A assinatura digital da folha de ponto veio para simplificar processos, eliminando uma possível espera desnecessária e garantindo mais agilidade, segurança e eficiência na autenticação de documentos.
Esta ferramenta também otimiza fluidamente os processos burocráticos do Departamento Pessoal.
Com a assinatura digital da folha de ponto, o controle de jornada se torna mais ágil e seguro, garantindo a validação rápida e eficiente das informações coletadas.
Mas, antes das empresas começarem a utilizar essa ferramenta, é preciso entender como ela funciona e o que diz a lei.
Portanto, preparamos este artigo para te ajudar a entender esse processo e quais são as suas vantagens.
Veja quais serão os tópicos a serem abordados, e boa leitura!
O que é a assinatura digital da folha de ponto?
A assinatura digital da folha de ponto permite que o colaborador valide seus registros de jornada de forma segura e prática, diretamente em um sistema digital.
Além de reduzir o uso de papel, a assinatura digital da folha de ponto facilita a gestão de ponto, garantindo que os dados sejam precisos e reconhecidos legalmente.
Para isso, o sistema deve coletar os dados da jornada do profissional de forma confiável.
O que a lei diz sobre a assinatura digital da folha de ponto?
Embora a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não exija formalmente a assinatura digital da folha de ponto, o art. 74 estabelece que empresas com mais de 20 (vinte) funcionários são obrigadas a realizar o controle de jornada, seja por meio manual, mecânico ou eletrônico.
No entanto, não há uma regra específica sobre a necessidade da assinatura digital ser digital ou não.
Porém, muitos juristas defendem que a assinatura é fundamental para garantir a validade jurídica.
Esse entendimento se baseia no Código de Processo Civil, que reforça a autenticidade de documentos por meio de assinatura, aplicando-se também ao direito trabalhista.
Além disso, há preocupações com possíveis fraudes, mesmo em sistemas eletrônicos, o que torna a assinatura um reforço importante para a segurança jurídica.
Portanto, mesmo que a CLT não exija, a assinatura da folha de ponto é recomendada, pois contribui para evitar disputas trabalhistas e reforçar a segurança nas relações de trabalho.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica permite assinar documentos, como a folha de ponto, sem precisar de um certificado digital, tornando o processo simples e acessível.
No entanto, o certificado digital é uma ferramenta essencial para garantir autenticidade, confidencialidade e integridade em assinaturas digitais.
A assinatura digital, por sua vez, exige o uso desse certificado, que utiliza criptografia avançada para assegurar a validade jurídica dos documentos no ambiente virtual.
Assim, apenas documentos assinados digitalmente com um certificado possuem validade legal e são reconhecidos por órgãos públicos.
Como funciona a assinatura digital da folha de ponto?
Na prática, a assinatura digital da folha de ponto requer um sistema que valide automaticamente os registros.
Com isso, os dados são compilados de forma ágil, e o DP apenas solicita que os colaboradores assinem o documento mensalmente.
Para realizar a assinatura, o colaborador deve acessar o aplicativo de ponto no dispositivo móvel, fazer login e conferir as informações antes de assinar.
As opções de assinatura variam conforme os recursos do sistema, podendo incluir senha, biometria ou reconhecimento facial.
Você pode realizar o processo de forma simples, rápida e remotamente, o que o torna ideal para quem está em home office ou ausente da empresa durante a validação.
Comparado ao método manual, onde é necessário imprimir, assinar e enviar fisicamente ao DP, a versão eletrônica elimina burocracias, tornando o processo muito mais eficiente e prático. A tecnologia simplifica, economiza tempo e facilita a rotina.
Vantagens da assinatura digital da folha de ponto
Escolhemos para você as principais vantagens da assinatura digital da folha de ponto. Continue lendo o texto e confira!
Mais praticidade para todos
A assinatura digital simplifica o processo de validação da folha de ponto, facilitando tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Com poucos cliques no celular, o trabalhador pode assinar a folha de ponto ou outros documentos, agilizando o cumprimento de obrigações legais.
Dependendo do sistema, notificações automáticas lembram os colaboradores de assinar, e em menos de um minuto, a biometria ou reconhecimento facial valida o documento.
Satisfação dos colaboradores
A assinatura digital reduz a burocracia e o tempo perdido com impressão e entrega de documentos.
Colaboradores podem validar os registros de ponto rapidamente e acompanhar em tempo real, o que garante mais transparência e evita erros nos pagamentos.
A Geração Z, que está acostumada com processos digitais, valoriza ainda mais essa facilidade.
Processos mais ágeis no DP
A assinatura digital da folha de ponto acelera os processos do DP, otimizando tempo e recursos.
Além de evitar passivos trabalhistas, a tecnologia permite que o setor se concentre em ações estratégicas.
A assinatura eletrônica pode ser usada desde a admissão até a gestão de documentos, sempre simplificando a rotina.
Diminuição de gastos com papel
Adotar a assinatura eletrônica da folha de ponto e outros documentos elimina a necessidade de papel e reduz custos com impressão e armazenamento físico.
Com tudo digitalizado e armazenado em nuvem, os registros ficam mais seguros e acessíveis.
Isso facilita a organização e a busca de documentos, além de economizar espaço e tornar os processos do DP mais ágeis e eficientes.
Estratégia e análise de dados
Com assinaturas digitais, o DP obtém registros confiáveis para análises que ajudam a monitorar assiduidade, absenteísmo e outros indicadores importantes para a gestão.
A coleta de assinaturas economiza tempo que pode ser direcionado para tarefas que trazem melhores resultados para a empresa.
Facilita o trabalho remoto
Para equipes em home office ou em regime híbrido, a assinatura eletrônica elimina a necessidade de deslocamentos.
A empresa pode conferir e validar remotamente, permitindo a contratação de talentos de qualquer lugar, mantendo a eficiência e a flexibilidade.
Transparência e segurança
A assinatura digital é segura e está de acordo com as diretrizes da Portaria 671, além de atender à LGPD.
O processo impede fraudes e garante que todas as partes envolvidas tenham uma cópia autêntica dos documentos.
Segurança jurídica
A folha de ponto eletrônica serve como prova em auditorias e fiscalizações, garantindo que a empresa cumpre as obrigações legais.
Também protege o colaborador contra acusações injustas e evita a perda ou extravio de documentos.
Com a assinatura digital da folha de ponto, todos saem beneficiados, tanto em termos de segurança quanto de praticidade.
Como escolher a solução ideal e ter acesso a assinatura digital da folha de ponto na sua empresa?
Ao optar por um sistema de controle de ponto com assinatura digital da folha de ponto, é importante considerar alguns fatores para garantir a escolha certa.
Avalie se a solução oferece funcionalidades que atendam às suas necessidades, como integração com outros sistemas, praticidade no uso para todos os colaboradores, e, principalmente, conformidade com as leis trabalhistas e de proteção de dados.
Portanto, se você deseja ter um sistema que ofereça suporte ágil e humanizado, priorizando a eficiência, a segurança das informações e a praticidade na rotina do Departamento Pessoal, você precisa conhecer o DOT8. Entre em contato conosco agora mesmo!
Conclusão
Chegamos ao final de mais um artigo! Esperamos que você tenha compreendido tudo sobre a importância da assinatura digital da folha de ponto e seus benefícios.
Embora a CLT não mencione a assinatura eletrônica da folha de ponto, a Portaria 671 estabelece sua obrigatoriedade para validar o registro em sistemas eletrônicos.
Especialistas recomendam que as empresas adotem essa prática para aumentar a segurança jurídica e prevenir possíveis litígios no futuro.
Portanto, se você ou seu RH não possuem a assinatura digital da folha de ponto, precisa se adequar!
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Até a próxima!
