estabelecer acordos para a compensação dessas horas, permitindo que o colaborador recupere o tempo não trabalhado em outras jornadas, observando o limite de até 2 horas extras diárias.
Como implementar o banco de horas na sua empresa?
Falamos no início do texto que a reforma trabalhista ajudou as empresas a adotarem o banco de horas com mais facilidade, e mesmo que essa questão não esteja descrita na convenção coletiva, as empresas podem realizar acordos individuais.
Entretanto, ao adotar essa medida, é preciso compreender o que a legislação trabalhista diz e avaliar também o que está previsto na norma coletiva.
Feito isso, você precisa definir qual será o tipo de banco de horas que será implementado, ou seja, se você utilizará o método fixo ou móvel, além de como você vai controlá-lo, seja por planilhas ou sistema.
Uma dica importante para você é: antes mesmo de ativar o banco de horas, determine uma política interna, ou seja, como ele vai operar, de que forma as horas serão acumuladas e como elas podem ser compensadas.
Além disso, a comunicação interna será peça-chave para que os funcionários entendam como funciona o seu sistema de banco de horas, bem como executar treinamentos com os gestores e funcionários para o bom funcionamento do sistema.
Como escolher o melhor controle de banco de horas?
Saiba que selecionar o método pelo qual sua empresa administra o banco de horas é importante na implementação desse sistema.
Para isso, você precisa seguir dois passos essenciais na escolha do sistema mais adequado para sua organização. São eles:
- Implementação de um sistema de registro de horas trabalhadas;
- Conhecer os diferentes tipos de sistemas de banco de horas disponíveis.
Implementação de um sistema de registro de horas trabalhadas
Não há alternativa melhor para implementar um sistema de banco de horas sem a adoção de algum sistema de controle de ponto.
Isso se deve ao fato de que apenas ao ter um registro preciso das atividades dos colaboradores durante sua jornada, é possível monitorar com precisão as horas extras ou faltantes.
O registro de ponto é fundamental para que a empresa possa ter acesso às informações sobre as horas efetivamente trabalhadas e para verificar se a jornada está sendo cumprida conforme o estabelecido.
Portanto, é indispensável contar com um sistema de controle de ponto eficaz como o DOT8 antes mesmo de implementar um banco de horas.
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Se você deseja saber mais sobre como o DOT8 pode te ajudar na implementação do banco de horas na sua empresa, entre em contato agora mesmo!
Uma vez estabelecido esse controle, o próximo passo consiste em explorar as diferentes formas de banco de horas disponíveis atualmente.
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo. Esperamos que o nosso conteúdo tenha ajudado você a compreender tudo sobre o que é o banco de horas, o que a lei diz e como implementá-lo de forma eficiente na sua empresa.
Vale lembrar que ao implementar o banco de horas é preciso que você formalize acordos com os seus colaboradores, evitando contratempos e possíveis processos trabalhistas.
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Até a próxima!
